庫位碼在醫院物資庫房管理中的應用

汪潔

[摘要] 目的 探討庫位碼對提高醫院庫房工作效率，改善庫房管理，優化臨床服務的作用。方法 為庫房每一種物品根據具體庫位信息，編寫相應的字母加數字組成的庫位碼，并將每一種物品的庫位碼輸入醫院信息系統（HIS）庫房管理程序的基本信息中。出庫單顯示相應的物品庫位碼，盤存表以庫位碼排序以便于盤點。在使用庫位碼后對庫房管理員的發貨時間進行對比，同時調查庫房管理員和臨床領物人員的滿意度。結果 使用庫位碼可明顯縮短發貨時間，提高工作效率，提高服務質量，提高臨床科室對庫房人員的滿意度。結論 庫位碼在醫院庫房工作的應用使庫房管理更加科學合理。

[關鍵詞] 庫位碼;醫院庫房;優化服務;庫房管理

[中圖分類號] R95 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（b）-0016-03

該院作為一個日均門診量超過15 000人的大型綜合性三甲醫院，每天都有大量的門診住院醫療業務，因此催生了大量的醫用耗材、日用品、辦公用品等物品申領需求。醫院物資庫房作為后勤保障的窗口部門之一，理應為各臨床業務科室提供優質高效、滿意的服務。由于庫房物資種類多、物品申領工作繁重，而庫房人員有限，導致發貨量急劇增加，發貨不及時。另外，科室內部不同的庫房之間也存在人員輪轉等管理問題。通過設計各庫房物資的庫位編碼，錄入庫房管理系統，并將庫位碼顯示于出庫單，應用于日常發貨和盤點等工作中，取得了較好效果，提高了庫房服務質量和工作效率，優化了庫房工作流程。

1? 對象與方法

1.1? 研究對象

該院物資庫房分為了4個小庫房，共有相關人員5名，其中1名管理人員，4名庫房管理員。將4名庫房管理員在使用庫位碼前后的發貨時間進行對比，并對4名庫房管理員在使用庫位碼后的滿意度進行調查。同時，選取20名臨床科室領物人員針對使用庫位碼前后的領物滿意度進行調查。

1.2? 方法

1.2.1 庫位碼設計編排方法? ①準備工作。在開始編碼前，需要按照各庫房的結構制作平面圖，在平面圖上標記貨架和待擺放物品的類別，便于各庫房管理人員能夠初步掌握庫房的空間結構[1]。

②庫位碼的編寫。首先，對庫房內貨架進行編號，用字母A～Z排序。然后，對貨架的層數進行編號，一般貨架僅4層，用數字1～4排序。最后，對每層貨架上的位置進行編號，用數字00～99排序。由此，形成一個由1位字母和3位數字組成的庫位碼，其中，第1位字母代表貨架號，第2位數字代表貨架層號，第3位和第4位數字代表每層貨架的庫位號。例如，用庫位碼C203來標識庫房中C貨架第2層第03位的物品。

③錄入信息系統及標識。按照上述庫位碼的編寫規則將庫房所有物品逐一編碼，并將各物品對應的庫位碼統一錄入醫院信息系統的庫房管理程序中保存。在錄入工作完成后，逐一核對是否有遺漏或錄錯的信息，并及時修改調整。庫位碼核對完成后，醫院信息部門調整出庫單的打印格式，將庫位碼信息顯示在出庫單上物品名稱相應的欄目內。若庫房材料的庫位發生了變化或有新增的物品，庫房記賬員需及時將系統中物品對應的庫位信息進行調整[2]。

在完成了物品編碼和系統錄入工作后，打印出各貨架的編碼并貼于貨架醒目位置，同時，將庫位所對應的具體庫位碼制作成標簽，標于貨架上。通過以上步驟，庫位碼的提示信息在庫房的工作區域內隨處可見，庫房管理員可迅速完成發貨配貨等工作。

1.2.2 評價方法? ①發貨時間對比和庫房管理員滿意度調查。對同一庫房管理員，同一出庫單，將使用庫位碼前后的發貨時間進行統計對比。同時，通過問卷的形式，對使用庫位碼管理前后庫房管理員的使用感受進行評價。

②問卷調查。使用庫位碼后，對臨床各科室領物人員發放自行設計的調查問卷，問卷采用不記名方式，調查各科室領物人員對庫位碼使用前后的評價，共發放問卷20份，回收問卷20份。

2? 結果

使用庫位碼后，同一庫房管理員針對同一出庫單（包含7條項目）的發貨時間相比于使用庫位碼之前更短（表1），同時，結合實際工作中的使用感受，所有庫房管理員普遍認為在使用庫位碼進行管理后，工作效率更高（表2）。針對臨床領物人員的問卷調查結果顯示，在使用庫位碼后，由于縮短了領物等候時間，減少了差錯率，臨床各科室領物人員對各庫房服務的滿意度大幅提升（表3）。

3? 討論

3.1? 縮短配貨發貨時間和領物人員等候時間，提高工作效率和臨床滿意度

應用庫位碼之前，庫房物品種類繁多且擺放無序，庫房管理員收到出庫單時，按照品號排序進行配貨、發貨，路徑往往會重復，需要來回走動、搬運。而采用物品庫位碼管理后，庫房記賬員在打印出庫單時，庫位碼在單據上直接顯示，庫房管理員只需要按照庫位發貨，不再需要按記憶查找材料的位置，大幅減少了無效走動，縮短了發貨時間和領物人員等候時間。對于同一物品的不同規格，也可憑借庫位碼進行區分，減少錯發物品的情況。如有不熟悉的物品或新增的物品，也可以快速根據庫位碼準確定位材料位置。

3.2? 減少發貨錯誤率，降低退庫率

同一種醫療耗材有許多不同的規格，僅憑大腦記憶物品位置進行發貨，很容易在發貨時混淆，以至于發錯貨，進而增加后續退貨工作。而在使用了庫位碼進行管理后，由于同名品不同規格的材料，所屬的庫位碼不同，庫位碼又具有唯一性[3]，庫房管理員能夠快速準確區分不同的材料，從而減少發貨錯誤的可能性，降低了物品的退庫率。

3.3? 節省盤存時間，減輕庫房管理員的勞動強度

由于庫房入出庫量大，為保證庫房物品數量的準確和完整，庫房每月底進行盤存。以往在盤存時，打印的庫存明細表按品號排序，庫房管理員憑記憶或經驗，對每種物品進行盤點，耗時長，工作量大。在應用了庫位碼后，盤存時，庫存明細表按庫位碼排序，庫房管理員按照打印的庫存明細表的順序進行盤點，將實際數量標在庫存明細表上，對比物品的賬面數量和實際數量，較以往的盤存更準確，且節省時間和勞動力，提高盤存的效率[4]。

3.4? 提高庫房人員管理效率

該院物資庫房目前采取的是崗位輪轉制度，每位職工都會輪轉到庫房，庫房管理員也會在不同庫房間輪轉。庫房物資數量大，且同產品不同規格材料多，新輪轉人員需要2到3天熟悉庫房材料的擺放位置。而在使用庫位碼之后，盡管每個庫房各材料的庫位碼不同，但編排的規則是相同的，庫房管理員無論輪轉到哪個庫房，只要熟練掌握庫位碼的編排規則，都能快速進入角色，做好新庫房的管理工作。即使是新手，也僅需對貨架的位置進行簡單記憶，便可通過庫位碼找到需要的材料，僅需1到2小時即可快速上手，提高工作效率[5]。

4? 總結

從實際應用效果來看，通過使用庫位碼對醫院物資庫房進行管理后，庫房工作人員在配貨、盤存等環節中不再需要牢記每個物品的準確位置，即使是才輪轉到庫房的新人，只需要熟悉庫位碼的規則，即可直接找到所需物品，將庫房管理員從傳統單憑記憶發放物品的工作中解脫出來，大大提高了庫房的工作效率和管理水平，為臨床科室更好服務患者提供了有力的后勤保障。

[參考文獻]

[1]? 楊翠娣，陸少雁，蘇劍欣，等.基層藥房藥品庫位編碼的設計編排對藥房工作效率的影響[J].北方藥學，2016，13（2）：166-167.

[2]? 應海燕，付耀華，陸秀萍.藥品庫位碼在中醫院藥房藥庫日常工作中的應用[J].中醫藥管理雜志，2015，23（11）：93-94.

[3]? 周淑群.八位數庫位碼在我院病區藥房藥品管理中的應用[J].黑龍江醫藥，2014，27（3）：598-599.

[4]? 鄒彩虹，陳繩杰，常玉光.藥品庫位碼在醫院藥品管理的應用實踐[J].健康之路，2017，16（6）：285-286.

[5]? 鄭詠池，唐仕煒.藥品貨位號管理模式在醫院藥房中的應用[J].華西醫學，2014，29（6）：1146-1147.

（收稿日期：2018-00-00）