新形勢下如何做好辦公室工作

呂建鑫

摘 要：辦公室既表達辦公空間的概念，也表示特定的工作實體。是指揮、控制整個機關工作的中心部門，代表領導處理全局性的問題，在橫向協調中，往往帶有領導性質，體現領導意圖。同時也是信息網絡中心；是溝通上下、協調左右、聯系各方，保證機關工作正常運轉的樞紐；是聯絡上下左右、溝通四面八方的“窗口”，很大程度上影響一個單位的形象。

關鍵詞：辦公室；機關；機構

一、辦公室的分類

單一秘書型辦公室。某某局辦公室，類同于秘書機構。 綜合型辦公室。某某縣政府辦公室，設秘書科、信訪科、行政科、機關管理科。龐雜型辦公室。某某市政府辦公廳，除設秘書、機要、信訪、文印、行政、檔案科室外，還設人事、薪酬等。

二、辦公室的職能

指導職能（傳達、制訂有關政策、制度或文件。包括上級辦公室對下級辦公室的指導）；管理職能（人事、薪酬等）；參謀咨詢職能（收集信息，協助決策）；服務職能（對外對內服務）；協調職能（組織會議，協調工作、事務）；監督職能（督辦，抓好落實）。

三、辦公室工作性質

服務性。最根本特性之一，由辦公室工作的本質決定的。要樹立正確的服務觀念，不失職，不越權，努力提供優質服務；輔助性。從屬、服務于一定的領導機關而進行工作的，對領導工作起輔助性作用。如為領導決策提供信息資料，撰寫文稿、提出建議、處理文件等；事務性。事務繁雜是辦公室工作的重要特性，包括接待、文印等各種具體事務；綜合性。既承上啟下，又聯絡左右；既對內，又對外；大事要參與，小事要處理。俗稱“總管部”；機密性。政策、活動、文件、印章等；政策性。秘書工作的全部內容幾乎都與政策緊密相連；開放性。新時期辦公室工作的一個突出特點。

四、辦公室工作基本原則

實事求是的原則、準確性原則、迅速的原則、保密安全的原則、密切聯系群眾的原則、精簡高效的原則、嚴密科學的原則、協作配合的原則。

五、辦公室基本任務

文書處理；調查研究；督辦檢查；組織協調；起草文稿；信息處理；會務辦理；文印管理；活動安排；大事編寫；檔案管理；信訪接待；機要通信；公務接待；車輛管理；后勤保障；臨時交辦；薪酬管理；1人事管理。

六、領導對辦公室工作的定位和要求

辦公室工作四個特點。重”，地位重要；“苦”，非常辛苦；“雜”，事務繁雜；“難”，難度很大。辦公室工作三點希望。一是要有高度的責任感；二是要高效率開展工作；三是實行高水平服務。辦公室人員做到“五不”。不讓差錯在我手里發生；不讓文件在我手里過夜；不讓事務在我手里延誤；不讓公司因我失誤受損；不讓同事在我這里冷落。

七、做好辦公室工作措施分析

1.做到“五個堅持”。堅持對組織絕對忠誠的政治品格；堅持高度自覺的大局意識；堅持極端負責的工作作風；堅持無怨無悔的奉獻精神；堅持廉潔自律的道德操守。2.突出四個始終。始終圍繞中心開展工作；始終貫徹服務這一主線；始終堅持精益求精要求；始終加強業務素質錘煉。 3.處理四個關系。處理好抓重點和抓全面的關系；處理好抓當前和抓長遠的關系；處理好輕緩與急重的關系；處理好服務與管理的關系。 4.抓好五項重點。抓好制度建設（關鍵）；抓好決策參考（核心）；抓好綜合協調（保障）；抓好文檔管理（基礎）；抓好督辦落實（根本）。5.樹立七種意識；樹立學習意識、服務意識、規范意識、廉潔意識、責任意識、精細意識、安全意識。

八、做好辦公室工作的技巧

做到原則性與靈活性相統一。準確與寬泛、保密與宣傳、迅速與暫緩、謹慎與果斷。做到抓總和抓細節的統一。會議辦理；活動安排；文件審核；座位安排。做到對上與對下的統一。對上級的協調。遵守組織原則，維護上級權威；領會上級精神，回應上級要求；了解上級風格，適應上級習慣；大事請示匯報，小事獨自擔當；學會換位思考，理解上級領導。對下級的協調。加強修養，塑造形象；合理分工，公正用人；維護尊嚴、精神鼓勵。對平級的協調。顧全大局，溝通交流，團結合作，理性競爭，明確分工。對正副的協調。準確定位，領導與被領導關系，集中與民主關系；遵守正副行為規范；健全工作制度，加強個人修養。

九、如何做到履職盡責

“維護公司利益”從細處講就要求。員工盡職盡責，熱愛本職工作。對客戶負責，有強烈的責任感。能充分承擔自己的責任，不做任何與履行職責相悖的事，不做那些有損于企業形象和企業信譽的事，更不做出違背公司利益的事。服從與“被”服從的關系。質樸、簡單、真實的生活，就應當：選擇很積極的面對，選擇有質量的成長。有質量的成長才能持續，有質量的成長才能精彩。毅力比激情更重要。需要我們繼續深入思考的問題。工作信條。低調務實不張揚；埋頭苦干；勤于干事；善于成事。管理理念。以制度管人；依規范管事；按標準辦事。工作機制。凡事皆有標準；凡事有人負責；凡事有人監督；凡事有據可查。辦公室工作理念。言必達理、行必規范。辦公室“辦”事十法。今天的事今天辦；限時的事計時辦；應急的事馬上辦；說過的事記著辦；重要的事優先辦；難辦的事想法辦；承諾的事一定辦；所有的事認真辦；該辦的事必須辦；違規的事絕不辦。以“七個不”為要求。不讓領導布置的工作在我手中延誤；不讓正在辦理的工作在我手中積壓；不讓來辦事的客戶在我面前受到冷落；不讓應傳遞的信息在我手中中斷；不讓各種差錯在我手中發生；不讓各種不良風氣在我身上出現；不讓公司形象在我這里受到損害。