社區醫院檔案管理存在的問題及改進措施

劉暢

摘 要：當前在很多社區醫院的檔案管理工作中都存在比較明顯的問題，除了缺少足正確的認識和健全的制度之外，管理設備陳舊和人員素質不高現象也很突出，在此基礎上文章對如何進一步規范社區醫院的檔案管理工作提出了幾點建議，以便為今后社區醫院檔案管理工作的發展和完善做出努力。

關鍵字：檔案管理；社區醫院；完善

1 社區醫院檔案管理存在的問題

1.1 管理意識薄弱

當前在社區醫院檔案的管理工作中，工作人員缺乏正確的管理意識問題凸出。由于一些醫務工作者沒有足夠的認識到檔案管理的重要性，因此對在工作中涉及到的一些資料也做到不到及時的記錄和整理歸納，從而就無法發揮出檔案管理在工作中的重要作用。除此之外這種薄弱的管理意識，還會導致對檔案管理條例的忽視，經常會出現病例或者醫案的書寫不規范，或者是原始資料收集的不嚴謹，這些都造成了社區醫院檔案管理工作的混亂。

1.2 管理人員散亂

當前在社區醫院檔案的管理工作中，管理人員流動性大缺少規范化也是比較明顯的問題。由于缺少足夠的重視和工作人員，很多社區醫院都沒有專門負責管理方案的工作人員，經常是由其他醫務人員兼任的，而這些醫護人員的工作有比較繁多，根本沒有足夠的時間去從事檔案的管理工作，而且人員的變動也比較大，相關的檔案管理專業培訓也無從開啟，因此在管理上是非常散亂的。

1.3 管理制度缺失

當前在社區醫院檔案的管理工作中，涉及到檔案管理的制度是少之又少，在一定程度上也阻礙了檔案管理工作的順利開展。盡管很多社區醫院展開了檔案的管理工作，但是卻缺少與之相匹配的成熟管理制度。社區每年都會有新生的人口的注銷的居民，隨之而來的就是大量的資料和文件，但是哪些內容是應該搜集的，哪些內容是需要調整的都沒有明確的規定。而造成這種現象的主要原因就是缺少規范化的管理制度，使得日?；墓ぷ鳠o法按計劃按部就班的完成，因此就增加了檔案缺失和疏漏的可能性，也為以后社區健康檔案的建立帶來了不小的麻煩。

1.4 管理設備落后

當前在社區醫院檔案的管理工作中，落后的管理設備帶來的問題也日趨嚴峻。由于受到經濟條件等客觀因素的制約，很多社區醫院在檔案管理方面的硬件投入很少，通常都是采用檔案袋和檔案盒或者是檔案柜來進行存儲，很少有醫院配有專門存放檔案的房間，而且在檔案管理中大都采用的是人力查找的方式，很少會去使用互聯網技術進行高技術的管理。

2 社區醫院檔案管理的改進措施

2.1 加強領導，提高認識

要進一步規范社區醫院的檔案管理工作，首先就需要樹立正確的檔案管理意識，通過建立成熟的領導機制加強對管理工作的重視，從而推動管理工作的規范化發展。

這就需要社區醫院的領導端正態度提高認識，從自身做起加強對檔案管理工作的重視，才能為醫護工作者樹立榜樣，從而切實的提高社區醫院全體工作人員對檔案管理工作重要性的認識，進而為規范管理工作創造更加有利的條件。與此同時還應該構架起以院長為領導的管理機制，由院長直接負責檔案管理工作的整體領導，并指派相應的副院長和各部門的負責人指導工作的開展，最后還要由檔案管理人員負責具體的工作事宜，通過構建這種三層網絡模式的管理體系，有效的提升檔案管理工作的地位，并充分發揮其在社區醫院日常事務中的作用，真正的將檔案管理工作同社區醫院的長期發展結合起來，并將其納入到醫院的年度計劃和發展規劃中，為規范社區醫院的檔案管理工作奠定基礎。

2.2 擴大宣傳，健全制度

要進一步規范社區醫院的檔案管理工作，還需要加強對檔案管理工作的宣傳，提高醫務人員的參與積極性，建立健全相關的規章制度，切實做好檔案規范化管理的關鍵工作。

為了更好的開展檔案管理工作，社區醫院應該加大宣傳，通過不斷的拓寬宣傳渠道和創新宣傳方式，做好檔案管理工作相關法律法規的普及，從而在全院樹立起良好的檔案管理責任意識，促使醫院的醫務人員更加主動積極地參與到檔案管理工作中。與此同時還可以對突出的典型任務和事跡進行有效的宣傳，充分挖掘檔案管理工作的潛在意義，真正發揮出社區醫院的社會價值。除此之外還要做好檔案管理的關鍵工作，即制定出完善的規章制度，為規范檔案管理的工作提供更好的保障和依據。這就需要社區醫院從自身實際情況出發，以國家的相關法律法規為依據，完善檔案管理的具體工作，進一步提高病歷記錄和護理記錄以及各種賬單的規范程度，并建立其成熟的檔案資料歸納和整理以及保存和消解等管理制度，使得檔案管理工作的每一個環節都能夠有章可循有法可依，從而為實現檔案管理工作的規范化提供堅實的制度保障。

2.3 強化培訓，提高素質

要進一步規范社區醫院的檔案管理工作，還需要加強對管理人員進行培訓的重視，要通過提高檔案管理人員的素質來實現對管理工作的規范化改進。高素質的管理人員對提升檔案管理工作的有效性起著十分重要的作用，因此社區醫院必須要開展提高管理人員素質的培訓和學習活動。

社區醫院可以將從事檔案管理工作醫務人員的培養計劃納入到醫院的人才培養規劃之中，從而為管理人員創造出一個有著濃厚學術氣氛的工作環境，促使他們不斷的進行學習和進步，從而提高檔案管理工作的時效性。除此之外社區醫院還要鼓勵管理人員積極主動的去學習管理新知識，通過提升自我能力創新管理方式，提高檔案管理的實踐能力。與此同時社區醫院還可以對考核評價的內容進行完善，將檔案管理工作也納入到醫院崗位責任的考評范圍之內，并制定出合理的獎懲條例，激發管理人員的進取心和開創性，從而不斷的滿足信息時代背景下檔案管理工作的更高要求。

2.4 加大投入，開發資源

要進一步規范社區醫院的檔案管理工作，還需要不斷地加大設施投資，通過提高硬件設備和引進新技術，創新信息技術條件下的檔案管理模式，從而真正的滿足現代化檔案管理工作的需求。

社區醫院應該提高對檔案管理工作的投資，購買能夠實現更好保護的檔案管理設備，以及與之相配套的除濕機和空調設備以及自動化的防火防盜設施，為提高醫院檔案管理工作的有效性奠定良好的硬件基礎。與此同時還要不斷地適應現代化信息社會的發展需求，不斷的引入新技術開發出信息檔案的更多資源，要在充分使用計算機進行檔案管理的基礎上，構建完善的現代化管理機制。除此之外檔案管理人員也要改變傳統的工作理念，樹立現代化的管理意識，不僅要編訂出各式各樣的檢索工具，還要加強對檔案使用情況的收集和分析，進一步提高檔案服務的時效性，充分發揮出檔案資料在醫院工作中的重要作用，還要積極開辟全新的服務區域，為患者提供更加全面優質的服務，推動社區醫院的長期發展。

簡而言之，當前在社區醫院的檔案管理工作中依然還存在不少的問題，突出表現為檔案管理的意識薄弱和人員散亂，缺少健全的制度和設備落后等方面。因此為了進一步提高檔案管理工作的規范化和時效性，社區醫院應該從加強領導提高認識和擴大宣傳健全制度，強化培訓提高素質和加大投入開發資源等方面著手進行改進，為切實發揮出檔案管理在社區醫院發展中的重要作用作出努力。

參考文獻

[1]郭慧波.社區醫院檔案管理存在的問題及改進措施[J].檔案管理2016

[2]陳小樊.社區醫院檔案管理現狀及對策研究[J].辦公室業務2014