芻議如何提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量

羅容

一、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

當前企業(yè)檔案管理存在檔案管理水平不高、檔案管理不受重視、檔案管理人員素質(zhì)有待提升等多種問題，面對這種情況，企業(yè)需要一方面重視生產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理等工作服的開展，另一方面提升對檔案管理工作的規(guī)劃和變革，進而全面提升檔案管理工作效率和效果。

二、提升檔案管理人員素質(zhì)，加強對檔案管理人員能力培訓

傳統(tǒng)檔案管理工作主要依靠人工來完成，現(xiàn)代檔案管理憑借現(xiàn)代信息技術(shù)和自動化辦公設(shè)備實現(xiàn)了信息化管理，這就需要檔案管理人員在掌握檔案管理基本知識和工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上進一步掌握辦公技術(shù)、辦公設(shè)備和檔案管理軟件。簡而言之，現(xiàn)代檔案管理工作不會被現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備取代，還需要檔案管理人員和技術(shù)設(shè)備高度配合。

首先，要為檔案管理人員提供素質(zhì)培養(yǎng)和能力養(yǎng)成機會。企業(yè)首先要對檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素養(yǎng)進行系統(tǒng)評估，以此為依據(jù)安排檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)計劃，使得全體檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的技術(shù)工作和管理工作有深入的了解，對行政管理、會計核算、人事資料內(nèi)容、運營管理、產(chǎn)品特征和市場營銷各個環(huán)節(jié)的工作有所熟悉和了解。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當設(shè)置專門的檔案管理部門，并設(shè)置專門的領(lǐng)導來負責檔案管理工作，各個部門管理人員應(yīng)當積極配合，在檔案管理人員接受培訓和學習之后，可以根據(jù)其擅長的業(yè)務(wù)類型分配相應(yīng)的檔案管理職位。與此同時，企業(yè)還要組織檔案管理人員對企業(yè)主營業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、合同管理等相關(guān)領(lǐng)域開展學習，循序漸進地拓展自己知識層面，全面提升檔案管理技能和科學文化素養(yǎng)。

其次，要加強符合對檔案管理人員的專業(yè)指導。企業(yè)檔案管理部門負責人要時刻監(jiān)督檔案管理人員工作開展情況，引導全體檔案管理工作人員積極地接受專業(yè)指導和監(jiān)督。同時，企業(yè)檔案管理部門要對檔案管理工作者的學習進度和其擅長的業(yè)務(wù)類型進行及時梳理，了解其在檔案管理工作上的學習情況，并定期或者不定期地邀請專業(yè)講師開展相關(guān)業(yè)務(wù)講座。企業(yè)還要對檔案管理工作能力和工作素質(zhì)進行評比，構(gòu)建良性競爭工作環(huán)境，積極召開研討會議，對在檔案管理實際工作中遇到的問題進行有目的、針對性地整改，使得檔案管理工作質(zhì)量能夠在無形之中得到提升。

三、構(gòu)建信息化企業(yè)檔案管理體系

第一，要實現(xiàn)企業(yè)檔案信息搜集整理的信息化。企業(yè)首先要對自身業(yè)務(wù)特點、工作模式、傳統(tǒng)檔案信息搜集模式進行整理，自然地將檔案信息收集模式從傳統(tǒng)手工模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊占?shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化管理模式，提升檔案管理工作的科學性，讓檔案管理人員從繁重的事務(wù)性工作之中解脫出來，實現(xiàn)人性化檔案服務(wù)服務(wù)，逐步建立在辦公自動化環(huán)境下的檔案管理信息搜集新模式。企業(yè)檔案管理部門首先要建立數(shù)據(jù)庫，引入數(shù)據(jù)收集和整理相關(guān)軟件，實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文書搜集和文書整理工作，這樣OA系統(tǒng)之中生成的收發(fā)文件將會自動、定期地上傳到檔案管理信息系統(tǒng)之內(nèi)，并自動地完成檔案歸檔程序，建立精確高效的信息傳送機制和交流體系。

第二，要進行企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的完善與開發(fā)。企業(yè)可以在這個過程中積極地借鑒其他企業(yè)檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中的經(jīng)驗，根據(jù)企業(yè)自身檔案管理需求和特點設(shè)計檢索目錄和檔案分級制度，建立適合企業(yè)自身情況的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)高質(zhì)量高效率的檔案管理工作機制，實現(xiàn)檔案信息的持久保存。

四、優(yōu)化檔案評估和利用工作

首先，要提升檔案利用程度。企業(yè)要加強在檔案利用過程中的安全管理，了解檔案管理信息系統(tǒng)運行特點和流程，對其中容易存在信息漏洞的地方予以重點關(guān)注，在實踐中探索檔案利用過程中的保密機制。企業(yè)建立的適用于本企業(yè)的檔案檢索目錄能夠以最快的速度和最高的效率進行信息傳輸和信息交流，使得企業(yè)檔案和信息資源的價值得到最大限度挖掘，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供更加有力的支撐。

其次，要優(yōu)化檔案管理評估工作。企業(yè)需要針對檔案管理工作制定完善的檔案管理制度，配備相應(yīng)的歸檔規(guī)范、保密制度、借閱制度、安全應(yīng)急處理預(yù)案、材料歸檔范圍固定、分類保管和保管期限制度、OA辦公自動化系統(tǒng)管理辦法等多種配套管理制度，這些檔案管理評估和評價制度能夠?qū)n案管理工作開展情況進行客觀評判，并給出具有針對性和可行性的工作整改建議。

五、結(jié)束語

在經(jīng)濟社會快速發(fā)展的時代，企業(yè)需要以更高的效率、更系統(tǒng)的方法和更完善的制度來進行檔案管理工作，從而給企業(yè)決策提供更強大的信息支持，為企業(yè)形成核心競爭力奠定更好的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理工作一方面要符合企業(yè)自身運營特點和發(fā)展趨勢，另一方面還要兼顧到檔案管理工作本身的拓展性和前瞻性，需要深入分析檔案管理工作的價值和需要調(diào)整的重點，企業(yè)檔案管理改革的實踐表明，新時期企業(yè)檔案管理工作組需要從完善檔案管理人員素養(yǎng)、建立完善的檔案管理信息化體系、優(yōu)化檔案利用程度、挖掘檔案價值和信息等方面著手，實現(xiàn)推動企業(yè)走向現(xiàn)代化、國際化和信息化發(fā)展軌道。（作者單位為四川川匯水電投資有限責任公司）