芻議如何提升企業檔案管理工作質量

羅容

一、企業檔案管理優化措施

當前企業檔案管理存在檔案管理水平不高、檔案管理不受重視、檔案管理人員素質有待提升等多種問題，面對這種情況，企業需要一方面重視生產經營和財務管理等工作服的開展，另一方面提升對檔案管理工作的規劃和變革，進而全面提升檔案管理工作效率和效果。

二、提升檔案管理人員素質，加強對檔案管理人員能力培訓

傳統檔案管理工作主要依靠人工來完成，現代檔案管理憑借現代信息技術和自動化辦公設備實現了信息化管理，這就需要檔案管理人員在掌握檔案管理基本知識和工作經驗的基礎上進一步掌握辦公技術、辦公設備和檔案管理軟件。簡而言之，現代檔案管理工作不會被現代技術和設備取代，還需要檔案管理人員和技術設備高度配合。

首先，要為檔案管理人員提供素質培養和能力養成機會。企業首先要對檔案管理人員的工作能力、專業素養進行系統評估，以此為依據安排檔案管理人員的素質能力培養計劃，使得全體檔案管理人員能夠對企業生產經營各個環節的技術工作和管理工作有深入的了解，對行政管理、會計核算、人事資料內容、運營管理、產品特征和市場營銷各個環節的工作有所熟悉和了解。企業內部應當設置專門的檔案管理部門，并設置專門的領導來負責檔案管理工作，各個部門管理人員應當積極配合，在檔案管理人員接受培訓和學習之后，可以根據其擅長的業務類型分配相應的檔案管理職位。與此同時，企業還要組織檔案管理人員對企業主營業務相關的法律法規、合同管理等相關領域開展學習，循序漸進地拓展自己知識層面，全面提升檔案管理技能和科學文化素養。

其次，要加強符合對檔案管理人員的專業指導。企業檔案管理部門負責人要時刻監督檔案管理人員工作開展情況，引導全體檔案管理工作人員積極地接受專業指導和監督。同時，企業檔案管理部門要對檔案管理工作者的學習進度和其擅長的業務類型進行及時梳理，了解其在檔案管理工作上的學習情況，并定期或者不定期地邀請專業講師開展相關業務講座。企業還要對檔案管理工作能力和工作素質進行評比，構建良性競爭工作環境，積極召開研討會議，對在檔案管理實際工作中遇到的問題進行有目的、針對性地整改，使得檔案管理工作質量能夠在無形之中得到提升。

三、構建信息化企業檔案管理體系

第一，要實現企業檔案信息搜集整理的信息化。企業首先要對自身業務特點、工作模式、傳統檔案信息搜集模式進行整理，自然地將檔案信息收集模式從傳統手工模式轉變為自動化收集、數字化存儲和網絡化管理模式，提升檔案管理工作的科學性，讓檔案管理人員從繁重的事務性工作之中解脫出來，實現人性化檔案服務服務，逐步建立在辦公自動化環境下的檔案管理信息搜集新模式。企業檔案管理部門首先要建立數據庫，引入數據收集和整理相關軟件，實現辦公自動化環境下的文書搜集和文書整理工作，這樣OA系統之中生成的收發文件將會自動、定期地上傳到檔案管理信息系統之內，并自動地完成檔案歸檔程序，建立精確高效的信息傳送機制和交流體系。

第二，要進行企業檔案管理信息系統的完善與開發。企業可以在這個過程中積極地借鑒其他企業檔案信息系統構建過程中的經驗，根據企業自身檔案管理需求和特點設計檢索目錄和檔案分級制度，建立適合企業自身情況的檔案管理信息系統，實現高質量高效率的檔案管理工作機制，實現檔案信息的持久保存。

四、優化檔案評估和利用工作

首先，要提升檔案利用程度。企業要加強在檔案利用過程中的安全管理，了解檔案管理信息系統運行特點和流程，對其中容易存在信息漏洞的地方予以重點關注，在實踐中探索檔案利用過程中的保密機制。企業建立的適用于本企業的檔案檢索目錄能夠以最快的速度和最高的效率進行信息傳輸和信息交流，使得企業檔案和信息資源的價值得到最大限度挖掘，為企業生產經營決策提供更加有力的支撐。

其次，要優化檔案管理評估工作。企業需要針對檔案管理工作制定完善的檔案管理制度，配備相應的歸檔規范、保密制度、借閱制度、安全應急處理預案、材料歸檔范圍固定、分類保管和保管期限制度、OA辦公自動化系統管理辦法等多種配套管理制度，這些檔案管理評估和評價制度能夠對檔案管理工作開展情況進行客觀評判，并給出具有針對性和可行性的工作整改建議。

五、結束語

在經濟社會快速發展的時代，企業需要以更高的效率、更系統的方法和更完善的制度來進行檔案管理工作，從而給企業決策提供更強大的信息支持，為企業形成核心競爭力奠定更好的基礎。企業檔案管理工作一方面要符合企業自身運營特點和發展趨勢，另一方面還要兼顧到檔案管理工作本身的拓展性和前瞻性，需要深入分析檔案管理工作的價值和需要調整的重點，企業檔案管理改革的實踐表明，新時期企業檔案管理工作組需要從完善檔案管理人員素養、建立完善的檔案管理信息化體系、優化檔案利用程度、挖掘檔案價值和信息等方面著手，實現推動企業走向現代化、國際化和信息化發展軌道。（作者單位為四川川匯水電投資有限責任公司）