淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

王泳秋

【摘要】隨著我國社會的不斷發(fā)展和經(jīng)濟的不斷進步，使得我國事業(yè)單位檔案管理方面數(shù)量和任務越來越巨大，工作人員面臨十分巨大的工作壓力。而將管理信息化應用到事業(yè)單位檔案管理當中是十分必要的，目前在我國，對事業(yè)單位的檔案管理當中仍然存在著一些問題，相關工作人員一定要將這些問題高度重視，從而提升解決問題的效率，幫助我國事業(yè)單位檔案管理的效率更高，質(zhì)量更強，同時也對我國事業(yè)單位發(fā)展帶來更好的保證。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

首先，促進檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因為紙質(zhì)檔案多存儲于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進行快速準確地查閱，通過拷貝復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現(xiàn)檔案管理期限的有效延長。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲的方式，即利用紙質(zhì)來存儲檔案資料信息，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環(huán)節(jié)的難度。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡平臺和電子平臺進行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案信息開發(fā)不合理

由于管理人員的管理觀念還沒有實現(xiàn)完全的轉變，一些單位雖然實現(xiàn)了技術層面的信息化建設，但是在信息技術的應用和開發(fā)檔案信息資源方面，還比較薄弱。一方面。檔案管理工作中相關信息重復加工的問題表現(xiàn)嚴重，數(shù)據(jù)質(zhì)量有待提高。另一方面，現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的應用，更大的意義是信息技術對數(shù)據(jù)信息的強大處理能力，使信息能夠發(fā)揮其最大價值。

（二）信息安全管理不到位

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息技術多元化的收集能力擴展了檔案管理的信息收集渠道；強大的信息處理能力實現(xiàn)了信息資源的充分利用；數(shù)據(jù)庫以及云技術實現(xiàn)了海量的數(shù)據(jù)存儲需求；網(wǎng)絡技術實現(xiàn)了信息的快速共享以反饋。但是，其在極大程度上便捷了管理工作的同時，也帶來了更加隱蔽的網(wǎng)絡風險。例如：黑客攻擊、病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失等等，都會導致非常嚴重的經(jīng)濟與社會損失。

（三）管理人員素質(zhì)不足

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，一些管理人員的觀念轉變困難，難以跟上信息技術的應用水平。同時，信息技術的應用，對管理人員的信息技術素質(zhì)具有更高的要求。現(xiàn)階段，在信息管理技術方面，事業(yè)單位檔案管理人員普遍欠缺的現(xiàn)代化素質(zhì)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

（一）完善檔案管理制度

事業(yè)單位要盡快制定規(guī)范的信息化安全保障制度，這樣在檔案信息資源信息化建設期間，可以避免出現(xiàn)檔案遺失、外泄等問題。事業(yè)單位檔案管理部門要嚴格制定工作責任制度，將具體責任明確到個人身上，以此增強檔案管理人員的責任意識和安全意識，不斷提升檔案管理制度的科學化、嚴格化和有序化水平，促使事業(yè)單位檔案資源信息化建設正常開展。

（二）提升規(guī)范化和標準化水平

事業(yè)單位在檔案管理信息化建設中，需要根據(jù)國家信息化管理的相關標準，從自身發(fā)展需求與特點出發(fā)，將相應的內(nèi)部管理標準體系明確下來，在實踐中逐步加以完善。事業(yè)單位在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設中，不僅要滿足國家標準，還要便于操作，將各種文件和檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結構與格式等統(tǒng)一起來，并保證檔案數(shù)據(jù)庫管理軟硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標等規(guī)范。這樣檔案管理人員在檔案館錄入電子目錄以后，可以更好地共享數(shù)據(jù)，避免軟件不兼容造成的數(shù)據(jù)不能轉換、讀取等情況。

（三）加快硬件建設

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中，還要注重對各項現(xiàn)代化軟硬件設備進行完善，主要有計算機、數(shù)字存儲設備、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡等。事業(yè)單位要注重在數(shù)字資源設備上增加更多的資金投入，及時采購、更新和升級設備。事業(yè)單位為獲得更多的檔案資料，需要將存儲光盤配置齊全，確保光盤有一定的存儲空間，延長光盤使用與保持的時間，從最大限度減少存儲風險，讓檔案資料得到安全保護。選擇硬盤設備備份的過程中，要注重其有良好的性能，能保持穩(wěn)定，并具備較強的抗外界干擾能力，從而使檔案資料保存更加健康和有效。

（四）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位要加強人員的技能培訓，使其熟練掌握相關技術和操作方式；或者是引進優(yōu)秀的人才，減少人員因操作不熟練而產(chǎn)生錯誤的檔案信息，從而提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案管理的信息化目標。

四、結語

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了極大的變化。為了實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設，必須要樹立現(xiàn)代化的管理理念，以現(xiàn)代化的管理措施，使事業(yè)單位社會公益事業(yè)性質(zhì)得以更好的發(fā)揮。

參考文獻

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