機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理問題及策略探討

高春雷

摘要：本文以機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理作為主要研究課題，首先分析了機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理存在的問題，而后針對性提出了加強機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理的策略建議，以期為機關(guān)事業(yè)單位提升財務(wù)檔案管理信息化水平提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；財務(wù)檔案管理；信息化

一、機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理存在的問題

1.財務(wù)檔案管理信息化意識薄弱

一直以來，我國機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員并不是十分重視財務(wù)檔案信息化管理方面的問題，而且存在部分人員甚至一些領(lǐng)導干部都不是完全了解財務(wù)檔案工作，只是簡單認為保管檔案不丟失、不泄密，并能應(yīng)付外調(diào)及查檔就是財務(wù)檔案的主要工作，沒必要對其過度關(guān)注。財務(wù)檔案的管理人員大部分都是身兼數(shù)職，而且沒有接受過對檔案知識的專業(yè)培訓，不了解檔案的主要工作，包括管理檔案的要求、檔案的重要性和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等，檔案管理方面的意識薄弱。

2.財務(wù)檔案管理缺乏完整性

在實施會計核算電算化之后，機關(guān)事業(yè)單位并沒有妥善保存其產(chǎn)生的大量新的財務(wù)檔案信息載體，比如電子文檔、程序文件、備份文件等形式的數(shù)據(jù)，所以當軟件進行升級之后，由于版本不同致使之前的數(shù)據(jù)根本不能使用，而且也沒有制定相關(guān)的電算化財務(wù)檔案保護制度，在不同的經(jīng)辦人手中各有財務(wù)數(shù)據(jù)文件，使得財務(wù)檔案歸檔資料極易缺失。

3.缺乏財務(wù)檔案管理專業(yè)人員

對于機關(guān)事業(yè)單位來說，對財務(wù)檔案的相關(guān)信息進行全面的收集與儲存屬于其主要工作之一，卻沒有明確規(guī)定財務(wù)檔案管理工作隸屬哪個部門。由于財務(wù)檔案工作的責任沒有確切落實，造成財務(wù)檔案出現(xiàn)許多問題，包括檔案缺位或錯位等。財務(wù)檔案管理需要制定一套具體流程，包含專業(yè)分類、歸檔、存儲等，但是財務(wù)檔案管理工作的專職管理人員極度缺少，造成一系列嚴重問題的發(fā)生，比如財務(wù)檔案分類不明確、歸檔時間滯后以及經(jīng)常丟失等，給機關(guān)事業(yè)單位帶來了很大的不利影響。

二、加強機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理的策略

1.增強財務(wù)檔案管理意識，實現(xiàn)財務(wù)檔案規(guī)范化管理

為實現(xiàn)財務(wù)檔案的規(guī)范化管理，需要使機關(guān)事業(yè)單位全體職工對檔案管理工作的認識得到提升，改變員工對檔案管理工作的看法。通過積極宣傳檔案相關(guān)法律，鼓勵員工學習，以及舉辦檔案工作的座談會來構(gòu)建檔案工作的良好氛圍。

除此之外，實現(xiàn)檔案信息化管理的重要中間環(huán)節(jié)就是推動檔案工作規(guī)范化、標準化，機關(guān)事業(yè)單位不但需重視軟硬件的建設(shè)，同時還需加強文書的處理，并對檔案進行及時有效的歸檔，這些都是推動財務(wù)檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展的重視措施。另外，單位財務(wù)人員在進行會計核算時，需以既定的格式要求記錄與儲存各類憑證和賬簿，并以科學的會計憑證傳遞程序為基礎(chǔ)，確保財務(wù)檔案能夠及時歸檔，保證其完整性與規(guī)范性。

在進行財務(wù)檔案的整理裝訂時，不但需確保時間的及時性，同時還需分工明確，這主要是因為：其一為避免會計憑證的遺失，通常需安排指定的會計憑證管理人員，以每個月的記賬憑證數(shù)量為基礎(chǔ)，來對其進行定期的整理，并裝訂成一份完成的報告；其二為通過記賬人員來對會計賬簿進行整理和裝訂，通過經(jīng)辦會計來對會計報告進行整理和裝訂，通過各相關(guān)經(jīng)辦人員來對備查類以及各種需歸檔的資料進行整理和裝訂，整理完后再通過財務(wù)檔案管理員來進行整體的歸檔。若財務(wù)檔案已經(jīng)由檔案室保管起來，便不能再隨意拆封，若實在需要拆封使用，則需確保原卷宗的封裝依然完好，同時，還需由檔案室和原經(jīng)辦人員以期進行拆封，使用完后再重新存檔，以明確各自的責任；如果是暫時存放的財務(wù)檔案，需要拆封時應(yīng)向財務(wù)處負責人申請，獲取同意后在指定人員的監(jiān)督下進行拆封，使用完后重新進行歸檔。

2.注重財務(wù)檔案的收集與保存，確保財務(wù)檔案的完整度

首先，為了保證財務(wù)檔案不被篡改和便于了解使用過文件的人員，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)實行電子簽單制度，構(gòu)建完善的財務(wù)檔案管理責任制，把握好電子文件的簽入、簽出以及安全工作。另外，為保證財務(wù)軟件順利升級，使各個軟件得以互相兼容，需提高財務(wù)數(shù)據(jù)儲存的標準性及可續(xù)性。

其次，完整收集財務(wù)檔案。財務(wù)部門需完整的備份各項財務(wù)數(shù)據(jù)及文件，以確保計算機硬件系統(tǒng)損壞后可以及時恢復公司的會計電算化系統(tǒng)，從而降低損失。另外，機關(guān)事業(yè)單位還需將計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲大小以及配套設(shè)備等記錄下來；掌握好財務(wù)軟件的編程語言及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；將財務(wù)軟件所涉及的銷售與維護公司信息詳細的保存，并將財務(wù)軟件系統(tǒng)的相關(guān)說明書放置在統(tǒng)一的位置，以便于找尋。

第三，完整保存財務(wù)檔案。因財務(wù)檔案是由磁性介質(zhì)或者光盤來儲存的，考慮到這些載體所具備的物理特性，在保存這些檔案的過程中需進行備份，即保存雙份，可以通過“AR備份法”的方式來將數(shù)據(jù)備份，并將檔案歸檔時間及操作員姓名標注上去，分別將兩份文檔儲存于不同的位置，以避免地震或火災(zāi)等意外事故的發(fā)生導致整個財務(wù)系統(tǒng)崩潰，無法復原。儲存這些檔案的位置需避開磁場，確保干燥干凈。對于以磁性介質(zhì)儲存的財務(wù)檔案，則需安排人員進行定期的檢查，并將其復制下來，以避免因磁性介質(zhì)損壞所導致的財務(wù)檔案損壞或丟失。

3.提高財務(wù)檔案管理^員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案利用率

對于財務(wù)檔案管理人員，其不但屬于財務(wù)檔案管理工作的實施者，同時也是財務(wù)檔案管理的策劃、執(zhí)行和監(jiān)督者，因此，為了保證財務(wù)檔案管理工作的實行科學高效，檔案管理人員需要擁有完善的檔案知識和專業(yè)修養(yǎng)。在機關(guān)事業(yè)單位工作的財務(wù)人員，對財務(wù)檔案的整理、編碼、歸檔以及儲存，都必須遵循會計流程進行。除了具備專業(yè)知識外，財務(wù)檔案管理人員還要熟練現(xiàn)代信息知識技能，鼓勵財務(wù)檔案管理人員積極參加業(yè)務(wù)培訓，不斷提升自身的管理水平，與此同時，也要對檔案管理人員的職業(yè)道德培訓加以重視，定期教育本企業(yè)負責財務(wù)檔案保管的人員，這不是一般的上課形式，是為了使他們在一定時期內(nèi)，能快速增強自己的專業(yè)能力，豐富其財務(wù)檔案管理的工作經(jīng)驗，從而更好地管理財務(wù)檔案，提高工作效率。

機關(guān)事業(yè)單位還可以從高等院校應(yīng)屆畢業(yè)生中挖掘高技術(shù)人才，吸引他們到本企業(yè)擔任信息化財務(wù)檔案管理專門人員，比如那些對現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術(shù)、財務(wù)核算業(yè)務(wù)和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才。還可以與當?shù)卣呢斦块T和稅務(wù)部門相互合作，共同對財務(wù)檔案信息化管理專業(yè)人員進行再教育，灌輸最新的職業(yè)道德知識，使得他們能自發(fā)的形成遵紀守法的思想。

通過以上論述可以得出，在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的高科技時代，要想促進檔案管理發(fā)展，必須做好數(shù)據(jù)挖掘和整理，完善財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和財務(wù)檔案管理決策系統(tǒng)建設(shè)，將相關(guān)人員的信息化素質(zhì)不斷加強，只有這樣才能為經(jīng)濟發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。