電子發票對財務工作的影響

巴寧 王璇 杜博為

[摘要]隨著信息技術發展，電子發票的普及為經濟管理活動帶來了極大的便利。在享受快捷便利的同時，電子發票重復入賬、難以與現有系統集成、電子發票的信息泄漏等問題很容易給企業造成不利影響。針對一家具有推廣條件的Y互聯網公司進行調查研究，發現較高的人工成本和低效率的財務工作已成為制約公司發展的一大瓶頸，通過分析電子發票的發展狀況和優勢，以及對財務工作者的影響，提出在該公司推廣應用電子發票的建議。

[關鍵詞]電子發票；財務工作；推廣策略

[中圖分類號]F275；F812.42 [文獻標識碼]A

電子發票是“互聯網+財務”以及發票形態和企業服務管理方式變革的產物。作為一種新興事物，一般來說，電子發票是指在經濟活動中開具、收取的以電子形式存儲的收付款憑證。2015年，國家稅務局正式發布公告，明確電子發票應用范圍，為電子發票未來普及提供了制度支持。但就企業角度看，電子發票的推廣和普及還存在很多困難，企業要及時更新軟硬件設備，并且提高財務人員的素質。

1 電子發票的發展狀況和優勢分析

1.1 電子發票的發展狀況

伴隨互聯網技術不斷地在財務領域被應用，電子商務的快速發展給會計憑證的形式提出了更多更高的要求。我國傳統紙質發票管理模式受到了很大制約，難以適應新興商業快節奏的需求。在這樣的背景下，我國開始逐步推行電子發票管理。2012 年 5 月，國家發改委發布《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，提出建設電子商務示范城市的地區可以滿足電子發票的要求，屬于早期的推廣階段；2013 年 6 月，中國內地首張電子發票在京東商城開出；電子發票試點進入早期擴張階段。在行業方面，從電商、零售到金融保險，再到電信行業；2015 年 12月，增值稅發票系統升級版推向全國。2016 年 1月，增值稅電子發票在全國推出，這標志著電子發票推廣應用進入了一個新階段。

客觀的說，相比于美國和歐盟，我國的電子發票起步較晚，但推廣普及速度更快，推行力度更大，社會接受程度更高。如果把一個事物的興衰發展分成創新者、早期采用者、早期大眾、后期大眾和落后者五個階段，現階段在包括Y公司在內的我國大部分企業，在電子發票方面的發展仍舊處于從早期大眾向早期使用者的跨越階段，且正處于一個比較難以跨越的鴻溝階段。

電子發票有如下兩個亟待完善的方面。第一，電子發票管理相關制度尚不完備，電子發票的法律地位在《稅收征管法》及相關法律法規中尚未被明確。在《網絡發票管理辦法》中有專門針對網絡發票管理的條例，但電子發票管理的有關制度目前尚未制定。第二，電子發票標準尚未完全統一。電子發票作為經濟活動證明的原始憑證，必須建立統一的格式標準。既要國內統一，又要參照國際標準，符合國際商務貿易發展的要求和通行會計準則，更加利于企業進一步走向世界全方位的開放。

以Y公司為例，現階段Y公司對于電子發票的管理仍舊處于原始狀態，公司沒有云端的存儲解決方案，只是用原始電子表格登記已經登記入賬的電子發票，無法實現批量電子審核、無法多點位同時錄入發票因為容易產生重復入賬的情況、需要轉化成普通發票之后才能與現有系統集成、發票上的商業信息可能被泄露等問題，極易給企業造成不利影響。在這樣的原始的狀態下，Y公司作為一家集成多項業務的互聯網公司，開出的發票和接受的發票存在很多格式不統一的現象，單一的識別系統已然不能滿足需求。

1.2 電子發票的優勢分析

首先，采用電子發票能大幅提高票據在企業、客戶、供應商之間的流轉效率。依托于傳統郵政系統的紙質發票，陳舊的物流系統加之地區不確定性讓企業失去了對發票收到時間的可控性。

按照國際慣例，付款行為一般是發生在取得發票之后，對于奉行現金為王的現代企業來說，失去了對收票時間的控制也就失去了部分應收應付賬款的控制力。此外，物流失誤對發票傳遞造成不利影響的概率可以被大大降低。在企業ERP 系統中，供應商可以提前預知客戶的需求時間和需求量，提前做好產品調配和物流的準備。以此可以避免頻繁發送采購訂單和核對采購訂單，發貨單可同銷售發票同步流轉，一方面降低人力物力成本，一方面提高企業效率提升企業競爭力。

其次，電子發票可以和經濟活動的完成實現零時差。相對傳統發票的復雜處理流程，電子發票資料全面網絡信息化集中處理，節約了企業內外傳遞時間，能有效提高企業的賬務處理效率，及時地甚至是實時地給企業經營者決策提供更有效的業務數據支持。推廣電子發票以后，通過軟件可以直接從電子發票里智能選用必要信息記錄經濟活動的發生，免去了財務人員一系列瑣碎重復的手工工作浪費的時間，滿足財務信息傳遞時效性要求。

第三，便于統一供應鏈上的各個企業業務往來憑證證明格式，尤其是利于企業之間的發票傳遞。電子發票使企業的業務更加規范也使得整個行業變得更加規范，其具體體現在購銷關系和納稅關系兩個方面。規范納稅人納稅行為，降低企業財務工作成本，允許企業在合法范圍內避稅，但并不是通過不開、虛開、代開發票的違法手段實現。一方面，電子發票的使用可以讓納稅人實時在線領購、開具、傳遞發票，方便快捷；另一方面，稅務部門可以隨時監督企業的日常生產經營，有效地遏制企業偷稅、漏稅的行為，降低納稅成本。

2 電子發票對Y公司財務工作的影響

2.1 對Y公司財務制度的影響

從企業戰略來看，發展擴大必然伴隨更多的財務工作需求，龐大的財務體制會拖累財務工作效率，Y公司財務人員增長速度明顯超過業務量增長速度。人員數量必須加以限制，所以從制度上提高運行效率非常必要。財務體制通常應該服務于管理體制，并隨之變革而適應。

Y集團財務部門存在這樣的抉擇：集權化，下屬企業就無法擁有法人地位，實質上成為了集團的附屬分部，集團內部公司區分被淡化成部分，服從管理和財務的“統一領導”；分權化，子公司擁有財務制度獨立權，集團公司控制協調難度增加，業務能力不同導致上下財務效率不同，內部財務管理水平參差不齊。

但在電子發票環境下這種上下級財務不平等的原則就可以被很好的避免。Y企業有兩個選擇：分散化或者是集中化管理。在分散化體制下，下屬企業需要實時進行核算，進行開票收票業務工作。在集中化體制下，開票業務都集中在地區總部或者是省區分布，下屬分布無需進行發票的核算，只需要實時地接收上級分部實時傳輸的電子票據，并進行賬務處理工作即可。集中化的處理方式可以簡化分部的財務工作，利于整體業務的管理，同時也利于稅務部門和審計部門開展工作。

2.2 對業務處理流程的影響

傳統的財務工作完全依托于單據來實現并作為工作的起點，具體來說是根據有關經濟業務的單據來填制記賬憑證，記賬、核對最后編制報表。然而隨著電子發票的普及推廣，電子會計檔案正在逐步取代甚至縮減傳統的工作流程。財務人員的工作不僅被局限在“憑單入賬”，一切和發票實物流相關的工作將被互聯網取代，磁盤數據變成“云數據”。財務工作變成網絡在線方式、在線報告、在線審核、在線信息分布等方式，任何財務信息都可以直接從網絡上獲得，并能真正地實現網絡無紙化辦公模式。

例如在Y公司，一張紙質發票報賬流程可以分為電子流和實物流兩部分同步實現，電子流主要有報賬員報賬、掃描員掃描、審批人審批、共享中心主管派工、應付會計審核憑證、出納審核付單、最后歸檔等七步驟；同時實物經歷了掃描、郵寄、匹配、裝訂和歸檔等五步驟。但是在Y公司引進電子發票體制后，僅有電子流沒有實物流，并且主要步驟也從七步驟減少至報賬、審批、派工、審核后付款五步驟。大大減少工作環節，縮短報賬周期，全面支持異地審計和隨時審計，同時可以實現實時財務的目標。

3 電子發票在Y公司深入推廣應用的建議

3.1 制定電子發票戰略發展規劃

未來的財務工作模式，諸如二次記賬或者二次審計等為降低財務重復率的工作將逐步被電算化機器人取代，宏觀的看通過低專業要求和高強度工作來滿足的工作崗位將會消失。企業要在財務人員精通財務工作原理的基礎上，制定長遠的戰略規劃，不斷指導財務人員學習先進的電算化技能，更多涉及管理、審計相關的政策、法規。進一步的，財務工作要和司法工作一樣，施行永久責任制。簡言之，對人的培養必須要趕在對設備的升級之前。

Y企業應該從財務戰略發展層面制定電子發票指導綱要或長期行動計劃，穩步對電子發票施行內部改革。為適應不同業務發展的需要，既要實現在不同空間和地域電子發票的開具應用，又要考慮與現有財務體制和未開發電子發票系統的企業更迭接軌。做好電子發票在各級企業分部的統籌規劃，建議成立企業電子發票推廣小組，主要職責包括對電子發票制度進行軟件設備更新改造，對外應用服務的指導和對內的技術革新。

3.2 一鍵開票系統的設計

所謂一鍵開票系統的設計，就是針對訂單或者是購銷合同一鍵生成并自動交付。消費者通過在線下單和線上線下支付等多種渠道進行采購時，訂單被接受以后進入代開票系統，發票的信息通過服務器傳遞至稅控盤，此時發票數據已經被傳遞至發票的后端服務平臺，系統內生成板式文件和下載授權碼，最后電子發票服務憑條將發票傳遞回企業的業務系統。在這樣一個一鍵開票系統下，Y企業可以以多元化的方式，諸如郵件、短信、APP內含信息的方式將電子發票傳遞至銷售者手中，便于Y企業及時確認業務收入。

3.3 基于區塊鏈技術的研究

當下，區塊鏈技術正在不斷滲透進財務工作，而電子發票系統是實現區塊鏈全民記賬目標的基礎。

結合區塊鏈技術，Y公司可以構建一個包含其上游供應商和下游客戶的具有產業鏈性質的聯盟。在這個區塊鏈中，稅務機關負責區塊鏈制度上的監管，是監察機構，統一制定聯盟的運行標準和標準合約條件。區塊鏈中還可以積極引入擁有稅務機關頒發的稅務數字證書的第三方代理記賬平臺，作為區塊鏈發票的產生者和真偽公允檢驗者。鏈上各節點的使用者和信息共享者，必須按照事先制定的交易規則參與和運行，分布式記賬并生成報表，共同維護區塊鏈秩序。所謂分布式記賬，就是在多個站點、不同地理位置或者多個機構組成的網絡里進行分享的資產數據庫，賬本由所有參與者共同進行更新，可信度更高。

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