淺談大數據時代背景下企業檔案工作

【摘要】基近些年。隨著我國經濟社會的發展進步，大數據一詞被普遍提及。在大數據背景下，科技型企業面臨著檔案信息化建設的緊迫任務。現代網絡信息化時代背景下，大數據為檔案的信息化建設提供了良好的契機，它具有傳統檔案管理不可比擬的優勢，能夠徹底摒棄原有管理模式下的信息共享不足等弊端，更好地提升企業檔案信息化管理的科學性，挖掘和開發檔案信息資源，實現高效、優質的檔案信息化管理與服務。

【關鍵詞】大數據；檔案；信息化；管理

【中圖分類號】F272

【文獻標識碼】A

在瞬息萬變的大數據時代，檔案的信息化建設被提上了議事日程，在檔案的信息化建設進程中融入了數據挖掘、對比分析、云計算、云存儲等先進的信息化網絡技術，高效地開發出具有重大潛在利用價值的檔案信息資源，更好地開創了檔案信息化高效、優質的管理與服務，提升了檔案管理與利用的現代化水平。

1、大數據背景下檔案信息化管理的意義

大數據時代背景下的企業檔案信息化管理，主要是指利用先進的計算機網絡技術、通信技術等，實現對檔案信息資源的采集、分析、整理、加工和存儲，實現網絡鏈接之下的安全操作，以實現對檔案信息資源的共享利用。具體來說，大數據背景下的檔案信息化建設內容涵括兩個方面：一是對現有的檔案資源數字化。傳統的紙質檔案可以通過掃描、微縮等技術，形成檔案的電子信息資源庫，轉變原有的紙質檔案分散無序的狀態。二是實現企業檔案管理利用一體化建設。企業檔案的信息化建設要轉變原有的管理模式，由直接的、面對面的服務模式轉變為網絡服務模式，促成檔案管理利用一體化。

2、企業檔案工作受到大數據時代的影響

2.1在檔案管理工作中更加方便地對電子文件進行鑒定和索引

在大數據時代，企業的電子文件管理遇到了許多的困難。原因在于，隨著大數據概念的不斷傳播，檔案工作中的電子文件數量也在飛速增長，這使得負責企業檔案管理的工作人員無法閱讀所有文件。但大數據技術的性能卻相當卓越，其能夠讓企業電子文件的管理工作更加方便。例如，具有大數據技術的企業能夠在常見的硬件上裝備大數據轉發器，這么做可以更有效地收集數據，構成完整的系統數據。而且，大數據技術還能夠為收集到的數據搭建索引，將數據進行系統化的分類，這就能夠有效地降低電子文件管理的工作量。不僅如此，將大數據技術應用在企業的檔案管理工作中還能夠有效地挖掘出數據里隱藏的信息，可以使企業檔案管理工作得到理想的成果，提高工作人員的效率。

2.2處理非結構化數據

數據有三種主要類型，分別是半結構化數據、非結構化數據、結構化數據。在這里非結構化數據類型屬于最常見的一種數據類型，總體來講，非結構化數據占有非常多的比例。怎樣處理非結構化數據是企業的檔案工作中相當棘手的難題。現如今，大數據技術可以很有效地處理非結構化數據，企業可以通過大數據技術方便快捷地解決非結構化數據方面的困難。例如，企業可以在檔案工作中使用SQL技術，這項技術可以幫助企業解決許多有關非結構化數據的難題。只要企業可以熟練的使用SQL技術，就能夠有效地處理非結構化數據。

2.3為數據儲存帶來了空間

在企業日常經營中，其檔案資料的數據量一定是不斷增加的，而部分企業因為數據庫容量有限，就很可能會出現數據庫無法增添新檔案數據的情況。針對此種情況，較多的企業都是采用蓋大樓和蓋機房的辦法來進行解決，但這種辦法在處理數據存儲困難時會對企業檔案管理成本的產生重要影響，并不是最優解決辦法，因此最好的解決辦法就是提升效率、完善存儲、節省成本。目前，在大數據技術已經相當先進，可以有效地處理相當多的數據方面的問題，企業的檔案管理工作在遇到困難時可以考慮采用大數據技術進行處理。

3、大數據時代企業檔案信息化建設的具體措施

3.1優化企業檔案信息化管理系統

其一，企業應當結合自身現實運營狀況強化檔案信息化管理工作，構建完善的企業檔案信息化管理系統，擬定具體明細的管理宗旨和監管程序。其二，應當及時主動地運用優秀的互聯網科技，逐步優化檔案信息資源庫，踴躍研發相應的技術軟件，做好資源庫的完善革新工作，與此同時，還需要構建完整高效的檔案信息化管理機制，對企業諸項檔案數據信息實行聯合性的監管。其三，依照企業的真實訴求，合理購置信息資源庫及檔案信息管理體系，增強有關軟件、程序的管理性能，提升檔案數據搜索、查找的效力，為有效地運用企業檔案信息資源提供優良的保障。

3.2構建高素質的人才隊伍

促進企業的諸項檔案數據蛻化為重要情報信息的一項不可或缺的前提便是要具備一支優秀的企業檔案信息化人才隊伍，由最初始化的數據逐步升華為有用情報信息的歷程中，諸項信息間的相關性已并非僅僅是技術層面的課題了，很多相關信息唯有依靠經營、管理、銷售等領域的專業人才方能辨別。由此可見，檔案管理工作需要依靠掌握各領域知識的綜合性人才，可以從下面兩個角度來進行研討：其一，借助同高校合作的形式培育優秀的人才。各高校是各領域人才輸送的最重要通道，依靠同高校合作專向培育高素質的檔案信息化工作人員。其二，借助各式各樣的培訓來提高員工的綜合素質，企業應當定期按照規劃方案，指向性明確地面向企業內所有現役的檔案管理員工開展專業化的活動培訓。大數據背景下的檔案管理工作迎來了諸多全新的挑戰，因此除了需要強化工作人員的計算機操作技能、數字化技術應用能力，還應當強化對于政府方針政策、法律規定、企業運營程序等內容的研習，全面提升從業人員的各項素質。

3.3嚴格擬定檔案信息化建設的詳細標準

在開展檔案信息管理工作時，針對大量檔案信息資料的整合、保存、交接等工作應當制定統一有效的規定，精準地把握好檔案信息管理的詳細秩序和方式。同時，還應當重視電子檔案的開發和經管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業檔案信息進行統一管理。除此以外，還應當大力推動企業檔案信息化技術的標準化應用，制定詳細明晰的軟、硬件設備應用的標準，增加有關資源的使用率，強化企業檔案信息化建設的整體水平。

3.4提升安全觀念，強化安全管理工作

為了確保企業檔案管理工作的安全性能，企業應當對檔案資料與數據信息的訪問權限實行嚴密性的管控，未經許可不允許沒有關聯的移動設備同企業檔案管理設備連接，及時更新和維護各種管理系統、殺毒軟件，減少被違法人員乘隙而入的概率，同時構建完善的企業內互聯網系統，同外部網絡分立開來，以此來確保檔案信息的保密性。

結語：

總而言之，大數據時代的到來對企業的檔案管理工作而言既是機遇也是挑戰，因此企業在開展檔案管理工作時，一定要借助大數據的技術優勢，選擇適用于自身企業特點的數據管理方法，以完善自身在檔案管理工作上的不足，從而達到既能保證企業發展又不會被大數據時代所淘汰的目的。

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[3]邱麗琴.試析大數據時代的企業檔案信息化建設[J].辦公室業務，2017（13）：56.

作者簡介：

李銀峰，莒縣自來水公司，山東莒縣。