淺談大數據背景下的檔案管理及價值提升

李茂

【摘要】隨著我國科學技術的不斷進步，大數據時代已經到來，在大數據背景下的檔案管理工作也應得到相應的重視，目前在進行檔案管理的過程中還存在不少問題，如果要進一步做好檔案管理工作，就需要檔案管理人員及時轉變管理方法，推進檔案的信息化建設，有效保護與利用檔案資源。本文主要研究了大數據背景下的檔案管理及價值提升問題，希望可以提供一些借鑒，進一步促進我國檔案管理工作。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；價值提升

一、大數據的特點

（一）類型繁多

以往的數據管理方法不能處理可變以及異構數據，其中包括地理位置、網絡圖片、網絡視頻、網絡音頻以及網絡日志等，而大數據技術可以對多種數據類型進行處理。

（二）速度更快

數據分析的未來趨勢為速度更快、深度更深，大數據可以為用戶提供更加快速的數據處理服務，對數據進行深入挖掘，為用戶展示數據潛存的價值。

（三）價值密度高

海量的數據蘊含了大量的信息、知識和財富，例如當前十分流行的物聯網，其信息巨大，可以為用戶挖掘數據價值。大數據基礎可以快速以及深入地挖掘信息價值，提升信息的價值密度。

二、大數據背景下電子檔案管理的優勢分析

（一）利于提升效率

采取電子信息形式檔案有助于提升相關工作者的工作效率。利用計算機相關管理系統能夠減輕從事檔案管理方面工作人員的工作負擔，有效提升其工作效率，是現階段檔案管理工作實現現代化發展的必然趨勢。

（二）利于保密存檔

采取電子信息形式檔案有助于保密存檔，當需要對檔案文件進行查閱的時候，無需提供整卷形式的檔案，只需利用智能檢索工具查找自己所需文件即可，不僅能讓查閱速度更加快速便捷，還有效避免了其他檔案資料在查閱過程中被泄露的風險，進一步增強了檔案管理的保密性。

（三）利于查漏補缺

采取電子信息形式檔案有助于對檔案文件進行補漏增缺。對檔案文件進行查漏補缺時，傳統形式檔案管理必須以手工形式進行拆卷、裝卷，而電子信息形式檔案管理只需在相關管理系統中對其內容直接修改即可，十分便捷。

三、當前企業電子檔案管理現狀及存在的問題

對企業單位而言，在對人事檔案相關管理隊伍進行建設的時候，不僅缺乏精通檔案管理相關技術，還缺乏精通計算機相關技術的綜合性人才。企業在進行檔案信息化管理過程中需要計算機方面的技術支持，盡管目前大部分企業都具備檔案管理的信息系統，但是對人事管理方面基礎設備的相關投入不夠，導致現行的技術手段仍相對落后，部分企業甚至還采用傳統的管理模式，檔案優勢無法得到最大化的發揮，給企業發展造成了一定的影響。

目前大部分企業在人事檔案相關管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規范性，經常出現檔案丟失現象或者信息缺失現象。另外，企業在檔案利用及相關評估方面也缺乏合理性，無法體現檔案真正的利用價值。

四、大數據背景下檔案管理的完善措施

（一）重視檔案管理工作

政府部門可以利用媒介宣傳檔案管理工作的重要性，強調它的開發價值，讓各個行業從上到下重視檔案管理工作。各個單位在具體的管理工作中應當及早確定管理的目標，從而讓工作人員有管理方向，遇到問題能夠有方向的解決。另外，各單位之間的檔案管理工作應當互相通氣，多加交流，將別人的長處和經驗為自己所用，在單位內部各個部門應當相互合作，這樣才能做好單位檔案管理的基礎性工作。

（二）合理開發利用檔案資源

現在很多數據開發的公司開發了檔案管理相關的軟件，各個單位可以根據自己業務需要購買適合的檔案管理開發軟件。在使用這些管理軟件過程中還應當有所注意，以求達到信息資源的合理利用。一是要加快組建單位檔案數據庫，整理好的檔案歸檔，確保數據的真實和完整，這樣才能更加系統的管理和使用。二是要將檔案信息進行細化分類，減少日后檔案利用整理的時間，讓工作更加高效。三是檔案信息的使用情況應當公開透明，對高利用率的檔案信息數據進行公開，提升數據信息的實用性。

（三）提升檔案管理工作人員的專業技能

大數據背景下檔案管理工作對工作人員的綜合業務能力提出了較高的要求，需要各個單位進行人才引進和培養。在新時代下，檔案管理工作不再是要求人員數量，而是要求人才的質量。各個單位人力資源部門應當到高校中去招聘一些年輕、專業、責任心強的畢業生，提供可觀的薪酬和優厚待遇，讓他們用自己的專業知識為單位創造更大的效益。

五、結語

綜上所述，想要檔案管理工作在大數據時代挖掘出潛在的價值，需要多方面的努力。要綜合分析發展過程中遇到的問題，提高人們對檔案管理工作的重視程度，轉變陳舊思維，做到與時俱進。要有效利用大量的數據信息，做好基礎工作，確保信息的真實性和準確性，讓檔案信息得到合理利用。要大力培養高素質的工作人員，用他們所具有的檔案管理專業能力創造出更多的利益，做好數據信息的安全防護措施，降低檔案管理工作的風險。

參考文獻

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