淺談高校外事檔案管理工作

孫梅霞

摘要：高校外事檔案的管理工作對高校的對外交流及高校自身的發展有著重要意義，傳統的檔案管理已不能滿足目前高校發展的要求。本文對高校存在的問題及管理措施進行了論述。

關健詞：高校；外事檔案；管理工作

中圖分類號：G648文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）12-0008-01

隨著信息時代的來臨，高校外事檔案的重要性也日漸凸現出來。外事檔案是外事活動中直接形成的具有保存價值文件材料，外事檔案是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為外事檔案工作發展的關鍵。

1.高校外事檔案管理存在的問題

1.1高校外事檔案資料收集還有待提高。在高校外事檔案管理中，外事檔案收集工作非常重要，外事檔案收集的完整與否，直接影響到今后工作的順利進行。比如：留學生錄取信息、留學生成績單、在校期間的各種獎勵情況，都是很不齊全的，在加上有些活動我們又不是很掌握。因此，在收集檔案資料還應繼續下基層，多了解一些各學院的活動，掌握他們的動向，更好的發揮檔案作用上下功夫，對檔案收集不齊全的現象，也說明我們對檔案宣傳不夠，各部門的重視成度都還不夠，我們今后要加強檔案收集力度，提高工作態度和積極性責任心，把移交工作和工作人員的年度考核掛鉤，每年底對不移交檔案的部門掛到校園網，提出全校點名批評，提高他們的歸檔意識和積極主動性。

1.2健全各項管理體制。許多事業單位的領導對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設施，也忽視對外事檔案工作人員的培養。檔案管理人員沒有經過定期系統的培訓，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質，無法滿足現階段的社會需要。在信息化飛速發展的當今社會，事業單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩定發展和進步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計算機檢索和手工檢索。計算機檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業單位對硬件設施投入資金不夠，使得大部分事業單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。

1.3轉變外事檔案管理方式。近年來外事檔案利用效率有所提高，由于外事合作項目不斷增加，對外辦學逐年遞增，還有孔子學院一些援外教師，學生的交換生等外事活動中產生的全部檔案數據、材料和信息資源應用非常廣泛。可現階段的外事檔案管理普遍存在輕利用的現象，外事檔案管理只是處于進行檔案材料的收集、整理以及保管的簡單模式上，工作上是"你調我查"，呈現一種消極、被動的狀態，就算是利用外事檔案，也是在有限的范圍內利用，只有當需要的時候，才找上門利用檔案，外事檔案利用工作一直處于被動狀態，降低了外事檔案的利用價值。當今，轉變外事檔案管理是我們工作的重中之重，把轉變工作落實到實處。提高檔案管理人員工作積極性和主動性，要有主人翁的責任感，把以往的等人進門，轉變成主動送上門，經常同各基層取得聯系，了解他們的需求，變被動服務為主動服務，使檔案工作服務到位。

2.加強外事檔案管理的措施

2.1加強外事檔案管理人員培訓。強化外事檔案業務培訓。提高外事檔案管理員的實際操作技能和業務指導能力。同時，強化外事檔案保密制度，對外事檔案的特殊性，保密性比其他類檔案要求更高，因此，在執行一般檔案的保密制度時還必須對外事檔案的保密制度進行強化。對密級的外事檔案要進行單獨保管，明確開放利用范圍，嚴格把關查閱審批，使保密工作萬無一失。

2.2制定外事檔案材料收集程序，確保材料收集完整。檔案管理部門應該根據各項外事活動的特點，制定相應的外事檔案材料收集程序，并嚴格監督其執行過程。比如要舉辦一場國際間的學術交流會，邀請大批各國學術專家，那么外事檔案文件材料的收集就可以先進行會議現場的視頻錄像，以記錄整個會場的真實原貌，此外收集會議現場發放的各項文稿、圖表等有關資料，最后對參與會議的各國專家進行專訪，以建立完整的外事檔案資料體系。

2.3重視外事檔案的聲像檔案收集。外事檔案的聲像檔案的收集工作，主要包括外事考查的一些照片、錄音、錄像等材料，特別是合作辦學的各種協議和起草的各項文件。省市領導來校考查的一些有珍貴價值的照片、講話，要求移交人員要在照片、錄像資料上加附注，加以說明具體情況。在對留學生的檔案資料中從入學到畢業全部在校期間的活動情況全部歸入個人檔案中。建立合理的聲像檔案管理制度，明確歸檔范圍，并落實責任。將聲像檔案需具備的六要素制成表格，讓攝錄像人員完成時進行填寫，避免聲像檔案殘缺不全。還有對外事活動的部門配備必要的數碼攝錄像設備和儲存設備，以保證外事聲像檔案的質量。

2.4做好高校外事檔案的日常管理。外事日常管理工作，它包括高校與國外團體或個人在學術交往、科研合作、人才交流等合作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。現階段，高校外事檔案的主要內容和形式有：接待國（境）外來訪人員工作中的往來信函、日程安排、簽署協議、照片錄像及互贈禮品等；招聘外籍教師工作中一些文件及批復、聘用合同以及邀請函等。如何做好日常管理工作，就要求我們工作人員有較強事業心和積極向上的工作熱情，在檔案收集、整理、立卷、借閱上做好管理，嚴格履行檔案借閱制度和審批手續，做好檔案保管工作。

參考文獻：

[1]金愛新.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J]辦公室業務2017.09

[2]于莎莎.高校檔案管理工作中存在的問題分析與對策思考[J]辦公室業務2017.03