淺談流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔難現(xiàn)象

王宇晗

【摘要】流動(dòng)人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分。其檔案材料歸檔難的問(wèn)題主要表現(xiàn)在材料形成來(lái)源渠道多，流動(dòng)人員自己歸檔意識(shí)淡薄，檔案材料價(jià)值在減弱，流動(dòng)人員人事檔案管理尚不規(guī)范、不系統(tǒng)。針對(duì)這些問(wèn)題和現(xiàn)象，本文在改進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔難方面提出了要規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理環(huán)節(jié)，完善流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)章制度、法律法規(guī)；整合區(qū)域性資源，實(shí)現(xiàn)全國(guó)性統(tǒng)一流動(dòng)人員人事檔案信息共享管理；深挖流動(dòng)人員人事檔案材料的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)公眾宣傳流動(dòng)人員人事檔案材料的重要性。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案；檔案材料；歸檔

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它真實(shí)反映個(gè)人的出生時(shí)間、教育培訓(xùn)、政治面貌、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、職稱評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、個(gè)人品行等基本情況，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，同時(shí)是單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。流動(dòng)人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分，具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員的檔案；外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。流動(dòng)人員人事檔案是用人單位準(zhǔn)確選擇和正確評(píng)價(jià)人才的可靠依托。其不僅關(guān)系到流動(dòng)人員的切身利益，還關(guān)系到國(guó)家人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)諸多新問(wèn)題，歸檔材料難是其中一項(xiàng)需要特別關(guān)注的問(wèn)題。

一、流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔難現(xiàn)象成因分析

（一）流動(dòng)人員人事檔案材料管理不規(guī)范

流動(dòng)人員人事檔案政策上歸屬政府所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，實(shí)際上流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)混雜，有民營(yíng)或私營(yíng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)象，有政府職能部門批準(zhǔn)的民營(yíng)或私營(yíng)公司自行管理人事檔案的現(xiàn)象，也有行業(yè)性的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理行業(yè)內(nèi)的專業(yè)技術(shù)人員人事檔案、改制后的國(guó)營(yíng)單位自行建立的流動(dòng)人才服務(wù)中心管理自動(dòng)離職或者辭退職工的人事檔案等現(xiàn)象，管理機(jī)構(gòu)的形成、職能范圍各不相同，導(dǎo)致在流動(dòng)人員人事檔案管理方面難以采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有按照統(tǒng)一規(guī)范來(lái)操作，在人事檔案材料的歸檔管理水平上更是參差不齊。檔案材料的借出有時(shí)候僅僅就是個(gè)人提出一個(gè)書面申請(qǐng)，無(wú)法核實(shí)用途，無(wú)法追蹤歸檔，對(duì)檔案材料管理的嚴(yán)謹(jǐn)性更無(wú)從談起。檔案材料借出后何時(shí)歸檔、逾期如何處罰都沒(méi)有硬性的可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔意識(shí)淡薄

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，多種經(jīng)濟(jì)形式的活躍，使得流動(dòng)人員在工作選擇上有較大的靈活性。人才的流動(dòng)活躍，流動(dòng)人員人事檔案流動(dòng)量加大，而流動(dòng)人員人事檔案新的材料形成后歸檔意識(shí)卻非常淡薄。其中有企業(yè)不要求、不重視，個(gè)人不知情或不重視的因素。流動(dòng)人員隨意處置個(gè)人人事檔案和材料或者遺失個(gè)人人事檔案和材料的案例比比皆是。

（三）流動(dòng)人員人事檔案材料來(lái)源多樣化，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范

流動(dòng)人員流動(dòng)性大，其人事檔案材料的形成五花八門，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化；其來(lái)源多渠道，缺乏規(guī)范化。例如民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)與國(guó)家企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理方面存在諸多不同，當(dāng)人才在這些單位流動(dòng)后，在人事檔案材料方面會(huì)存在材料斷檔、接續(xù)不上的現(xiàn)象。另外，民營(yíng)、私營(yíng)或其他經(jīng)濟(jì)形式的公司在人事檔案管理方面均有不同，使得人才的人事檔案材料出現(xiàn)真?zhèn)尾槐?、手續(xù)混亂、前后不一致等問(wèn)題，這都對(duì)人才在流動(dòng)時(shí)的考核、選拔、晉升、任用等產(chǎn)生不同程度的不利影響。

（四）流動(dòng)人員人事檔案材料利用不規(guī)范，使用價(jià)值在減弱

流動(dòng)人員人事檔案材料的不完整、不規(guī)范性以及利用的不規(guī)范會(huì)導(dǎo)致其材料的使用缺乏權(quán)威性，缺乏法律效力，從而使其人事檔案材料在使用價(jià)值方面降低，管理方面惡循環(huán)，降低了流動(dòng)人員人事檔案管理水平、服務(wù)效率。

二、改進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔難的措施

（一）規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理環(huán)節(jié)，完善流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)章制度、法律法規(guī)

當(dāng)前，在流動(dòng)人員人事檔案管理不收費(fèi)的前提下，我們流動(dòng)人員人事檔案管理制度改革的核心是確定政府所屬公共管理部門和其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)力區(qū)別，建立和規(guī)范我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)章制度。將流動(dòng)人員人事檔案管理的責(zé)任、權(quán)力明確到各種經(jīng)濟(jì)實(shí)體中，使其意識(shí)到建立和保存人事檔案的重要性，并在相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度下，共同做好流動(dòng)人員人事檔案的管理。

（二）整合區(qū)域性資源，實(shí)現(xiàn)全國(guó)性統(tǒng)一流動(dòng)人員人事檔案信息共享管理

目前，我國(guó)各地的流動(dòng)人員人事檔案管理水平不均衡，隨著檔案管理信息化迅速發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)和多媒體的廣泛應(yīng)用，流動(dòng)人員人事檔案信息化管理手段、服務(wù)方式都發(fā)生了翻天覆地的變化，流動(dòng)人員人事檔案管理信息資源區(qū)域性嚴(yán)重影響人才的全國(guó)性流動(dòng)，對(duì)區(qū)域性資源的高效整合、共享管理如今正在成為一種趨勢(shì)，因此全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息庫(kù)的建設(shè)和推進(jìn)刻不容緩。

（三）挖掘流動(dòng)人員人事檔案材料的價(jià)值，廣泛宣傳流動(dòng)人員人事檔案材料的重要性

檔案材料具有法律效力，與個(gè)人誠(chéng)信、工資待遇、職稱評(píng)審、社會(huì)勞動(dòng)保障、退休審核、組織關(guān)系緊密掛鉤，同時(shí)是單位錄取、選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著人才的多樣化、多層次的培養(yǎng)和發(fā)展，多方面挖掘流動(dòng)人員人事檔案材料的利用價(jià)值。同時(shí)多利用傳統(tǒng)媒介、新媒體各種渠道和平臺(tái)進(jìn)行宣傳檔案材料的重要性，積極培養(yǎng)個(gè)人、用人單位對(duì)檔案材料內(nèi)容、形成過(guò)程及主要功能的認(rèn)知，強(qiáng)化檔案材料收集意識(shí)、價(jià)值意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案的高效管理。

三、結(jié)語(yǔ)

流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)是基本公共就業(yè)和人才服務(wù)的重要內(nèi)容，隨著人社部發(fā)文“推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，啟動(dòng)全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息庫(kù)建設(shè)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息異地查詢”等，以及對(duì)公眾、用人單位關(guān)于人事檔案重要性的宣傳，我們相信流動(dòng)人員人事檔案材料歸檔難的問(wèn)題會(huì)得到有效解決。

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