淺談企業檔案管理

孟仰

企業檔案管理作為企業管理的一部分，在企業的發展中具有舉足輕重的地位。新時期、新形勢下，企業的發展對企業檔案管理提出了新的要求。亟需解決企業檔案管理中的薄弱環節，提高認識、強化素質、開拓創新，促進企業檔案管理水平的提高。

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業經濟建設中起到憑證和依據作用，是影響企業經濟效益的關鍵。同時，通過作為企業文化這一隱性文化顯性化載體的企業檔案，可以更好地宣傳企業文化，為企業帶來經濟效益。如何管理好企業檔案，并使其更好地發揮作用，以增強企業建設水平和核心競爭力，是企業檔案管理面臨的一項十分重要和緊迫的工作。

一、企業檔案管理的工作流程和業務活動

檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。主要包括檔案整合收集、科學保管、開發利用三大部分，每一部分下又有一些具體的業務活動，如下圖所示：

二、企業檔案管理的薄弱環節

根據企業檔案管理的相關規定，結合本單位和兄弟單位檔案管理的實際情況，分析了當前企業檔案管理各項業務活動中的薄弱環節。

（一）企業檔案收集

一是歸檔制度執行不力，歸檔意識差。企業檔案管理工作不是檔案工作人員自己的事，而且是整個企業共同的事。雖然企業檔案管理的相應制度完善，但是制度的執行力不夠，企業各部門缺乏配合，歸檔意識差，主動性差，檔案不全、不實、缺乏連續性的現象仍然存在。

二是科技檔案的收集過程中檔案人員參與不夠。勘探、基建、科研、設備等科技檔案沒有做到事前介入、事中控制和事后把關，科技檔案歸檔材料的質量不能得到有效的保障。

（二）企業檔案保管

一是基礎設施設備不符合標準。一些企業對于檔案管理的基礎設施投入不夠，沒有做到庫房、閱檔室、辦公室“三分開”，庫房空間狹小，不符合“八防”要求。現代化辦公設備配備不齊全，部分性能指標達標，不能滿足日益發展的企業檔案管理的要求。

二是檔案實體檢查與修復工作不被重視。檔案材料通常在歸檔整理之后就被束之高閣，無人利用就放置在庫房，沒有進行實體檢查，更談不上檢查出問題后的檔案修復工作。一旦出現蟲蛀和發霉現象，沒有被及時發現，將會使檔案受損，甚至為企業帶來經濟影響。

（三）企業檔案復審、鑒定

一是檔案鑒定組織機構不完備。有些企業沒有設立一個明確的機構負責檔案鑒定工作，有些則是有機構無職能，還有部分企業的鑒定機構在人員調整后更新不夠及時。

二是沒有定期開展鑒定工作。按照相關要求，對已到和超過保管期限或需要調整密級的檔案，須定期開展檔案鑒定工作，但是各企業通常都沒有按照要求開展，檔案鑒定機構形同虛設，導致室藏檔案越積越多，為企業檔案保管工作帶來了不便。

（四）企業檔案編研

一是重“編”輕“研”、重“量”輕“質”。大部分企業的檔案編研工作都僅僅停留在“編”的層面，只有檔案的匯集，沒有在“研”字上下功夫。還有一些企業為了達到“量”的要求，搶時間搞突擊式編研，為編而編，簡單地將原始檔案的數據進行羅列，在“量”上達到了要求卻全無“質”可言，編而無用，應付了事。

二是形式呆板、內容枯燥。大部分企業的編研成果都是通用性編研，如組織沿革、大事記等。在原有模板上依樣畫葫蘆，形式十分呆板。而內容上又與企業的熱點、難點問題脫離，沒有服務于企業經濟建設這個中心，使編研成果形同雞肋。

三、企業檔案管理的建議和思考

（一）提高企業對企業檔案工作重要性的認識

許多企業甚至是一些知名的、在世界上有較大影響的企業對于其形成的檔案都沒有給予足夠的重視。往往是在檔案管理滯后而導致企業蒙受損失之時，才后悔不已，意識到檔案的重要性。因此，提高對企業檔案工作重要性的認識迫在眉睫。

首先需要企業管理者高度重視檔案工作。只有企業管理者重視檔案工作，給予充分的支持，才能夠在基礎設施、組織機構和人員配置上大幅度改善現狀，加大資金投入，為檔案管理部門解決一些自身難以解決的實際困難。其次還需要提高全員的參與意識，要讓企業的每一名職工都意識到企業檔案管理對于企業發展的意義，才能確保檔案收集的齊全、完整，提升檔案管理規章制度的執行力。

要想從根本上解決這一問題已經不是檔案工作人員在企業內部的努力能夠達到的，更需要上級部門相關文件、政策的支持和在全社會范圍內大量的檔案宣傳工作，這項工作任重而道遠。

（二）提高企業檔案管理人員素質

企業檔案管理是一項涉及多種專業和學科，兼具管理性、服務性和政治性的復合型工作，對于檔案管理人員的素質的要求很高。應具備以下幾方面的素質：

一是具有較高的政治素質；二是具有較高的職業道德；三是具有精湛的業務素質。

企業要選拔符合要求的人員從事檔案管理工作，同時通過定期的培訓和學習提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員也要時刻自學、自查、自省，提升自己的專業技能以適應檔案管理的新要求。

（三）開發檔案資源，創新服務形式

開發利用檔案資源，在服務的內容上搞創新。改變以往提供原始檔案的被動服務形式，不拘一格搞活特色編研。結合企業自身的特點，充分開發利用企業檔案資源，緊扣熱點、難點問題，讓檔案編研成果與企業的生產經營相聯系，服務于企業發展，為管理者提供有效的決策依據。

充分利用信息技術，在服務的形式上做轉變。隨著信息技術的發展，企業檔案管理已經迎來了網絡化、開放化的新局面。如何更加主動，更加人性化的提供檔案服務，轉變以往的服務形式，是企業檔案管理人員亟待解決的問題。近些年來，通過信息系統的廣泛和深入應用，已經形成了大量的電子文件信息資源。而電子文件信息資源的利用需要一個專業化的檔案管理平臺，以方便、快捷的獲取所需檔案信息。企業應該加速檔案管理平臺建設，以平臺為依托實現了跨越空間和時間的檔案遠程服務。

創新意識不僅可以表現在開發檔案資源和轉變服務形式上，檔案管理的各項業務活動都需要有創新精神來推動。不被傳統的檔案管理觀念所束縛，通過創新提出檔案管理的新思路、新方法，為勘探開發、生產和科研工作提供有效的保障，讓企業檔案管理大有可為。

一個沒有檔案的企業必然是一個沒有記憶的企業，一個沒有知識沒有智慧沒有身份的企業，一個患有記憶缺失絕癥的企業。企業檔案作為企業經濟效益與企業文化的表現形式，是企業不可或缺的組成部分。企業檔案管理，作為企業管理工作的一部分，必須適應新時期、新形勢下企業發展的新要求。提高認識、強化素質、開拓創新，促進檔案管理水平的提高，企業責無旁貸。（作者單位為大慶油田化工有限公司）