淺談企業(yè)檔案管理

孟仰

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)的發(fā)展中具有舉足輕重的地位。新時(shí)期、新形勢下，企業(yè)的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的要求。亟需解決企業(yè)檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提高認(rèn)識、強(qiáng)化素質(zhì)、開拓創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到憑證和依據(jù)作用，是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。同時(shí)，通過作為企業(yè)文化這一隱性文化顯性化載體的企業(yè)檔案，可以更好地宣傳企業(yè)文化，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。如何管理好企業(yè)檔案，并使其更好地發(fā)揮作用，以增強(qiáng)企業(yè)建設(shè)水平和核心競爭力，是企業(yè)檔案管理面臨的一項(xiàng)十分重要和緊迫的工作。

一、企業(yè)檔案管理的工作流程和業(yè)務(wù)活動

檔案管理是對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。主要包括檔案整合收集、科學(xué)保管、開發(fā)利用三大部分，每一部分下又有一些具體的業(yè)務(wù)活動，如下圖所示：

二、企業(yè)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)

根據(jù)企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位和兄弟單位檔案管理的實(shí)際情況，分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中的薄弱環(huán)節(jié)。

（一）企業(yè)檔案收集

一是歸檔制度執(zhí)行不力，歸檔意識差。企業(yè)檔案管理工作不是檔案工作人員自己的事，而且是整個(gè)企業(yè)共同的事。雖然企業(yè)檔案管理的相應(yīng)制度完善，但是制度的執(zhí)行力不夠，企業(yè)各部門缺乏配合，歸檔意識差，主動性差，檔案不全、不實(shí)、缺乏連續(xù)性的現(xiàn)象仍然存在。

二是科技檔案的收集過程中檔案人員參與不夠。勘探、基建、科研、設(shè)備等科技檔案沒有做到事前介入、事中控制和事后把關(guān)，科技檔案歸檔材料的質(zhì)量不能得到有效的保障。

（二）企業(yè)檔案保管

一是基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不符合標(biāo)準(zhǔn)。一些企業(yè)對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠，沒有做到庫房、閱檔室、辦公室“三分開”，庫房空間狹小，不符合“八防”要求。現(xiàn)代化辦公設(shè)備配備不齊全，部分性能指標(biāo)達(dá)標(biāo)，不能滿足日益發(fā)展的企業(yè)檔案管理的要求。

二是檔案實(shí)體檢查與修復(fù)工作不被重視。檔案材料通常在歸檔整理之后就被束之高閣，無人利用就放置在庫房，沒有進(jìn)行實(shí)體檢查，更談不上檢查出問題后的檔案修復(fù)工作。一旦出現(xiàn)蟲蛀和發(fā)霉現(xiàn)象，沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將會使檔案受損，甚至為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)影響。

（三）企業(yè)檔案復(fù)審、鑒定

一是檔案鑒定組織機(jī)構(gòu)不完備。有些企業(yè)沒有設(shè)立一個(gè)明確的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案鑒定工作，有些則是有機(jī)構(gòu)無職能，還有部分企業(yè)的鑒定機(jī)構(gòu)在人員調(diào)整后更新不夠及時(shí)。

二是沒有定期開展鑒定工作。按照相關(guān)要求，對已到和超過保管期限或需要調(diào)整密級的檔案，須定期開展檔案鑒定工作，但是各企業(yè)通常都沒有按照要求開展，檔案鑒定機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，導(dǎo)致室藏檔案越積越多，為企業(yè)檔案保管工作帶來了不便。

（四）企業(yè)檔案編研

一是重“編”輕“研”、重“量”輕“質(zhì)”。大部分企業(yè)的檔案編研工作都僅僅停留在“編”的層面，只有檔案的匯集，沒有在“研”字上下功夫。還有一些企業(yè)為了達(dá)到“量”的要求，搶時(shí)間搞突擊式編研，為編而編，簡單地將原始檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行羅列，在“量”上達(dá)到了要求卻全無“質(zhì)”可言，編而無用，應(yīng)付了事。

二是形式呆板、內(nèi)容枯燥。大部分企業(yè)的編研成果都是通用性編研，如組織沿革、大事記等。在原有模板上依樣畫葫蘆，形式十分呆板。而內(nèi)容上又與企業(yè)的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題脫離，沒有服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，使編研成果形同雞肋。

三、企業(yè)檔案管理的建議和思考

（一）提高企業(yè)對企業(yè)檔案工作重要性的認(rèn)識

許多企業(yè)甚至是一些知名的、在世界上有較大影響的企業(yè)對于其形成的檔案都沒有給予足夠的重視。往往是在檔案管理滯后而導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失之時(shí)，才后悔不已，意識到檔案的重要性。因此，提高對企業(yè)檔案工作重要性的認(rèn)識迫在眉睫。

首先需要企業(yè)管理者高度重視檔案工作。只有企業(yè)管理者重視檔案工作，給予充分的支持，才能夠在基礎(chǔ)設(shè)施、組織機(jī)構(gòu)和人員配置上大幅度改善現(xiàn)狀，加大資金投入，為檔案管理部門解決一些自身難以解決的實(shí)際困難。其次還需要提高全員的參與意識，要讓企業(yè)的每一名職工都意識到企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的意義，才能確保檔案收集的齊全、完整，提升檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行力。

要想從根本上解決這一問題已經(jīng)不是檔案工作人員在企業(yè)內(nèi)部的努力能夠達(dá)到的，更需要上級部門相關(guān)文件、政策的支持和在全社會范圍內(nèi)大量的檔案宣傳工作，這項(xiàng)工作任重而道遠(yuǎn)。

（二）提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)涉及多種專業(yè)和學(xué)科，兼具管理性、服務(wù)性和政治性的復(fù)合型工作，對于檔案管理人員的素質(zhì)的要求很高。應(yīng)具備以下幾方面的素質(zhì)：

一是具有較高的政治素質(zhì)；二是具有較高的職業(yè)道德；三是具有精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

企業(yè)要選拔符合要求的人員從事檔案管理工作，同時(shí)通過定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員也要時(shí)刻自學(xué)、自查、自省，提升自己的專業(yè)技能以適應(yīng)檔案管理的新要求。

（三）開發(fā)檔案資源，創(chuàng)新服務(wù)形式

開發(fā)利用檔案資源，在服務(wù)的內(nèi)容上搞創(chuàng)新。改變以往提供原始檔案的被動服務(wù)形式，不拘一格搞活特色編研。結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，充分開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，緊扣熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，讓檔案編研成果與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營相聯(lián)系，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，為管理者提供有效的決策依據(jù)。

充分利用信息技術(shù)，在服務(wù)的形式上做轉(zhuǎn)變。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理已經(jīng)迎來了網(wǎng)絡(luò)化、開放化的新局面。如何更加主動，更加人性化的提供檔案服務(wù)，轉(zhuǎn)變以往的服務(wù)形式，是企業(yè)檔案管理人員亟待解決的問題。近些年來，通過信息系統(tǒng)的廣泛和深入應(yīng)用，已經(jīng)形成了大量的電子文件信息資源。而電子文件信息資源的利用需要一個(gè)專業(yè)化的檔案管理平臺，以方便、快捷的獲取所需檔案信息。企業(yè)應(yīng)該加速檔案管理平臺建設(shè)，以平臺為依托實(shí)現(xiàn)了跨越空間和時(shí)間的檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。

創(chuàng)新意識不僅可以表現(xiàn)在開發(fā)檔案資源和轉(zhuǎn)變服務(wù)形式上，檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動都需要有創(chuàng)新精神來推動。不被傳統(tǒng)的檔案管理觀念所束縛，通過創(chuàng)新提出檔案管理的新思路、新方法，為勘探開發(fā)、生產(chǎn)和科研工作提供有效的保障，讓企業(yè)檔案管理大有可為。

一個(gè)沒有檔案的企業(yè)必然是一個(gè)沒有記憶的企業(yè)，一個(gè)沒有知識沒有智慧沒有身份的企業(yè)，一個(gè)患有記憶缺失絕癥的企業(yè)。企業(yè)檔案作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)文化的表現(xiàn)形式，是企業(yè)不可或缺的組成部分。企業(yè)檔案管理，作為企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)新時(shí)期、新形勢下企業(yè)發(fā)展的新要求。提高認(rèn)識、強(qiáng)化素質(zhì)、開拓創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理水平的提高，企業(yè)責(zé)無旁貸。（作者單位為大慶油田化工有限公司）