淺議信息技術在學籍檔案管理中的應用

楊班瑪草

[摘 要] 學校的學籍檔案管理是保存重要歷史佐證材料以及學生學籍信息的一項工作，尤其在當前信息化社會發展的影響下，學籍檔案管理工作呈現出了不一樣的形式，將信息技術與管理工作相結合，為學校的檔案建設創造了更有力的發展條件。

[關 鍵 詞] 學籍檔案管理；信息技術；必要性；策略

[中圖分類號] G712 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）22-0243-01

一、在中等衛生職業學校學籍檔案管理中應用信息技術的必

要性

在學校學籍檔案管理中應用信息技術已經成為學校檔案建設發展的必要手段之一，隨著信息技術的廣泛應用，傳統學籍檔案管理方式的弊端逐漸凸顯出來，對于缺乏標準化、規范化、制度化的傳統檔案管理方式來說，信息技術的應用增強了檔案的分類、整理、鑒別、歸檔、核對以及保密等工作的嚴謹性，減少了學籍檔案管理工作的混亂情況，使學籍檔案真實、完整地保存下來，更為查詢信息資源提供了優質的服務。尤其是從當前科學技術的發展趨勢以及教學的改革趨勢來看，數字化、網絡化、信息化已經成為中等衛生職業學校學籍檔案管理建設的趨勢，依托計算機等設備的現代信息技術在對于信息處理以及查找、存儲等方面有著無可比擬的應用優勢，對于提高學籍檔案管理工作的效率來說是非常有效的一種管理方式，在節約人力、物力的同時，便利了學校的學籍檔案管理工作。

二、信息技術在中等衛生職業學校學籍檔案管理工作中具體

的運用策略分析

（一）通過合理運用信息技術實現對學籍檔案內容的有效管理

由于以往的學籍檔案管理工作中存在諸多不足，所以在當前的中等衛生職業學校學籍檔案管理工作中應充分利用電腦硬件設備、互聯網以及服務器等先進信息技術實現對學校學籍檔案的信息化管理，從而有效地提高學籍檔案管理工作效率，確保學籍檔案內容準確性、安全性、有效性和實時使用性等。中等衛生職業學校學籍檔案內容管理基本包含元數據與數據的關系。中等衛生職業學校學籍管理內容是多元化的，因此，對其內容的管理應具備明確的管理目標，而后依據不同內容展開建模、元數據提取以及錄入信息數據和內容，上述四個方面的信息數據有著緊密關聯。通過信息技術管理那些相對繁雜并且具有多層次分支結構的元數據，則應利用可互相聯系的表格進行呈現。另外，利用所構建起的學校學籍檔案管理系統能夠對在線學籍管理系統進行信息資源的整合。詳細地講就是將動態學籍檔案生成模塊放入在線學籍管理系統中，通常情況下采用電子文件、圖片格式，而后從與之關聯的數據庫當中獲取元數據而生成元數據以及電子信息檔案，同時儲存在資源以及元數據服務器當中。

（二）通過合理運用信息技術實現對學籍檔案載體的有效管理

在以往的學校學籍檔案管理工作中通常都是以紙質檔案資料為主，而通過運用信息技術則能夠將紙質檔案信息資料通過電子文檔的形式儲存在計算機硬盤或磁盤以及各種移動存儲設備當中，有效解決了以往紙質檔案在搬運、使用和管理過程中發生破損和丟失等問題。信息化檔案管理實現了對檔案載體形式的革新，并且以電子形式存在的學籍檔案能夠通過互聯網實現實時傳輸。在初次制作電子學籍檔案和管理過程中要重視的幾點：

（1）在將紙質學籍檔案錄入電子檔案時應保證錄入信息和紙質檔案信息的準確無誤、精準對應；（2）應對電子學籍檔案施行嚴密的加密措施，確保電子信息檔案無法被隨意使用和篡改；（3）應做好電子學籍檔案備份工作，將那些有價值的電子檔案以紙質檔案形式留存備份，并將其復制備份到移動硬盤中；（4）當搜集以文字處理技術呈現的電子文檔時，要將文件儲存格式以及屬性標注清楚；（5）當搜集的電子文檔是以視頻或者圖片的形式呈現時，則要注意壓縮算法以及相關軟件。

（三）通過合理運用信息技術實現對學籍檔案使用的有效管理

在中等衛生職業學校中做好學籍檔案管理工作的目的就是為學校管理以及教師和學生做好服務工作。通過信息化檔案管理能夠為學生提供更加便捷的學籍檔案信息查詢、閱讀和調取等服務，同時也為學校自身提供更加高效便捷的檔案資料調取、查詢以及管理等服務。并且，現代化學籍檔案管理應將工作重心放在用戶檢索方面，具體實施為先把電子學籍信息檔案索引編號重新整理和歸檔，而后對用戶展開檢索引導。隨著智能手機和移動網絡的普及，二維碼的使用越來越普遍可將其及時引入并運用到電子學籍檔案管理和使用中來。比如，在電子學籍檔案管理系統中的畢業生身份識別這一模塊，學生只需要輸入自己的學號就能實現身份認證，并且通過數據庫識別生成一個獨一無二的屬于這位學生的檔案信息資料二維碼，如需使用時只需掃描這個二維碼就可以連接到這位學生的相關資料信息驗證頁面上，讓學生對自己學籍檔案的查詢和使用等更加高效便捷。

綜上所述，信息技術為我們的生活、工作、學習帶來了很大的改變，對于學校檔案管理工作來說信息技術提供了無與倫比的技術條件，更是提高工作質量和效率的有力保證。

參考文獻：

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[2]蔡園.探討中職衛校學籍檔案管理改革[J].辦公室業務，2016（19）：144.