中外企業物資采購管理制度差異比較

尚磊 王樹鋒

物資采購管理制度，是企業經營管理的重要組成，也是成本控制的基礎，其關鍵在于物資需求計劃的提出與確認，物資供貨渠道、采購價格的選擇與確認這兩點，采購合同簽訂、驗收、付款等因問題較少而不涉及。

物資采購計劃確認制度差異

生產部門對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據。物資采購計劃要從生產需求開始，這是國內外企業相同之處，但其后的審核批準程序，國內外企業差異很大，控制效果迥異。

國外企業物資采購管理制度規定：首先由生產部門根據生產計劃或即將簽發的生產通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員根據庫存情況核定采購數量，并經倉儲部門主管簽字后，傳遞到采購部門；第三步，采購部門接到請購單后，審查是否重復采購，以及是否存在其他不合理請購品種或數量等，審核同意后，根據已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并將請購單交資金預算管理部門；第四步，資金預算管理人員根據企業經營目標和資金預算審核請購物資是否在預算之內，審核后再交還采購部門，采購部門方可根據各部門審核過的請購單編制正式采購計劃。

相對而言，本國企業這方面的制度比較簡單：也是先由車間根據生產計劃編制用料申請表，報送采購部門；采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數量，并根據庫存情況審定采購數量，并編制正式采購計劃報主管領導審批。兩種制度的差別首先是業務流程不同。國外企業的制度相對復雜，要經過四個部門審核、批準，有四個控制點；而本國企業只經過兩個部門和主管領導把關這三個控制點；其次是組織機構設置不同。對生產部門請購單或用料申請計劃的審核，國外企業增加了倉儲部門和資金預算管理等兩個完全獨立的部門參與，而本土企業的倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門內的兩個相對獨立機構，倉儲部門不參與計劃審核，明顯處于次要地位。盡管兩種制度控制目的相同，但這些差異對內控落實效果影響卻很大。從內部控制理論分析，內部控制基礎是內部牽制，即一項業務由二個或二個以上的人或部門經辦，其發生差錯和串謀舞弊的機率就會降低。因而，在管理機構設置上要求將不相容職務由兩個或兩個以上部門控制。國外企業將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預算部門負責，國內企業的物資用料申請計劃僅由物資管理一個部門審核，其控制效果必弱。雖然本國企業物資管理部門內部的采購和存儲機構各相獨立，但畢竟同受一個部門管理，有共同的利益交叉，很難避免人際關系和部門利益等因素的影響?？傊?，由于機構設置上的差異，國外企業的內部控制效果明顯優于本國企業的內部控制。

另外，參與部門不同，對控制效果產生的影響也不相同。國外企業規定，生產部門的請購單首先經倉儲部門保管人員審核，相當于本國企業要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是，國外企業是由倉儲部門保管人員來完成，而本國是由采購人員根據保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由采購人員間接負責，最終效果差別很大。如本國企業庫存一般都存在積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應是采購計劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關系不大，所以保管員并不會積極主動地去清理，而國外企業要求倉儲部門保管員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資產生，這很值得本國借鑒。

采購渠道和價格選擇的制度差異

采購渠道和采購價格的確認，是物資采購控制的重中之重。它直接影響到企業的經濟效益，因而無論中外企業都將其作為關鍵控制環節。

國外企業規定采購部門應根據市場情況和以往的業務往來，建立供應商資信情況信息庫，或通過中介機構查詢有關供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應商索取采購物資的價格和質量指標，比較不同供應商所提供資料，選擇最有利于企業生產和價格最合理的供應商。對于評選供應商，多數企業還會成立一個專門委員會，集體研究決定。選定供應商和采購價格后，采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同，但還須將定貨單副本交由請購部門（車間），證實定單內容符合他們的要求，同時還要將定貨單副本送收貨部門，以便驗收時使用。而本國企業在采購渠道及價格確定方面，雖然一般也要求進行比價或招標，一些單位也設置了專門的崗位或部門負責監督，但實際上還是主要由采購人員和主管領導審定，比價或招標多流于形式。

兩種制度差異顯而易見：國外企業強調集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。而本國企業選定采購渠道和價格的決策中，強調主管領導的作用。兩種制度體現了管理理念上的差別，反映出本國企業人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產生個人行為。當然，這種觀念也有其客觀因素，就是本國的市場不規范，依賴采購人員和領導個人的經驗較多等；另外，國內外企業物資采購管理制度還存在對業務記錄資料要求的差異，國外企業很嚴格很規范，要歸檔備查。本國企業則不然，記錄資料是為應付檢查而準備，雖規范但欠真實。

總之，本國企業物資采購管理制度與國外企業內部控制相比，還有明顯差距，國外企業內部控制更完善、更科學合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進做法，值得本國認真借鑒。希望能將其與本國的實際情況有機結合，創建具有本土特色的物資采購內控制度。