淺析計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用

孫桂萍

【摘要】計算機信息技術在目前高校發展變化過程中所占比重越來越重要，計算機處理技術逐漸成熟能夠更有效的處理過程中信息收集整理、數據分析處理等作用，能夠有效提高辦公效率，提高高校建設發展，所以，需不斷增強辦公自動化中計算機數據庫管理技術的研發力度和完善程度，提高辦公人員計算機水平和信息安全管理意識，從而實現提高整體工作效率。基于此本文分析了計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用。

【關鍵詞】計算機信息技術；辦公自動化；應用

【中圖分類號】TP317 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）36-0285-02

一、計算機信息技術在現代辦公自動化應用中的作用

1.優化辦公環境

現代自動化辦公引入計算機信息技術后，解決了傳統的辦公工作容易受到辦公時間和空間的限制的難題，現代自動化辦公可以在任何地點和任何時間內進行。同時，計算機網絡技術為現代辦公創造更廣闊的辦公平臺，優化了辦公環境，辦公人員也可以利用計算機平臺實現共同的合作。辦公自動化讓辦公室內部變成一個內部信息交流場所，借助這個場所，辦公人員可以隨時隨地進行內部信息的交流，使得內部的相關通知、文件及技術等各方面信息能夠及時、有效的傳達。

2.提高信息運作效率

在信息時代，信息運作效率關系著高校的生存發展。對此，為了高校的生存與發展，高校辦公只有隨時隨地掌握最新的和最有價值的信息，管理層才能及時作出最科學的決策。計算機信息技術引入，通過互聯網信息通訊工具，不僅能了解到各行各業最新政策、市場變化信息等，為高校提供最有效最新的信息，而且內部人員可以隨時登陸計算機軟件辦公系統查詢所需的信息，有效地提高辦公效率運用的效率。

3.降低辦公的成本

我們都知道信息最講究的就是時效性，計算機信息技術的利用，一方面，節省了收集信息的人力、財力、時間，降低了收集信息花費的資金費用及時間成本；另一方面，利用自動化辦公軟件，規范了辦公流程，減少了因人為因素造成的失誤，明顯地提高辦公效率和高校管理水平。

二、計算機信息處理技術的具體應用

1.文字處理技術的應用

文字的處理在人類發展中經歷了漫長的歷程，從最初的手寫發展到調版印刷，再到現在的計算機文字處理技術。運用計算機對文字進行處理，在進行編輯中，錄入效率高且輸出更便捷，從而形成了運用計算機進行文字處理的現代辦公系統。在辦公系統中文字處理是基礎內容和根本。運用WPS、Word等軟件進行文字處理，能夠實現文字的錄入、編輯、文字域排版、文章美化、設置頁眉頁腳、信息標注等。此外，在這些軟件中，僅開發的文字“域”功能，就能調整文章日期，更何況還有新推出的功能，有利于職工的書寫工作，提高辦公效率

2.數據處理技術的應用

對數據進行收集、分析、整理等是數據處理技術的主要功能，目前應用最廣泛的數據處理軟件是Excel。運用Excel中的數據處理技術不僅能夠讓數據更為清楚直觀的展現出來，確保數據的簡潔性，還有利于保留數據的獨特性和持久性。對于辦公自動化職員而言，需要清楚Excel具有的功能和具體的操作，再根據軟件中的技術功能，對所得信息數據做分析并做進一步處理，然后對處理后的數據結果進行多角度的分析，最終獲得辦公所需信息。

3.網絡技術的應用

目前，網絡技術已涉及到人們生活的方方面面，得到了廣泛應用，主要表現在下面兩個方面：（1）運用電子郵件進行網上溝通，各公司各部門之間是獨立且具有關聯的，因此需要信息進行相互交流，運用電子郵件有利于促進信息的交流，且更為安全和便捷。在這個信息傳遞過程中，能有效避免錯誤的出現以及延時等情況，增強了辦公自動化的準確性和整體效率。（2）運用電視會議進行開會，經濟的不斷發展促進了全球化的發展，以往工作人員要開會必須要提前做出安排，而且并非所有人都能到場。但電視會議的應用就沒有時間和地域的限制，隨時都能參加會議，并能在線探討工作事務，有利于辦公人員提高工作能力和工作效率。

三、計算機技術在辦公自動化中的實踐

1.構建健全的信息發布平臺

高校發展中可借助計算機技術具備的網絡通信功能，構建起一個健全的網絡信息平臺。網絡通信功能在辦公自動化中的實踐應用，可達成實時互動交流，無論是人與人相互間的交流還是信息與信息相互間的傳輸、共享等，均可借助網絡通信功能得以實現，并且該種交流、共享一方面可降低成本，一方面可防止溝通中的交流障礙問題。除此之外，該種網絡信息平臺的構建，是以網絡通信功能強大交流、分享、收集等特征為重要前提的，因而在辦公自動化實踐應用中使得相關工作流程有效縮減，確保辦公自動化的全面信息數據均得到充分利用，促進高校的有序健康發展。

2.借助計算機多方面功能完成辦公自動化工作

對于各式各樣計算機技術而言，各種計算機功能可于不同層面為辦公自動化創造便利，極大程度提高辦公工作的效率。就好比，計算機技術中的文字處理功能可有助于辦公人員對龐大文件信息進行處理，對文件開展有效的閱讀、分類、編排等，切實提供辦公工作效率；計算機技術中的圖片處理功能可有助于辦公人員對相關非常規照片的處理，極大程度提高高校辦公效率；計算機技術中的電話會議功能可有助于日常辦公工作的開展，在管理者、相關辦公人員難以在場參加會議時，確保各種重要會議的順利召開。

總之，計算機信息技術的廣泛普及已經有效降低了人們的工作時間，增加工作效率，為高校更好的發展提供了堅實基礎，因此需要重點加強研究。

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