淺談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理

厚一虎

【摘要】在事業(yè)單位管理中，為了提高員工的工作效率，把辦公室的檔案工作管理進(jìn)行規(guī)范化是十分有必要的。辦公室檔案的管理是一項耗時耗力的非常復(fù)雜的管理工作。優(yōu)秀的辦公室檔案管理工作是辦公室保證高效的、有條不紊工作的一個重要前提。所以，辦公室檔案工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，不僅能夠提高辦公室員工的工作效率，還能夠提高辦公室檔案管理工作的效率。本文通過對辦公室檔案工作的規(guī)范化進(jìn)行分析和研究，對辦公室檔案工作的規(guī)范化管理提出工作建議和辦法，希望能夠為辦公室管理工作人員起到參考作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理；規(guī)范化；檔案工作

為了提高辦公室人員的工作效率，保證整個辦公室有高效、協(xié)調(diào)的工作氛圍，規(guī)范辦公室檔案管理工作是勢在必行的。辦公室檔案的規(guī)范化管理是辦公室檔案管理工作的重要發(fā)展方向，規(guī)范化的辦公室檔案管理能夠提高工作效率，簡化工作流程。為了促進(jìn)我國辦公室檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程，本文對辦公室檔案管理工作提出建議和意見，希望能夠?qū)k公室的檔案管理工作規(guī)范化提供有效的幫助和參考。

一、辦公室檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）內(nèi)容復(fù)雜，種類繁多

辦公室檔案總體數(shù)量非常的龐大，這些檔案內(nèi)容復(fù)雜，所屬于的范圍也不盡相同。辦公室歷史檔案數(shù)量大，存放管理沒有規(guī)范化，導(dǎo)致在進(jìn)行辦公室檔案管理工作時，需要處理數(shù)量巨大的歷史檔案。

（二）檔案編號制度不規(guī)范

辦公室檔案管理工作的主要進(jìn)行方式就是進(jìn)行編號管理。檔案編號沒有系統(tǒng)性、規(guī)范性，導(dǎo)致對辦公室檔案進(jìn)行不規(guī)范的編號，從而影響對檔案的查找工作。所以辦公室檔案管理工作規(guī)范檔案編號工作能夠提高檔案管理的工作效率。

（三）目錄混亂

目錄存檔是保存提取檔案的一個主要的方式和根據(jù)，由于編寫檔案目錄的根據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)不同，為辦公室檔案管理工作的規(guī)范化起了阻礙作用。所以為了保證目錄標(biāo)準(zhǔn)能夠統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要制定統(tǒng)一的規(guī)范的目錄編寫標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案的頁碼缺失

檔案編寫工作沒有進(jìn)行檔案頁數(shù)編碼，導(dǎo)致如果發(fā)生檔案頁數(shù)丟失的情況發(fā)生，不能夠及時地發(fā)現(xiàn)，從而影響到辦公室檔案管理工作的進(jìn)行。

二、辦公室檔案規(guī)范化管理的必要性

（一）提高辦公室管理效率

辦公室檔案管理影響著事業(yè)單位日常的管理工作。對辦公室檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理能夠提高事業(yè)單位的管理效率。辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜也導(dǎo)致了需要進(jìn)行的管理檔案增多，所以辦公室檔案的管理工作能夠影響辦公室的效率。

（二）現(xiàn)代化的管理方式

由于辦公室檔案是一個數(shù)量龐大，種類繁多的文件類型，所以辦公室檔案管理的工作量也是非常巨大的。現(xiàn)代化的智能檔案管理系統(tǒng)，能夠更為方便快捷地對辦公室檔案進(jìn)行管理，并方便對歷史檔案的調(diào)取和使用。辦公室檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化也是事業(yè)單位管理方式的現(xiàn)代化。

（三）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于對辦公室檔案管理工作的重視，對辦公室檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化的要求越來越迫切。為了滿足辦公室檔案管理工作的急切的需要，需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的規(guī)范化意識。現(xiàn)代化的辦公室管理系統(tǒng)，也需要較高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行操作。所以辦公室檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，提高了辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

三、辦公室檔案規(guī)范化管理工作的建議

（一）更新現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)

為了滿足事業(yè)單位工作需求，在進(jìn)行辦公室檔案的規(guī)范化管理中，要更新現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)，提高管理工作的效率和規(guī)范性，滿足大規(guī)模的檔案管理工作的要求。

（二）規(guī)范檔案管理制度

統(tǒng)一內(nèi)部的各個辦公室檔案管理制度，保證檔案管理具有相同的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，提高各個辦公室之間的工作效率。為了保證各部門之間的工作效率，規(guī)范檔案管理制度是非常有效的方法。

（三）提高管理人員素質(zhì)，提高員工檔案管理意識

管理系統(tǒng)現(xiàn)代化的更新和檔案管理工作的規(guī)范化，要求提高辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。對辦公室管理工作的規(guī)范化有利于提高核心競爭能力，保證管理效力。所以要加強對辦公室檔案管理工作的重視，規(guī)范辦公室檔案管理工作，提高員工的檔案管理意識，配合管理對檔案管理工作的進(jìn)行。工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并進(jìn)行工作人員的經(jīng)驗交流，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作經(jīng)驗。

四、總結(jié)

辦公室檔案的規(guī)范管理能夠提高事業(yè)單位管理工作的效率，為事業(yè)單位管理工作發(fā)展提供強大的動力。辦公室檔案的規(guī)范化管理能夠協(xié)調(diào)事業(yè)單位部門之間的工作，保證部門間的工作效率。所以辦公室的檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作發(fā)展的重要方向之一，是提高管理工作的重要內(nèi)容。

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