事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與策略研究

李丹

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，檔案管理的效果與質(zhì)量將直接影響到事業(yè)單位的健康與發(fā)展。近年來經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的發(fā)展使人們進(jìn)入了信息時代，為了適應(yīng)社會發(fā)展趨勢，提高自身的競爭力，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案信息管理工作予以重視，并加快信息化改革與建設(shè)。文中將對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題展開探究，并提出有效的解決策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；策略

信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的重要趨勢，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢，且紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)丟失、泄露、損壞等問題，這嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的健康發(fā)展。信息化建設(shè)可以提高檔案的存儲效率與利用效率，避免檔案出現(xiàn)損毀、丟失等嚴(yán)重問題。雖然很多事業(yè)單位開展了檔案管理信息化建設(shè)工作，但是由于缺少建設(shè)經(jīng)驗，信息化建設(shè)面臨較多的問題與困難，對此展開探討有著重要的意義。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

1.1 部分單位對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足

很多單位都沒有意識到檔案管理對于單位發(fā)展的重要意義，認(rèn)為檔案管理的優(yōu)劣并不會對單位造成影響。在這種錯誤認(rèn)識的影響下，很多事業(yè)單位并沒有積極開展信息化建設(shè)工作，相關(guān)的資金投入、物力投入以及人力投入都明顯不足。管理者往往認(rèn)為，信息化建設(shè)會增加事業(yè)單位的成本，而其收益甚微，因此不愿意增加資金等方面的投入，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

1.2 檔案信息資源的開發(fā)不夠深入

信息資源開發(fā)的質(zhì)量將直接影響到檔案信息的完整性，并影響著檔案信息管理的實際質(zhì)量。但是由于缺少科學(xué)的管理與規(guī)劃，檔案信息資源開發(fā)工作存在較多的問題，首先，資源的收集不夠全面，在將信息錄入到數(shù)據(jù)庫的過程中，工作人員僅以原有的紙質(zhì)檔案為依據(jù)，而沒有展開實地調(diào)查，而部分紙質(zhì)檔案已經(jīng)缺損或其內(nèi)容已經(jīng)陳舊，這些檔案已經(jīng)沒有錄入價值，有價值的資料卻沒有錄入到數(shù)據(jù)庫中。其次，重復(fù)加工的問題較為嚴(yán)重，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容需要進(jìn)行必要的整合與規(guī)劃，但是部分工作人員認(rèn)為將數(shù)據(jù)錄入就算是完成的信息化建設(shè)，而沒有對數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的處理與分析。資料不全以及重復(fù)加工問題都會影響檔案信息資源的有效利用。

1.3 工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足

為了滿足信息化發(fā)展的需要，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對工作人員專業(yè)素養(yǎng)的關(guān)注。但是當(dāng)前很多工作人員并不具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，這嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率。一方面，老員工對計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識不足，操作能力較差，無法利用信息技術(shù)展開高質(zhì)量的檔案管理工作；另一方面，年輕員工雖然具備一定的計算機(jī)以及信息技術(shù)操作能力，但是他們的工作經(jīng)驗不足，在實際工作中常常遇到問題與阻礙。

1.4 檔案檢索效率相對較低

檔案檢索效率低下也是當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的主要問題。由于檔案資料均被存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，因此在調(diào)取資料的過程中需要用到檢索工具，當(dāng)前常用的檢索方法主要有兩個，即計算機(jī)檢索與手工檢索。由于各部門工作人員并沒有接受過系統(tǒng)的計算機(jī)技能培訓(xùn)，他們對相關(guān)軟件的了解不足，在檢索的過程中多依賴于手工檢索，這種檢索方法的效率較低，嚴(yán)重影響檔案資料的使用效率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

2.1 提高事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

管理人員的重視程度將直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，在工作中，管理者應(yīng)當(dāng)對事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行充分的分析，認(rèn)識到信息化建設(shè)是社會發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的重要趨勢，并加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。管理者要認(rèn)識到檔案信息資源是單位開展活動、制定決策的重要依據(jù)，其雖然不能直接影響到事業(yè)單位的收益，但是與事業(yè)單位的各項活動息息相關(guān)。管理者要增加資金、設(shè)備以及人員等方面的投入，為檔案管理信息化水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 積極建設(shè)信息化推廣平臺

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)信息化推廣平臺，引導(dǎo)各部門積極參與到檔案管理信息化建設(shè)工作中來，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，保證檔案信息資料收集的完整性，減少信息化建設(shè)阻力。在平臺上，工作人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)寫明檔案管理系統(tǒng)的使用方法以及應(yīng)用優(yōu)勢，讓其他部門的工作人員可以掌握檔案管理信息系統(tǒng)的使用方法，最終提高檔案資源的有效利用率。在平臺建設(shè)方面事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗，提高自身的建設(shè)水平。

2.3 加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)與管理

首先，在引進(jìn)人才時，管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對人才責(zé)任意識、計算機(jī)操作能力、檔案管理能力等方面的考察，保證其能力符合單位的實際需要；其次，單位要定期組織員工參與培訓(xùn)，保證其能力與素養(yǎng)可以與時俱進(jìn)；再次，單位可以采取老帶新的模式，讓老員工可以帶領(lǐng)新員工進(jìn)行實踐，使其可以了解檔案管理的實質(zhì)，增加新員工的工作經(jīng)驗，同時新員工也可以幫助老員工掌握計算機(jī)操作技術(shù)；最后，各單位應(yīng)當(dāng)定期對員工能力與素養(yǎng)進(jìn)行考察，考察合格的員工方可參與信息化建設(shè)工作。

2.4 積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)手段

設(shè)備與技術(shù)是檔案管理信息化建設(shè)不可忽視的物質(zhì)基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)計算機(jī)設(shè)備、電子存儲設(shè)備以及管理軟件，并定期對設(shè)備、軟件進(jìn)行檢修、維護(hù)與升級，保證信息化建設(shè)水平可以不斷提升。在管理的過程中，檔案存儲形式應(yīng)當(dāng)不斷得到豐富與優(yōu)化，如可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文本、圖片、視頻以及音頻等形式，提高檔案管理的多樣性與有效性。

3 結(jié)語

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，為了推動企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)開展必要的創(chuàng)新與改革，使其信息化水平可以得到有效提升。當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)工作存在管理者重視度不足、資源開發(fā)不夠深入、員工素質(zhì)較低、檢索率較低等問題。為了改善現(xiàn)狀，各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)工作的重視，建設(shè)信息化推廣平臺，加強(qiáng)對員工培養(yǎng)的關(guān)注，并引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)手段。

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