淺析大數據時代背景下的檔案管理

郭美琴

【摘要】本文旨在分析在當前大數據時代背景下，如何提高檔案管理的效率和科學性，為檔案管理人員繼續做好工作提供有益的參考。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；必要性；策略

一、大數據時代背景下的檔案管理的現狀

在大數據時代背景下，各行各業都面臨著對龐大而復雜的數據進行有效管理的巨大挑戰，人們越來越認識到對自身產生和擁有的大數據進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業也不例外。科技的不斷發展使得各個領域近年來都得到了很大的發展空間，而信息時代的來臨給各個領域帶來了發展機遇，同時也帶來了挑戰，大數據時代背景下的檔案管理工作也面臨著此種情況，檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，其中的各項重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會的發展步伐，需要不斷進行更新和存儲，以便于隨時查閱并發揮其應有的作用，檔案行業以保存社會檔案并提供檔案為社會利用為己任，直接面對著對社會原始記錄的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務，在大數據時代，社會每天產生原始記錄的量和種類與過去不可同日而語，加上各類型的檔案館，現有的檔案數據，檔案工作者已經明顯感覺到任務的艱巨，而且很多時候面對大數據，檔案工作者已經不知道如何應對，因此，檔案界很有必要探討一下大數據時代背景下的檔案管理。

二、大數據時代背景下檔案管理中存在的問題

（一）工作人員綜合能力不佳

大多數檔案管理人員依然處于傳統管理理念和工作模式下，面對大數據時代對檔案管理人員的高要求，很多工作人員尚未完全具備處理大數據的能力，大數據時代背景下的檔案管理工作較之從前來說，更加專業化、信息化以及多元化，需要管理人員熟練掌握計算機應用，具有較強的信息分析處理能力，另外，隨著當今社會各個領域的不斷發展，機關辦公室檔案工作規模也在不斷擴大，檔案管理工作人員的任務量也比以前多了很多，而目前能夠很好地勝任此項工作的人員較少。

（二）信息安全系數不高

大數據時代背景下，檔案管理所包含的信息更加集中，信息重要系數也更加明顯，雖然一定程度上提升了檔案管理工作的效率，但卻存在一定的信息安全風險，首先，當今社會各個機關辦公室檔案工作的人才流動性過高，企業更看重人才的才能，對人才的綜合素質并沒有深入地了解，讓其接受檔案管理工作其實存在一定的風險，另外，如今網絡黑客違法亂紀行為也很多，侵入機關辦公室檔案工作數據系統對他們而言是非常容易的，然而一旦遭受到黑客的襲擊，會造成重要信息泄露，并且難以對數據進行有效恢復。

三、大數據時代背景下增強檔案管理效果的相關對策

（一）對所有檔案資源進行統一備份

在大數據的支持下，實現對所有資源的高質量處理，因此，可對檔案資源進行統一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效地掌控檔案資源。同時，通過統一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內實現對檔案的統一共享。這個工作的高質量實施，需要科學規劃與全面的驗證，根據不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，讓檔案管理的效能得到最大的開發與利用。

（二）增強檔案管理人員的綜合素質

當前制約大數據背景下，檔案管理效能有效提升的關鍵因素就是人員素質問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先，需要對檔案管理人員的管理理念進行更新，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數據技術的重要性，讓這些人員更為積極主動地參與到大數據背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效地掌控好檔案管理效率。此外在具體培訓的過程中，應當注意培訓工作開展的形式，防止過多的理論培訓方式，針對性地加入實踐培訓內容，這對于保證培訓工作開展效果是非常關鍵的。同時，對于檔案管理技術培訓工作，可制定出考核制度，這對全面保證檔案管理培訓工作質量是非常關鍵的。

（三）主動與大數據機構或者公司進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數據技術，可從大數據機構或者公司中將大數據技術引入，這里主要考慮到，由于大數據技術所包含的內容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數據技術時，對于其中的開發環境應當適應。在技術已經較為成熟的大數據公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通的基礎上，了解自身需要達到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術，為檔案管理工作使用大數據開發出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數據的效能可得到有效提升。

四、結語

在數據時代的大背景下，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用，但在實際運行中仍存在一些問題，社會各個領域的競爭也變得極其激烈，因此，質量檔案管理對于檔案管理人員、企業乃至行業都具有重要意義。目前，檔案管理人員還是不能完全適應大數據背景下的檔案管理工作，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的發展，所以，我們必須積極發現問題，及時采取有效措施促進檔案管理工作的發展。

參考文獻

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