檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

王櫻

【摘要】檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的重要手段，與事業(yè)單位實際的發(fā)展進(jìn)程息息相關(guān)。文章結(jié)合檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容，就現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，并且提出幾點切實可行的解決對策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè)；檔案管理；問題；對策

當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為發(fā)展的重要手段，為了適應(yīng)新時期事業(yè)單位的發(fā)展需求，須充分挖掘檔案資源信息，全面提高事業(yè)單位的檔案資源利用率，保證檔案信息化建設(shè)的順暢性，提高檔案管理工作的水平。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作內(nèi)容

（一）檔案信息資源的建設(shè)

檔案信息資源是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，與傳統(tǒng)檔案相比，涉及到了多媒體數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等信息資源的建設(shè)，利用多媒體對電子檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理，使檔案信息資源的利用率及質(zhì)量得以提高，增強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量與效率。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施被作為檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，有力支撐著檔案信息資源的利用、開發(fā)。在一定程度上促進(jìn)著檔案信息的交換、傳輸，達(dá)到資源共享的目的。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

建設(shè)檔案信息化體系，使檔案信息資源描述、查詢、使用、管理等工作流程均有明確規(guī)定加以約束，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理所存在的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）檔案信息化建設(shè)和信息化管理的水平不高

檔案信息化建設(shè)和信息化管理需要工作人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識和操作技能。我國大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員的年齡都偏大，對新知識和新技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力都有了一定程度的減弱，而且在學(xué)生生涯結(jié)束之后沒有及時更新自己的知識體系，逐漸地與時代脫節(jié)。當(dāng)開展檔案信息化建設(shè)和信息化管理時，很多檔案管理人員不愿意甚至是抗拒去學(xué)習(xí)和掌握這些新知識和新技能，因此很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和信息化管理的整體水平不高。

（三）檔案信息難以實現(xiàn)共享

一般情況下，檔案館接收到的電子檔案來自不同的部門、單位，但是大部分的單位間的數(shù)據(jù)庫都是異構(gòu)的，封閉的。因此，復(fù)雜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、特殊的屬性、各式各樣的數(shù)據(jù)來源、特殊的處理手段給入館檔案資料的信息化建設(shè)工作帶來一定的難度。

三、提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平措施

（一）提升管理人員的服務(wù)意識

提升管理人員的服務(wù)意識，是改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的首要任務(wù)，能夠幫助管理人員樹立正確的工作觀念，端正其工作態(tài)度。第一，要使管理人員明確了解自已的工作內(nèi)容，明白檔案管理工作的重要性，也要強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的地位與企業(yè)其他部門的工作人員是平等的，在工作中要以最為積極的態(tài)度去面對。第二，要對檔案管理人員開展一系列的系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對新事物的認(rèn)知，逐漸提高管理人員的服務(wù)意識。

（二）對檔案信息化工作的體系進(jìn)行完善

對檔案信息化的建設(shè)進(jìn)行完善，就要對其中的管理體系和監(jiān)管體系以及績效評價的體系進(jìn)行完善，并且從多個方面來保證檔案管理的工作能夠科學(xué)的進(jìn)行，從而能夠形成網(wǎng)絡(luò)狀的立體管理，全方位的對檔案的管理實行信息化，在績效評價的體系當(dāng)中，也要對員工的日常表現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且要制定相關(guān)的激勵機(jī)制，從而促進(jìn)員工的工作的積極性，來對傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中的疏忽進(jìn)行彌補(bǔ)，從而對管理的辦法進(jìn)行創(chuàng)新，最終對現(xiàn)代化的需求進(jìn)行適應(yīng)。

（三）實現(xiàn)檔案信息共享

在大數(shù)據(jù)時代下，若要充分發(fā)揮檔案的作用，則必須使其實現(xiàn)資源共享，檔案管理人員要根據(jù)時代發(fā)展特點來改變管理模式和服務(wù)態(tài)度，將陳舊的思想從工作中移除。如今能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的技術(shù)有很多，如計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)化技術(shù)等，相關(guān)人員必須充分掌握此類技術(shù)的應(yīng)用技能，最好能夠?qū)⒏鱾€技術(shù)的優(yōu)勢綜合到一起，更好地促進(jìn)信息資源共享。另外，在工作過程中工作人員要加強(qiáng)對信息內(nèi)容和電子軟件的檢索，保證其不會出現(xiàn)信息安全問題。

四、結(jié)語

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義，因此，在新時期，事業(yè)單位必須結(jié)合實際，建立完善的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。

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