探討數字化信息在醫院人事檔案管理中的實踐

鄭曉稚　寧檸

[摘要] 醫院人事檔案數字信息化管理的實行，不僅能完善當前醫院人事管理工作中的不足，還能合理有效整合醫院人力資源，從而提高醫院人事檔案管理效率；同時還能獲得社會對醫院及醫護人員的認可和滿意，進一步促進醫院良好的發展，提升醫院的整體管理水平。該文通過探討醫院人事檔案管理中傳統醫院人事檔案管理中的弊端與不足、數字信息化管理在醫院人事檔案管理中的應用等方面，通過對醫院人事檔案管理與數字信息化技術的整合，使人事檔案工作得到根本性改變，不僅為人事檔案管理提供更好的服務，還有效地提高醫院人事檔案管理水平，進一步推動醫院發展。

[關鍵詞] 管理；醫院人事檔案；數字化信息化；應用

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）07（a）-0153-02

數字信息化管理，實際上就是通過網絡技術，在管理的過程中實行數據信息化，從而形成一種多元化、整合化的檔案管理新模式；也是一種先進、科學、有效的管理方法[1]。數據信息化管理在醫院人事檔案管理工作中能夠及時提供準確有效的信息幫助，最大限度發揮人事檔案的價值。同時還能有效提升人事檔案管理效率與質量，實現醫院人力資源的整合。傳統醫院的人事檔案管理存在諸多管理上的問題，針對這些問題，可將數字化信息技術融入人事檔案管理工作中，利用數字化信息人事檔案管理的優勢進行解決，使人事檔案管理工作更節省人力及財力的支出。同時，由于人事檔案管理直接關系到醫護人員的切身利益，更是涉及醫院的健康發展，因此應不斷加強對人事檔案管理數字信息化在實踐中的重視，也為醫院的發展做鋪墊。

1 傳統醫院人事檔案管理的弊端和不足

1.1 傳統人事檔案管理方式的不足

傳統人事檔案管理方式，由于歸檔方案存在一定局限性，普遍采用一次性方法進行歸檔，從而導致管理方式較單一。一方面：由于人事檔案管理工作正處于改革中，一些相關制度無法及時進行補充與完善。一般的管理檔案方法既未對檔案進行排序和分類，也未把全部檔案集中安置，致使醫院的檔案保存、查詢、使用等方面均出現問題，造成檔案凌亂，檔案缺失及檔案錯拿等現象，無法快速找出所需檔案資料。另一方面，因檔案管理工作的管理意識不全面，使檔案管理問題發生不能及時采取相應的措施，從而導致資源配置不合理及管理效率低。這就需要轉變傳統的管理方式，通過利用數字電子化相關系統軟件進行管理，避免檔案缺失或丟失的現象，從而加強對檔案信息安全的保護。

1.2 檔案信息更新過慢及保存時間不長

傳統人事檔案管理方式，普遍由手工記錄，不僅造成工作效率低，而且信息的使用價值也難以完成。而通過現代科技數字信息化的應用后，將電子檔案的形式融合一起，使檔案數據可以直接輸入或輸出電腦，從而縮短檔案的查詢和提取時間，也進一步提高醫院相關工作的效率。同時由于傳統的檔案大多以紙質的形式作為檔案記錄，除了不利于檔案長久保存以外，在更新方面還造成諸多麻煩，致使查找時出現很大的困難。不僅更新率較低，也不利于對檔案的保護。

1.3 檔案信息的保存不夠嚴密

由于大多醫主要資金都用在醫療設備和藥品采購方面，沒有對人事檔案投入一定的資金，使檔案信息管理方式得不到根本的改變，導致檔案信息無法受到保密性以及專業性的保護，因此，在醫院的日常管理中，人事檔案管理工作通常不被重視[2]。相對于其他檔案，醫院人事檔案的保密工作更嚴格要求，因此管理人員更需要在檔案管理上進行重點管理。此外，紙質檔案更容易損壞，還時常發生信息泄漏等問題，管理中也有一定的難度，這些問題直接影響到人事檔案管理的質量，從而導致人事檔案管理工作得不到很好的改善。同時落后的人事檔案管理工作方式，既降低工作效率，也增加工作失誤。基于此，進一步實現醫院人事檔案管理的數字化信息是必然的。

2 數字信息化在人事檔案中的應用

2.1 構建人事檔案電子信息平臺

所謂的建立電子信息平臺，就是將各種不同形式的信息內容，包括圖片、語言以及數字數據等，利用數據化信息的形式，通過按步驟、按部門分類進行構建，使醫院各部門的資源得到合理的配置，最終實現數字化信息的共享平臺[3]。與傳統的人事檔案相比，應用數字化的管理方式，具有以下優點：①使檔案的使用時間更長久。傳統的紙質檔案保存方式，因更容易損壞，造成檔案信息的完整及準確性具有一定的影響[4]。而應用數字化進行管理后，不僅人事檔案可以延長保存期限，同時還可避免因外界不可改變的因素造成信息流失的現象，既確保人事檔案信息的完整，也使檔案信息更準確。②使檔案信息的管理工作得到有效提高，極大地提升了人事檔案管理工作的效率。傳統的人事檔案管理方式主要是紙質檔案管理，既浪費人力、物力資源，也消耗了一定的管理時間，使工作效率無法提高。隨著醫院工作人員經驗的增加，醫護人員的工作也需跟隨變動。通過實施數字化信息的技術后，將人事檔案信息輸入電腦中進行儲存，在計算機軟件中輸入關鍵詞，就可快速找出所需要的檔案，從而節約了大量的時間，也提高了工作效率。同時計算機的儲存量較大，并且計算的精確度更高、速度也更快，從而取代傳統紙質檔案[5]。因此，只有對檔案進行管理技術更新，才能夠更完整、準確地提供人事檔案資料，醫院工作人員才能夠更順利地開展工作。③有利于加強對人事檔案的保密。利用數據化信息科技在電腦中進行加密處理的方式，能最大限度對文件進行保密。

2.2 在人事檔案中強化信息、智能管理

隨著現代電子信息科技化的不斷發展，檔案管理人員應轉變管理理念，通過引進科學、先進的管理模式，實現醫院內部人力資源的整合，達到資源共享，最終發揮資源的作用[6]。因此，首先從管理者出發，積極引導管理人員加大重視人事檔案管理工作，醫院可對人事檔案管理人員進行定期或不定期的相關技能培訓或管理知識，從而增強管理人員的管理水平和操作技能。其次，管理人員應不斷意識到人事檔案資源的重要作用，可對人事檔案進行備份，以防信息丟失或者檔案庫被竊取這樣的現象。進一步推行并加強數字信息化、智能化的安全管理方式，運用到管理檔案工作中，不斷更新醫院的相關軟件和硬件配置，形成一種高效、實用的人事檔案管理體系[7]。這種管理模式既減輕了工作人員的負擔，還節約了大量時間，有利于把更多精力轉移到完善管理制度和模式上，從而有效提高人事檔案管理工作的效率，推進醫院人事檔案管理信息化的進程。

2.3 加強人事檔案的安全防護工作

人事檔案資料，作為醫院的重要信息資源，應對檔案管理人員進行加強安全意識的專業培訓，使管理人員對網絡的安全隱患有基本的了解，并確保管理人員懂得利用網絡各種殺毒軟件，使計算機不被病毒侵害，從而有效保護檔案的安全。安全性和隱私性是人事檔案的特性，電子化的人事檔案，能在儲存中進行相應的加密處理，使人事檔案數據在傳輸或使用過程中得到安全性的保障[8]。另外，由于管理人員的法律意識薄弱，而人事檔案資料又記錄著大量的醫務人員信息，一旦出現檔案信息泄露、丟失或破損等問題，修復的可能性是極低的。通過強化管理人員的安全防范意識，將紙質檔案換成電子檔案，進行加密處理，可有效避免發生以上這些現象。既提高檔案信息的真實及完整性，也進一步促進醫院發展。

3 結語

隨著現代化科技不斷發展與改革，醫院之間的競爭也越來越激烈。競爭的實質，實質上就是人才的比拼。由于醫院人事檔案管理是醫院管理中的重要部分，積極推進醫院人事檔案管理信息化的進程，一方面使醫院人事檔案的管理適應時代的需要，另一方面還可以提升人事檔案資源的潛在應用價值。因此，進一步加強對人事檔案信息管理系統的建設，走出一條真正的信息化道路，不斷對人事檔案管理工作進行優化。在提高醫務人員管理水平的同時，也為醫院的醫療服務提供有力的支持，并提高社會對醫院的認可度。

[參考文獻]

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[4] 趙海龍.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].信息記錄材料，2018，19（2）：238-239.

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[6] 官瑞霞，李冬盎.淺議數字化信息應用在醫院人事檔案管理中的重要性[J].中國衛生產業，2017，14（19）：70-71.

[7] 梁華.數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用[J].企業改革與管理，2017（16）：71.

[8] 朱學鵬.淺談基于大數據下的醫院人事檔案管理[J].山東檔案，2017（4）：44-45.

（收稿日期：2018-04-10）