高職院校教學秘書隊伍建設的現狀與建議

高萬里

摘要：隨著我國高等教育大眾化的普及，高等職業教育也經歷了“擴容”、“提質”到目前的創新強校，建“一流”高職院校成為眾多高等職業院校的改革目標。教學管理首當其沖也隨著改革的不斷深化在變化著，合理安排教學計劃，按教學規律辦事，在教學管理過程中的指導、協調、統籌都考驗著作為教育教學管理一線的教學管理人員教學秘書的工作素質及專業化水平，它表明了高職院校的教學管理工作已經不再是一個低級的行政工作，而是一項專職專業的事業，需要為之精準服務的專門人才。不再是依靠個人意見和重復現有做法，而是越來越需要專業的知識和專業的人員來認真對待的一項事業。

關鍵詞：教學管理；教學秘書；專業化

我國高職教育經過了“擴容”、“提質”，逐步邁入教育信息化2，0時代。教學管理成了當前教育改革面臨的新挑戰。目前高職院校教育教學管理的理論化程度與系統化水平還處于職工大學及中專轉制為大專階段的管理水平。教學秘書作為教學管理一線管理人員，在教學運行工作中屬于全程監控者，既是教學管理工作的具體組織者，又是具體執行人，還要充當二級學院領導的教學業務助手起到教學管理參謀的作用。然而隨著我國高等教育大眾化局面的到來，院校教學管理的主要精力都集中在人才培養方案的修訂、擴招后學生大量增加帶來的一系列問題，都無暇研究處于教學一線管理人員的工作方法、工作流程、工作效率是否可以匹配院校高速發展的步伐。教學秘書作為教學一線管理人員的代表，隊伍非常不穩定，平均一年就換崗的占大多數，甚至做了一個學期就換崗的也不是少數。即使留下來在教學秘書崗位上工作的人員也往往是因為個人原因無法換崗而被迫繼續做教學秘書工作。

一、教學秘書專業化相關研究

20世紀70年代末，教學管理研究隨著改革開放，隨著高等教育大眾化，得到了質的發展。從1983年教育管理首次作為專業，作為一門獨立的學科在北京教育行政學院開始首次招生，全國才慢慢形成一支教育管理研究專業隊伍。而對于直接從事教育管理一線工作的教學秘書群體的研究始于1984年。鳥成榮提出：隨著高校教學管理手段的不斷規范化和現代化，對教學管理人員的專業化要求也越來越高。教學秘書要很好的勝任工作崗位，必須走專業化建設之路。韋素玲提出：教學秘書崗位不受重視，社會地位、職業聲望、工作強度等都得不到公正的認可，導致教學秘書的自我價值和需求很難得到滿足，從而抑制教學秘書工作的積極性，產生不同程度的職業倦怠和心理壓力，造成學校頻繁更換教學秘書，嚴重阻礙高校教學秘書隊伍的專業化建設和發展。盧耀陽認為教學秘書的組織承諾和自尊感得不到應有的重視，并提出“專業化——強化教學秘書的生命存在”。目前，高等職業院校對教學秘書工作的重要性缺乏必要的認識，還沒有意識到一支專業化的教學管理隊伍對于提高教學管理工作、創新教學改革、落實教育發展政策的重要性。因此，建設一支有專業理論背景的教學管理隊伍，首先要改變對教學秘書工作的看法。

二、教學秘書隊伍結構

本研究由廣東輕工職業技術學院應用外語系教學秘書負責。本研究以2016年高等職業院校人才培養工作狀態數據采集與管理平臺中廣東省80所高職院校的教學管理人員中的教學秘書（共751位）為研究對象。分別對廣東省高職院校教學秘書這個崗位的人員在年齡結構、學歷結構、職稱結構、工作年限等類別中做了闡述和分析。

（一）年齡結構

從表1中可以看出，廣東省80所高職院校的教學管理人員中的教學秘書以女性居多，合計571人，占總人數的76%，占據相當大的工作人員比例。25-40歲的年齡層的女性合計431人，男性131人，25-40歲的年齡層男女比例為1：3，29人。25-40歲的女性在工作中處于旺盛期，但是在家庭生活中卻承擔著比較重的照顧家庭的工作。此年齡層的工作女性容易被家庭工作分心，事業心相比其他年齡段容易產生偏移。

（二）學歷結構

從表2中可以看出，廣東省80所高職院校的教學管理人員中的教學秘書的學歷以大學居多，專科排第2位，研究生排第3位。大學和專科的總人數為606人，占總人數的80.7%。從學歷結構上來說，基本滿足目前高職教育管理一線工作人員學歷要求。因數據中未捉及學科經歷，因此對于多少從事過教育學、管理學專業訓練的人數還未可知。

（三）職稱結構

從表3中可以看出，廣東省80所高職院校的教學管理人員中的教學秘書中未定職稱的人數454人，占總人數的60.4%。中級職稱168人，初級職稱104人。從職稱結構上來說，教學秘書整體職稱不高，從側面來講受到的專業訓練也比較少。

（四）工作年限

從表5中可以看出，廣東省80所高職院校的教學管理人員中的教學秘書工作年限在5年以內的最多有466人，占總人數的62%：工作年限3年以內的人數合計有326人，占總人數的43.4%。工作年限5-10年的人數有266人，占總人數的35.4%。絕大多數的教學秘書工作年限在5年以內，也就是說這項工作的吸引力不足以使年輕人投入工作熱情。

從年齡結構、學歷結構、職稱結構、工作年限四個觀測點可以看出，教學秘書年齡偏低、女性居多、學歷偏低、職稱偏低、專業不集中、工作年限偏低，這樣一支隊伍很難從專業的角度履行自己的職責，專業化水平成為制約這支隊伍成長的“瓶頸”。

三、教學秘書隊伍專業化建設策略

教學管理運行日益復雜和繁重，各種教學信息逐步實現網絡化的同時，對教學秘書的專業要求也日益提高，這些變化導致了教學秘書隊伍建設的技術性和專業性必須提高，教學秘書隊伍的素質狀況和管理水平也將直接影響整個教學管理的過程和質量。因此，提升高職院校教學管理水平，必然要先建設一支專業化的教學秘書管理隊伍。

（一）提供合理的人事管理制度

目前高職院校給予教學管理崗為專業技術崗位的學校很少，給予教學管理崗為教輔部門的也比較少，正常情況下教學管理崗為行政崗。這在很大程度上制約了教學管理人員崗位晉升以及專業晉升的通道。建議學校人事管理部門提供更為合理的人事晉升制度，以保證在教學管理崗位上工作人員的職業尊嚴。

（二）提供科學規范的績效管理

高職院校的教學秘書隊伍的績效成績來自兩個部門，一是教務處，二是二級學院。但是，即便是獲得優秀教學秘書的稱號，也只是微小的物質獎勵。這個獎勵不能對職稱評聘起到幫助作用，不能對職級晉升起到關鍵作用。科學規范的績效管理是通過有效的績效管理，分解學校的年度規劃目標，實現組織目標與個人目標相互協調一致、充分調動員工的積極性、幫助各級部門及員工發現自身的不足、在工作過程中不斷修正方向，并激勵和幫助員工取得優異績效從而實現組織目標的管理方法。建議現行的績效管理中明確教學秘書獲得的獎勵可以在薪酬調整、晉升、獎金分配等人事決策中成為有效績效依據。確保績效管理各項規范得到落實，明確考核對象的績效成績，真正落實績效考核結果的應用，最終在薪酬、晉升等方面得到體現。

（三）提供有效的激勵機制

目前教學秘書群體，最需要的激勵機制是職級的晉升通道和職稱的晉升通道，相比學校中其他專業技術崗位，他們缺乏一個平臺來肯定他們的工作激情。教學秘書崗位評職稱特別困難。第一，基本沒有機會獲得課題立項。沒有課題立項在我國的職稱評審體系中就缺少了一塊最重要的職業資歷。而業務即使做得再出色，也沒有可以表現的機會，甚至無人表揚。第二，沒有相關的職業技能大賽可以展現出色的管理水平。因此，沒有有效的激勵機制可以給教學秘書以清晰的職業發展目標。

（四）提供健全的崗位培訓制度

高職院校教學管理崗位的工作特點就是以老帶新，大規模的崗位培訓幾乎沒有。以老帶新也是走走形式，需要離職的或者調換工作崗位的教學秘書都是著急走人，對工作崗位沒有一絲的留戀。新人來報到都是摸著石頭過河，邊學習邊上崗的居多。排山倒海的工作容不得有喘息的時間，這也是教學管理工作的特點，從開學到學期末，工作一環扣著一環，雖說很多都是重復性的工作，但是因人因事還是不斷變化的。每個環節都不容有錯，錯了就是教學事故。也根本沒有時間靜下心來想想怎樣優化流程，怎樣提高工作效率，怎樣工作創新。因此只有提供健全的崗位培訓制度才能有效地指引教學秘書工作專業化。

1.提供崗前培訓制度

要嚴格遵循“先培訓，后上崗”的原則，組織教務處、二級學院兩級業務培訓，盡可能以最快的時間熟悉教務處和院系各自的工作特點，引導教學秘書以專業的目標來具體對待所從事的各項具體業務。

2.提供教學管理專業提升培訓制度

定期組織教學管理專項業務提升培訓以提升教學秘書專業化水平，培訓時間以及培訓效果計入績效考核成績中。

3.提供教學管理專業理論研究平臺

組織教學管理專業理論研討會，提供教學管理方面的課題、論文寫作等專項指導，引導教學秘書隊伍研究教學管理現象，總結教學管理過程中遇到的問題，從而提高教學管理質量，提升學校教學管理專業化建設水平。

4.提供教學管理學歷晉升培訓制度

教學秘書隊伍普遍學歷偏低，所學專業比較雜，鼓勵教學秘書報考更高學歷的教學管理專業的學歷考試，并在經費上予以支持。建議和專業教師及其他管理隊伍保持同等待遇。

（五）提供教學管理與科研的發展平臺

在學校的科研立項中，很少看到有教學秘書主持的科研項目。究其原因，一個是工作崗位不受重視：另一個是工作繁雜很難靜下心來做研究：還有一個是教學秘書群體普遍具有職業自卑感，感覺專業低人一等，這也是造成職業倦怠的主要原因。建議院校多關注這個群體，把教學秘書隊伍也納入學校科研考核體系中，保持與專業教師和其他管理隊伍同等待遇。

四、結語

教學、管理、科研是立校之本，“有了教育的科學，才會有科學的教育”，相同的是“有了管理的科學，才會有科學的管理”。綜上可以看出教學秘書隊伍專業化建設是一個多方面共同努力的工作。教學管理肩負教學與管理的雙重職能，必然要求教學管理人員既要熟悉教學規律，按教學規律辦事，具有合理安排教學的技能，又要熟悉管理的一般現象，比如在教學管理過程中的指導、協調、統籌規劃的技能。它表明了高職院校的教學管理工作已經不再是一個低級的行政工作，而是一項專職專業的事務。不再是只依靠個人意見和重復已有做法，而是越來越需要專門的知識和技術。那么推進教學秘書隊伍專業化建設就是對高職院校教學管理創新的一個充分肯定。