公立醫院績效考核中應用檔案管理手段的研究

張柱 任星 張京 于露

[摘要] 醫院檔案管理工作對于開展醫院績效考核管理具有一定的參考價值，績效檔案中的考核辦法、考核工具和獎懲記錄等都是重要的考核依據。該文在分析當前醫院職能科室中存在的主要問題的基礎上，進一步分析醫院職能部門績效考核的現狀，借助績效檔案管理手段探索建立科學的計劃考核法。

[關鍵詞] 績效考核；檔案管理；計劃考核

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）02（a）-0066-02

醫療資源分配不均，資源短缺或過剩的情形以及醫院內部資源的耗用，缺乏有效的管理等現象顯示，醫院若再不重視其績效管理以提高經營效率，勢將危及其經營與發展。雖然有許多探討關于醫院之間或同業醫師之間績效評估的文章[1-3]，然而在醫院內醫療部門之間的績效評量上，仍然缺乏一個公平而合理的比較基準。由于業務之間的差異，不同部門在績效的認定與比較上，往往過度主觀與偏頗。例如，科室之間的服務性質不同，在工作量的衡量上較難有一致的標準；而在職能部門與醫療部門之間，其服務性質與評量指標上更是南轅北轍。因此，想要有效率地評估各部門的績效并分配資源，必須在績效評估制度上做出相當的設計，方能達成這個目的[4-6]。

績效檔案是指在績效管理過程中具有參考價值的歷史記錄[7]，醫院績效工資改革過程中重視對信息資料檔案的管理[8]，不僅有助于調動醫院工作人員積極性，進而促進醫院工作人員提升工作績效，而且能夠對醫院現實工作做出客觀評價，以便查找工作薄弱環節并及時調整[9]，從而進一步優化醫院內部管理流程[10]，為此將檔案管理手段運用于醫院職能科室績效考核中，改善目前醫院職能科室績效考核的現狀，提升績效管理水平。

1 醫院職能科室績效考核中存在的問題

該文以濟寧某公立三甲醫院為例，對其目前的職能科室的績效考核中存在的問題進行探討，主要表現在以下幾個方面。

1.1 醫院現行戰略與績效考核不同步

基于現代人力資源分析，績效考核是衡量管理績效的風向標，針對于醫院而言，它是規范以及引導醫院朝向戰略發展方向前進的指揮棒，其績效考核的質量在一定程度上影響著醫院戰略的實施，具體是通過相應的量化指標開展。在當前醫院的績效考核方案體系內，結合統計分析，僅僅有三成的權重涉及到年度績效考核指標，而且在量化層面難以開展實施，缺乏具體的科學化指標，導致與現行醫院發展的具體戰略存在不同步的現象。

1.2 績效考核的單一化導致不公平現象的衍生

計劃管理是當今績效考核體系的關鍵組成部分，旨在提升目標執行率及進展度。然而基于筆者調研發現，當前績效考核中的計劃管理缺乏量化指標，從而導致不公平現象的衍生。在大部分公司中，復雜冗余是制定部門月度計劃的考核指標，與單一化的部分考核相比，得分上存在明顯的不足及劣勢。比如在傳統的績效考核指標體系中，退管處及監察處由于自身工作崗位的特殊性，其績效考核的得分往往處于醫院集團中的上游，而醫務處的績效考核受與患者交流等多重因素的制約，往往處于下游的發展空間。鑒于此現象，為保證績效考核的得分率及相應的指標，一般均采用預留計劃的方式展開實施，從而最大程度地保障部門計劃得分取得較高的業績。

1.3 主觀性產生的影響波動較大

客觀、公平公正、科學是新時期下制定績效考核的重要依托，然而筆者基于現實調研發現，在當前績效考核中，受人為因素的影響及制約性較大，主觀意識所帶動的隨意性發揮著主要功效，尤其是基于KPI指標展開的績效考核中，由于部門負責人對于個人所開展的工作不甚了解，因此導致在進行考核工作中，容易受到自身主觀性的影響制約，以個人喜好來進行績效的評判，導致績效考核缺乏公平性及科學性。

1.4 系統性呈現較差

基于調研分析發現，當今績效考核在職能性部門中運用存在諸多缺陷，沒有科學的規范及制度流程進行保障，在個人晉升及績效和衡量時僅僅以聘任的模糊參考作為考評依據，從而導致績效管理在實踐中喪失運用價值。基于當前理論研究分析發現，對于成員的績效考核應展開充分的實踐調研，應裁員工薪酬獎勵、職業晉升、在職培訓等手段來作為核心依據的考核基礎，從而使得職能部門的人員素質得到不斷提升，達到新時期下績效考核的最終目標。

1.5 缺失必要的溝通及反饋

基于筆者調研分析發現，追溯性考核為當今績效考核的主要方法，在考核的周期結束后，負責人根據被考核人的表現來進行評分，從而完成績效考核的流程。這一過程缺乏與考核人之間的必要溝通及交流，從而導致績效考核不佳的部門受到整體處罰，但是通過處罰并沒有發現績自身存在的短板及弊端，因此無法制定行之有效的計劃，從而導致問題在后續中重復上演，最終使得績效考核的指標在醫院范疇內難以實現，在一定程度上與績效考核的設定目標相互背離。

2 檔案管理手段在醫院職能科室績效考核中的應用

目前在醫院職能部門績效考核中存在著各種上述問題，采用檔案管理手段對職能部門績效考核進行重新設計，不僅有助于調動醫院工作人員積極性，進而促進醫院工作人員提升工作績效，而且能夠對醫院現實工作做出客觀評價，以便查找工作薄弱環節并及時調整。為此，提出以下措施來改善目前醫院職能部門的績效管理。

2.1 夯實知識的認知

為提升績效考核在醫院檔案管理中的運用，首先應轉變現行醫務人員的思維模式，使之充分意識到當前檔案管理的重要性。針對于醫院而言，需要將檔案管視為一項重要的項目進行開展，將其深入至醫院的管理、經營及運維的多個環節，在實踐中強化都信息檔案的管理，夯實檔案管理的基本能力，提升人們的思想認知，并在這一過程中采用全員參與的方式，共同推動檔案管理的有序進展。該研究認為可采用的措施主要為：采用多元渠道，來加強人力資源的宣傳力度及推廣幅度，將績效檔案管理的重要性及必要性在全體員工范圍內進行開展，使其真正產生思想認知；遵循“公平兼顧、效率至上”的觀念，積極有效地采取措施來鼓勵醫院員工參與至現行績效管考核的方案規劃中，多措并舉來共同提升績效檔案管理的責任心及積極性，確保檔案管理工作可以平穩高效的開展。

2.2 工作規范統一化

隨著科技水平的不斷提升，電子化的檔案生成方式在當前績效電子檔案的管理中發揮著重要的作用。因此，一方面應順應時代發展的核心要求，績效檔案管理人員應積極做好準備工作，主要圍繞不同崗位、不同工作職責、不同科室展開卷目分類，采用區別化的方式進行有效監管，從而對員工的資料歸檔及使用做到明晰，使得基礎資料的管理穩步進行；另一方面，要結合現代績效檔案管理的考核目標，準確擬定案卷的標題，制定案卷的目錄，來將電子化的工作進行有效的開展，從而使檔案管理工作穩步前行，實現標準化及模塊化的統計，促使各項工作可以有序開展。

2.3 合理使用各類軟件

基于調研發現，目前績效考核在我國大多數醫院內沒有展開信息化的設置，缺乏配備統一的信息化設備進行開展。因此應結合互聯網的發展需求，醫院在開展績效考核時，應建立軟件的兼容性及移植性，為職工績效信息的獲取提供切實有效的支撐條件。除此之外，應結合醫院實踐的需求，績效考核在運用信息化開展時，應熟悉各類軟件的使用范疇，根據各自技術部門的發展范疇及運用特點，不定期地展開軟件的技術培訓，提高檔案分類匯總的水平及能力，提升績效考核的質量，使其運維效率不斷提升，從而契合時代的發展需求。

2.4 提高績效工作人員的綜合素質

在當今形式下，醫院應結合現行醫療系統的績效考核要求，對檔案管理工作展開科學化的部署。在此基礎上，然后有計劃、有重點地提高績效人員專業知識與技能。具體措施即定期向績效工作人員提供集中培訓課程，利用現代信息技術的先進理念、技術和設備，重新定位并整合醫院績效檔案管理的業務流程、績效實施方案和管理模式等，從而為醫院績效工資改革工作的實施提供有利條件。需要注意的是醫院財務部門與人力資源部門的管理職能分開，并進行績效管理組織流程再造。

3 小結

深化醫療衛生機構績效工資制度改革符合社會發展需要，重視改革過程中職工信息資料檔案的管理工作則有助于調動醫務人員工作積極性，提高醫療服務質量并優化醫療機構的內部管理水平。該文在分析當前醫院職能科室現狀及其存在的主要問題的基礎上，進一步分析醫院職能部門績效考核的現狀，借助績效檔案管理手段探索建立科學的績效考核法。

[參考文獻]

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（收稿日期：2017-11-06）