醫(yī)療耗材的“身份證”式追蹤管理

徐雪梅　方啟軍

[摘要] “身份證”式追蹤管理為現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療耗材管理模式的一種，是提高醫(yī)院管理效率的關(guān)鍵。該文簡要分析了醫(yī)療耗材的特點，從數(shù)據(jù)識別、入庫管理、供應(yīng)商管理、人機交互及預(yù)警功能等方面入手，闡述了當前醫(yī)療耗材管理中存在的問題。重點以該院為例，對“身份證”式追蹤管理模式的應(yīng)用方法進行了研究，以期能夠為各大醫(yī)院醫(yī)療耗材管理模式的改革提供參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療耗材；“身份證”；追蹤管理；信息化系統(tǒng)

[中圖分類號] R197.324 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）07（a）-0016-03

[Abstract] "ID card" tracking management is a kind of modern hospital medical consumables management model， which is the key to improving the efficiency of hospital management. This article briefly analyzes the characteristics of medical consumables， starting from the aspects of data identification， storage management， supplier management， human-computer interaction and early warning functions， and expounds the current problems in the management of medical consumables. the key to our hospital as an example， the "ID card" type tracking management mode of application methods were studied in order to be able to provide reference for the reform of major hospitals medical supplies management model.

[Key words] Medical consumables； "ID card"； Tracking management； Information system

近些年來，隨著亞健康人群數(shù)量的不斷增多，醫(yī)院患者的數(shù)量同樣顯著增加。受其影響，醫(yī)療耗材量明顯提升，醫(yī)院對醫(yī)療耗材的管理難度逐漸加大。傳統(tǒng)的醫(yī)療耗材管理模式，以人工管理為主，具有管理效率低、管理失誤率高的缺陷。將“身份證”式追蹤管理應(yīng)用到耗材管理過程中，能夠有效解決上述問題。該文對此加以探討。

1 醫(yī)療耗材的特點

醫(yī)院醫(yī)療耗材的特點，主要體現(xiàn)在耗材量大、材料類型眾多兩方面：①耗材量大：隨著醫(yī)院患者數(shù)量的增多，醫(yī)院醫(yī)療材料的耗費量逐漸加大，管理效率顯著降低。②類型眾多：醫(yī)院醫(yī)療耗材種類眾多。如：骨科耗材（鋼板、髓內(nèi)釘?shù)龋⒔槿牒牟模ㄇ蚰覕U張導(dǎo)管、股動脈鞘等）、手術(shù)類衛(wèi)生耗材（手術(shù)服、縫合器、吻合器等）、普通醫(yī)用耗材（口罩、帽子等）等，均屬于其主要組成部分。采用傳統(tǒng)人工管理的方法管理，難以面面俱到，管理極容易出現(xiàn)漏洞，對醫(yī)院耗材庫存量的降低，以及醫(yī)療風(fēng)險發(fā)生率的降低，會產(chǎn)生一定的阻礙[1]。

2 醫(yī)療耗材傳統(tǒng)管理方式存在的問題

傳統(tǒng)的醫(yī)療耗材管理方式存在的問題，主要體現(xiàn)在以下方面。

2.1 數(shù)據(jù)識別問題

傳統(tǒng)的醫(yī)療耗材信息識別模式，以人工識別為主。當材料入庫時，管理人員需逐一的對其名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、批號、效期以及供貨商和生產(chǎn)企業(yè)地址、聯(lián)系方式等進行核對。核對后，方可入庫，并用于供應(yīng)臨床。采用上述模式管理，材料信息識別的過程中，極容易出現(xiàn)識別錯誤的風(fēng)險，且識別效率較低[2]。將RFID技術(shù)應(yīng)用到數(shù)據(jù)識別過程中，為醫(yī)療耗材建立“身份證”，可有效解決上述問題。

2.2 入庫管理問題

以入庫單的管理為例，當醫(yī)療耗材入庫時，管理人員通常需將入庫材料的種類以及入庫量等，填寫至入庫單當中，以供日后查詢。采用上述模式填寫入庫單，效率通常較低，難以滿足醫(yī)院大批量耗材的管理需求。建立“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”，將醫(yī)療耗材的“身份證”掃描至系統(tǒng)當中，能夠有效提高管理效率、降低管理難度，使入庫管理中存在的問題得到解決。

2.3 供應(yīng)商管理問題

根據(jù)醫(yī)療耗材類型的不同，供應(yīng)商同樣有所不同。同一類型耗材的供應(yīng)商數(shù)量同樣較為龐大。為提高醫(yī)療耗材的質(zhì)量，對供應(yīng)商加以管理，加強與供應(yīng)商的聯(lián)系，并合理選擇供應(yīng)商較為重要。傳統(tǒng)的人工管理模式下，管理人員需不斷的積累經(jīng)驗，并不斷嘗試，才能夠選擇某一信譽較好的供應(yīng)商與之長期合作，且無法了解到耗材的物流運輸過程[3]。將“身份證”式追蹤管理應(yīng)用到醫(yī)療耗材管理過程中，能夠有效解決上述問題。

2.4 人機交互問題

實現(xiàn)人機交互，是提高操作界面友好性的主要途徑。傳統(tǒng)的人工管理模式下，人機交互很難實現(xiàn)。管理人員很難通過計算機，及時地獲取與醫(yī)療耗材有關(guān)的信息。當醫(yī)院需了解醫(yī)療耗材情況時，需要等待的時間往往較長，極大地降低了醫(yī)院的管理效率。將“身份證”式追蹤管理模式，應(yīng)用到醫(yī)療耗材的管理過程中，在“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”的支持下，實現(xiàn)人機交互，對于管理效率的提升，可起到一定的推動作用。

2.5 無法實現(xiàn)預(yù)警

醫(yī)療耗材過期或臨近效期的問題，在醫(yī)院管理工作中時有發(fā)生。導(dǎo)致上述問題出現(xiàn)的原因，與管理模式過于落后有關(guān)。人工管理模式下，管理人員至少需要每月對醫(yī)療耗材的使用期限等進行查詢，并將已過期或臨近效期的耗材及時處理。“身份證”式追蹤管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)療耗材的追蹤式管理，當醫(yī)療耗材臨近效期時，系統(tǒng)可實現(xiàn)預(yù)警，提醒管理人員將這類耗材及時處理，這對于管理效率的提升較為有利。

3 醫(yī)療耗材“身份證”式追蹤管理方案

該文以該院為例，對醫(yī)療耗材“身份證”式追蹤管理方案的實施方法進行了闡述，并對該管理方案的應(yīng)用效果進行了觀察。

3.1 管理系統(tǒng)的構(gòu)成

醫(yī)療耗材“身份證”式追蹤管理信息化系統(tǒng)，由數(shù)據(jù)采集模塊、數(shù)據(jù)分析模塊、管理模塊及預(yù)警模塊四大模塊構(gòu)成。其中，數(shù)據(jù)采集的過程，需借助RFID技術(shù)以及條形碼來完成[4]。數(shù)據(jù)分析模塊的功能，在于對醫(yī)療耗材總量等進行整理及統(tǒng)計。管理模塊的功能，在于對供應(yīng)商信息及入庫單等材料進行管理。預(yù)警模塊的功能，則在于提醒管理人員耗材已經(jīng)臨近效期。該系統(tǒng)要求按照《醫(yī)療器械分類目錄》對所有入庫產(chǎn)品進行分類編碼，并按其不同的產(chǎn)地、品牌和規(guī)格型號進行詳盡的登記，編碼參照國家醫(yī)療器械標準實行十位數(shù)編碼。每一個產(chǎn)品包含的信息有名稱、產(chǎn)地、品牌、規(guī)格型號、單價、產(chǎn)品的注冊證號、有效期、消毒批號以及供貨商等信息。實行一物一碼，能夠完成條形碼的現(xiàn)場打印，便于對器材數(shù)據(jù)進行快速的采集、核對。

3.2 追蹤管理的思路

追蹤管理的思路如下：①條形碼識讀設(shè)備采用移動數(shù)據(jù)終端PDW進行操作；②設(shè)置操作員、系統(tǒng)管理員二類使用者，對系統(tǒng)的操作權(quán)限各不相同。操作員只能進行器材的出入庫等工作，無權(quán)對系統(tǒng)的設(shè)置進行修改；③操作員可辦理到貨登記，并于質(zhì)量檢驗后，執(zhí)行入庫操作；④科室使用時，需掃碼出庫給患者記賬，實現(xiàn)盤點管理；⑤在入庫、出庫與盤點過程中，可使用手持機掃描器材條碼和貨位號，代替手工輸入；⑥系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)對入庫單、出庫單、盤點單、庫存信息、耗材信息等各種形式的統(tǒng)計查詢（按時間段、耗材類別、科室等）和各類單據(jù)的打印，并形成報表；⑦對供應(yīng)商進行管理；⑧對即將過期的材料提供警示功能；⑨操作界面友好，易于人機交互；⑩對數(shù)據(jù)庫進行管理，并保證數(shù)據(jù)庫的安全； 建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)數(shù)據(jù)，以備后查。

3.3 追蹤管理方案

3.3.1 數(shù)據(jù)識別方案 以醫(yī)療耗材中的“導(dǎo)管”為例，根據(jù)“導(dǎo)管”功能的不同，可將其分為擴張導(dǎo)管、導(dǎo)管鞘套裝、球囊導(dǎo)管等多種。當上述材料運輸至醫(yī)院時，管理人員應(yīng)于入庫之前，借助FRID技術(shù)，根據(jù)庫存數(shù)量，按計劃要求驗收合格后方可實施入庫，入庫完成后，該耗材的信息（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、批號、效期以及供貨商信息等）會立即被存儲至“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”當中。此時，該耗材的“身份證”即已生成有效。在此之后，如醫(yī)院需查詢該批耗材的有關(guān)信息，系統(tǒng)管理員僅需提供其“身份證”，信息便可顯示在系統(tǒng)當中，以供使用。

3.3.2 入庫管理方案 以入庫單的填寫為例，當醫(yī)療耗材入庫時，操作員應(yīng)立即辦理到貨登記，并于質(zhì)量檢驗后，執(zhí)行入庫操作。入庫操作環(huán)節(jié)中，操作員應(yīng)對醫(yī)療耗材的來源、數(shù)量、批次、類型等進行核對。核對無誤后，即可打開“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”中的“操作員板塊”，輸入用戶名及密碼，登錄該板塊，將醫(yī)療耗材的有關(guān)信息，填寫至“入庫單模板”當中。該模板填寫完成后，會立即被存儲至數(shù)據(jù)庫當中。管理人員可隨時登錄系統(tǒng)，調(diào)取入庫單，實現(xiàn)對醫(yī)療耗材的追蹤式管理。

3.3.3 供應(yīng)商管理方案 醫(yī)療耗材的質(zhì)量是否合格、能否妥善的被運輸?shù)结t(yī)院，是醫(yī)院在供應(yīng)商管理中關(guān)注的主要問題。該院通過建立“身份證”式追蹤管理模式的方式，有效解決了上述問題。在該管理模式下，耗材在供應(yīng)商廠家出庫時，便已經(jīng)擁有了“身份證”。出庫后，供應(yīng)商會立即與醫(yī)院聯(lián)系。而醫(yī)院在獲取出庫消息后，則可通過對該耗材“身份證”的追蹤，實時掌握其物流信息。耗材在使用過程中出現(xiàn)不良事件也能及時、有效追溯。

3.3.4 人機交互方案 操作員、系統(tǒng)管理人員，均具有登錄“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”的權(quán)限。但系統(tǒng)對不同的使用者所設(shè)置的操作權(quán)限各不相同。操作員只能進行器材的出入庫管理工作，無權(quán)對系統(tǒng)的設(shè)置進行修改，管理員權(quán)限與操作員權(quán)限恰恰相反。當各科室需要醫(yī)療耗材時，操作員應(yīng)在獲取出庫許可后，掃碼出庫給患者記賬，實現(xiàn)盤點管理。入庫后的醫(yī)療耗材信息，會經(jīng)“庫存材料”轉(zhuǎn)移到“被使用材料”中，而其使用方向，同樣會被記錄到系統(tǒng)當中。

3.3.5 警示功能的執(zhí)行 為避免過期、臨近效期的醫(yī)療耗材被應(yīng)用到各科室，導(dǎo)致醫(yī)療風(fēng)險發(fā)生。該院利用“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”中的預(yù)警模塊，優(yōu)化了醫(yī)療耗材的管理模式。當醫(yī)療耗材的實際入庫信息，與之“身份證”當中的使用期限產(chǎn)生矛盾時，則表明耗材已經(jīng)臨近效期。此時，系統(tǒng)會立即通過預(yù)警的方式，提醒管理人員該材料已經(jīng)臨近效期。管理人員收到信息后，需立即告知操作員通知供貨商將這部分耗材做退庫處理，以免占用庫存、增加管理成本。

3.4 管理效果觀察

該院于2014年正式開始研發(fā)該管理技術(shù)，研發(fā)后，將該技術(shù)應(yīng)用到了醫(yī)院的管理過程中，取得了如下成果：①“身份證”式追蹤管理模式應(yīng)用后，醫(yī)療耗材庫存量顯著降低，有效降低了管理成本。②該管理模式的應(yīng)用，有效降低了耗材浪費及不合理損耗問題的發(fā)生幾率。③該管理模式的應(yīng)用，有效控制了醫(yī)療風(fēng)險，實現(xiàn)了對耗材使用全過程的追溯式管理。④該管理模式的應(yīng)用，提高了醫(yī)院的管理水平，實現(xiàn)了醫(yī)療耗材申購審批網(wǎng)絡(luò)辦公，提高了醫(yī)院的工作效率。

4 結(jié)論

該院“身份證”式追蹤管理模式應(yīng)用到了醫(yī)院的醫(yī)療耗材管理過程中，取得了良好的效果，證實了該管理模式的應(yīng)用價值。各大醫(yī)院可以以自身的醫(yī)療耗材情況及管理需求為基礎(chǔ)，在建立“醫(yī)療耗材管理信息系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，將RFID技術(shù)等應(yīng)用到醫(yī)療耗材的管理過程中，為醫(yī)療耗材建立“身份證”。從數(shù)據(jù)識別、入庫管理、供應(yīng)商管理等方面出發(fā)，實現(xiàn)追蹤式管理，提高管理效率。

[參考文獻]

[1] 曾謙.解剖一只麻雀——一張收支表引發(fā)的醫(yī)療耗材供應(yīng)流程分析及管理[J].價值工程，2017，36（10）：43-44.

[2] 王琳，張寧，王巖青.三級綜合醫(yī)院醫(yī)用耗材精細化管理措施與成效分析[J].齊魯醫(yī)學(xué)雜志，2016，31（5）：612-613，616.

[3] 梁步軍.PDCW循環(huán)管理模式對醫(yī)療耗材準入管理質(zhì)量及效果的影響[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2016，37（7）：133-135，143.

[4] 羅小平，張軍花，梁愛群.廣東省52家醫(yī)院手術(shù)室一次性使用醫(yī)用高值耗材用后毀形現(xiàn)狀調(diào)查[J].中華護理雜志，2014， 49（9）：1104-1106.

（收稿日期：2018-04-01）