政府信息公開情形下檔案管理的問題和改進措施

黃剛

檔案是政府信息公開的重要組成部分，政府信息公開對檔案工作有著重大的影響。政府信息公開使得檔案工作出現(xiàn)了一些新的變化。主要體現(xiàn)在：一是檔案工作的重要性極大提升，公眾對檔案工作的越來越重視；二是檔案部門的認可度得以提升，公眾為了查閱檔案經(jīng)常接觸檔案部門，使得檔案部門在群眾心目中的地位提升；三是檔案資源的信息化程度極大提升，政府信息公開大多涉及網(wǎng)上公開，促進了檔案信息化水平的提升。在此情形下，傳統(tǒng)檔案工作方式和內(nèi)容已與政府信息公開的要求存在脫節(jié)，面對這些問題我們要設法加以解決。

一、信息公開情形下，政府檔案工作存在的主要問題

（一）檔案工作與政府信息公開業(yè)務流程缺乏有效銜接

文件、檔案是同樣一件事物在不同階段的留存形式。在目前情形下，管理方面要始終堅持一體化的原則，政府文秘工作和信息管理部門要與檔案部門保持經(jīng)常性的密切聯(lián)系與合作。然而，我們檔案館一體化管理模式尚處于概念階段，沒有實質(zhì)性發(fā)展，許多部門的檔案歸檔不夠及時，甚至出現(xiàn)了斷裂現(xiàn)象，這給工作帶來了很大不便。處理、制作和公開政務信息能夠借用政務平臺達成較好的銜接，然而，檔案部門的信息資源的整理工作經(jīng)常與政府信息的公開節(jié)奏和內(nèi)容不相協(xié)調(diào)，時常出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，即檔案部門的信息資源分類方式和政府信息公開的分類方式不同，這使后期的信息公開產(chǎn)生了諸多困擾，給公眾對政府信息的理解帶來了不必要的困惑，也導致政府信息公開的效率大大降低，這點亟待通過有效措施打通這一“梗阻”。

（二）檔案工作的監(jiān)督保障機制不夠健全

依據(jù)政府信息公開的相關要求，建立完善的考核、評閱和追責等制度是規(guī)范政府信息公開工作的必要前提，檔案工作要隨時接受有關部門的檢查監(jiān)督。相關制度的建立將更加能夠體現(xiàn)政府信息公開的公平性、公正性、準確性和及時性。由于一直以來的檔案工作慣性與政府信息公開的一些規(guī)則有很多不協(xié)調(diào)之處，傳統(tǒng)的檔案工作更多是對內(nèi)的一些職能要求，在檔案工作參與到政府信息公開工作之后，檔案部門對政府信息公開工作的各種參與、監(jiān)督和保障機制就顯得疲軟，最常見的就是就是檔案法與政府信息公開有關條例的沖突問題。因而，為了更好地配合政府信息公開工作，檔案部門就更加需要建立起能夠協(xié)調(diào)二者的監(jiān)督保障機制。

（三）檔案工作服務水平不高

檔案工作在政府信息公開中起著重要作用，但檔案部門尤其是基層檔案部門，信息資源意識和服務水平亟待提升。政府實施信息公開制度應本著以人為本的原則，應增加政府信息公開力度，盡可能開放信息，對暫時不宜公開的信息要進行合理的解釋，通過這種方式落實公民知情權，增強政府信息公開透明性，使政府信息資源更具現(xiàn)實意義。然而，現(xiàn)階段檔案工作的工作作風還比較落后，檔案部門在工作中仍然處于被動地位。國家雖然按照戰(zhàn)略實施了檔案信息資源開發(fā)作了要求，地方檔案部門也對檔案信息資源的開發(fā)提出了很多方案，但實際很少付諸實施。檔案部門在信息整理上僅僅做一些匯編，缺乏對信息資源的深層次處理，導致檔案部門信息資源開放程度不高，為以后的工作帶來困擾。

二、政府信息公開情形下檔案工作的改進措施

（一）構(gòu)建檔案工作與政府信息公開的業(yè)務流程

檔案部門要自覺開展檔案管理和政務信息公開業(yè)務，合理地將檔案管理與政府信息公開工作緊密聯(lián)系起來，注重與政府信息公開部門的及時溝通，盡量深入了解政府信息部門的工作內(nèi)容，并開展合作。結(jié)合政府信息公開目錄系統(tǒng)，對現(xiàn)有檔案資源進行整合和編目，做到有的放矢，使檔案部門的信息資源與政府信息公開的信息資源相匹配，為以后的公開或查閱等提供方便。同時，加強對用戶信息需求的調(diào)查，對一些有特殊需求的群體或個人進行針對性了解，滿足人們個性化信息需求，這也是一些圍繞用戶的需求為服務宗旨的體現(xiàn)，這樣進一步深化檔案信息資源的整合和處理。

（二）加強信息資源意識，提高檔案工作服務水準

信息資源的建設和服務是檔案工作的主要任務。施行政府信息公開制度后，檔案部門更應充分發(fā)揮自身的作用，堅持服務大眾的宗旨，把保護公民的知情權挺在前面，不斷加快推進這一工作的建設步伐，同時加強檔案信息資源建設，提高檔案信息服務水平和服務能力，積極參與政府信息公開工作。隨著檔案工作的進一步規(guī)范，我們應不斷改進檔案管理工作人員服務的方式，通過多元化、全面的服務改善檔案部門的服務水平，為更多利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，更好地發(fā)揮出檔案的利用價值。加強管理，成立以辦公室扎口的檔案管理機構(gòu)，切實加強對檔案的管理和利用， 由此形成全員參與，全員負責的工作格局，使得檔案服務水平得以提升。

（三）完善檔案工作的監(jiān)督保障機制

構(gòu)建制度保障。完善政府公開信息送交辦法、政府信息公開工作社會評議制度、政府信息公開工作考核制度、政府信息公開工作責任追究制度、政府信息公開工作年度報告制度等。檔案部門應主動接受有關部門對政府信息公開和公眾的評價和監(jiān)督，以期通過評價、監(jiān)督推動檔案工作再提升。建立政府部門評估和監(jiān)督的專項評價指標體系，對檔案工作的內(nèi)容、服務能力和服務態(tài)度進行綜合量化評價，促使檔案部門工作更為嚴謹，檔案部門可以通過分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)和改進檔案工作的不足，同時制定精準化的改進辦法，達到事半功倍的效果。（作者單位為江蘇省常州市金壇區(qū)金城鎮(zhèn)人民政府）