關于完善出版社內部控制體系的思考

傅玲

摘 要：隨著近年各家出版社轉企改制，出版社逐漸步入市場經濟的時代，完善其內部控制體系，加強內部管理，規范工作流程，合理控制費用等問題尤為突出和重要，本文對如何完善出版社內部控制體系提出了諸多思考，以實現科學管理、防范風險、企業社會效益和經濟效益雙豐收的目標。

關鍵詞：出版社；內部控制；體系

一、出版社內部控制的重要性

隨著近些年來全國各家出版單位競相轉企改制，逐步邁入市場經濟的大潮，如何在競爭無比激烈的市場中站穩腳跟，進而獲得轉型成功，使得加強出版社內部控制，特別是資產、財務的控制，顯得尤為緊迫和重要。

出版社應該增強全員內控制度認知，亟待加強內部控制體系建設工作，建立、完善內部控制組織、制度體系和監督評價體系，在原有基礎上結合生產經營管理實際情況對組織架構、人力資源、安全生產、質量管理、物資采購等方面，構建一套嚴密的職能控制體系。使公司各部門、各崗位互相制約、協調，保證公司資產、財務信息的準確性、真實性、有效性、及時性；保證對公司員工、工作流程、物流的有效的管控；實現對公司經營活動的有效監督，為出版社高效、有序的發展打下堅實基礎。

二、出版單位內部控制體系存在的問題

我國出版社原來屬于事業單位性質，普遍缺乏對內部控制的重視，經營管理方式仍習慣于傳統的計劃經濟模式；還有一部分出版單位雖然較重視內控制度的建設，但是因為內控制度方面存在不合理的設計、執行落實不力等情況，都導致出版社無法實現高效發展。

1.亟待建立風險評估機制

出版單位由于歷史原因，對于來自內部和外部的不同風險評估缺乏重視，風險規避的能力比較弱。有些出版社缺乏健全的內部稽核、審計的機構、督查范圍窄，實效低；還有些出版社雖然設立了審計機構，但是內部審查流于形式，在運行中不能有效發揮監督、評價的職能作用，導致問題不能及時被發現，或發現不能及時糾正。

2.費用超預算，資金管理混亂

出版社不太重視預算管理，沒有對全年工作進行詳細規劃。在預算編制工作中，粗糙簡單、流于形式，在執行項目控制標準、過程中沒有相應的監控手段，特別是有些企業的項目，執行過程中隨意追加預算，審批過程不嚴謹，預算資金用在企業經費的補充上，使費用預算管理喪失了應具備的權威性，也給企業資金運用造成了很大的壓力和困難。

3.缺乏市場應變能力

某些出版社沿用計劃經濟環境下出版圖書的觀念，缺乏對市場經濟的預見性和適應性，管理未能跟上時代的步伐，工作流程設計不科學、處理問題不及時，長此以往，使得圖書周轉滯后，庫存積壓嚴重，應收賬款增加，極其單位的經營活動十分不利，造成極大的風險。

三、關于出版社完善內部體系的思考

出版社內控體系主要包括發展戰略、公司治理、人力資源、編輯管理、全面預算、投資管理、資金營運、資產管理、財務報告、印務管理、發行管理、內部信息傳遞、信息系統等方面，內部控制管理制度的健全對于企業的決策及執行等各方面尤為重要，能降低企業風險，加快實現經營管理目標。

針對出版單位內部控制體系存在的普遍問題，本文認為應該依據企業經營的實際情況，對內控制度進行切實可行的完善，進一步明確各崗位、各部門的責、權、利，增強制度的可操作性，避免內控管理失效，便于整體管控運營。

1.提高全體員工對內控的認知，加強公司內控制度建設

公司內部控制環境主要是由企業的經營者認識決定的，企業經營者的管理理念和水平亟待提高，關鍵要讓內部控制制度的重要性和必要性深入他們的認知，才能發揮企業內部控制制度的作用。企業內部控制管理涉及企業生產經營管理全過程，是由企業全體員工來共同維護的。加強職工的道德修養和培訓教育是內控制度實施的保證。其中注重財務管理工作人員專業知識的學習，提高財會人員的素質，在內部控制制度體系中尤為重要，對內控制度的具體落實起關鍵作用。可建立職責追究機制，對財務管理出現的問題支出實時監控，追究有關人員的相應責任；可運用培訓、考核的方式，對財務管理工作人員知識掌握情況與專業素養進行培養，對考核結果不合格的人員進行調崗或辭退，打造專業性更強的財務隊伍。其次，對企業其他崗位人員的內控教育亟待加強。內部控制要更有實效，必須企業全體員工的觀念正確，因此需定期對職工進行內控知識的培訓，不斷提高員工對內部控制制度的認知，促使企業有效落實內部控制。

2.制定、健全內部審計以及風險評估機制

監督對企業內部控制各方面進行監督，及時反饋解決內部控制過程中發現的漏洞和隱患，促進內部控制目標的實現，嚴密保障出版社內控制度，是內部審計的主要任務。因此出版社應依據本單位的經營規模和具體情況，制定、健全企業內部審計制度以及風險評估機制，在有條件的情況下設內部審計部門，指派專職的審計人員，對內部控制制度的執行情況，管理中的薄弱環節，進行檢查監督，從制度和機制上幫助企業發現、解決問題，同時充分與外部稅務、審計部門進行溝通，結合內部與外部監督，進一步完善出版社內部控制制度的目標。此外，出版社還可定期委托外部會計師事務所對企業展開內部控制評價測試，加強、規范企業內部管理。

3.加強內部控制，強化資金、資產管理

（1）預算管理是出版社類單位財務管理工作不能缺少的關鍵部分。出版社要制定預算管理制度，嚴格落實預算編制管理機制，提高對財務預算管理的重視程度，保障預算編制的合理性，準確把握資金流向，要把績效、津貼和各項補貼等費用支出全部納入預算管理；建立專項資金預算管理制度，對各項專項資金運用單獨建賬，嚴格把關，防止資金流通漏洞；辦理采購與付款、銷售與收款、成本費用、工程項目、人力資源、資產購置與維護等各項業務和事項，均需符合預算要求。如有超預算事項發生，及時向上級預算管理委員會提請調整預算。嚴格控制執行未經批準的預算外支出，確保預算工作全面切實的執行，從源頭上防范違規違紀行為的發生。

（2）所有資產（含廢舊庫存圖書）的采購、維修、處置、報廢、捐贈等行為，均嚴格按照企業《資產管理辦法》以及《“三重一大”決策制度實施細則》，組織召開企業領導班子會集體討論決策，并嚴格按照事前審批報備、入庫驗收檢查、審核入賬登記、定期組織盤點、報批處置報廢等工作流程執行。

（3）逐步構建資產集中采購機制，加強對資產的統一管理。增強資金管理，強化財產管理機制。嚴格規范出版社的物資采購、領用、銷售及固定資產的購置及日常管理上的操作流程。

資產的購置往往需要占用大量的資金，投資回收期限也比較長，給企業的生產運營所帶來的影響也是比較深遠的。因此，應當逐步構建出一整套科學完備的資產集中采購機制。出版社需建立一套科學的資產集中采購機制，合理編制采購計劃，并保證其在資產購置活動中嚴格執行，從而達到降低企業的采購成本，使企業資源的優化配置得以有效實現。

日常管理中，出版社從源頭上防范出現固定資產流失，要加強固定資產管理方面的內部監督控制機制，首先要讓企業全員參與固定資產管理，樹立全員內控管理意識。所有接觸、使用固定資產的職工都需進到固定資產使用管理中來。對于部門所有固定資產的變動，應及時做好固定資產表中登記和跟蹤。

固定資產在各部門之間的調用，要做好移交變動手續。在進行維修固定資產時，需填寫維修單，相應人員在維修單上需填寫時間、編號、規格型號以及此次檢修的內容，財務部門依據維修憑證，執行維修報銷工作，同時固定資產管理部門要及時登記固定資產的維修記錄。領用資產時，相關人員需填寫資產領用表，財務部門審核表格后，實時更新資產的總賬和明細賬，達到資產賬實相符。

財務部與資產管理部門至少每半年對固定資產做一次全面的盤點，根據盤點結果編制“固定資產盤點明細表”，核對賬務、實物和固定資產明細表，保證三方面數據一致。出版社可通過定期盤點清查，加強固定資產管理，同時達到控制固定資產管理風險的目的。對于賬實不符的，歷史遺留問題的，厘清責任，解決問題，做好清查工作，集中進行賬務處理，真正做到賬實相符，財務數據真實可靠，固定資產管理有序合規。及時處理不使用的、閑置的固定資產，提高固定資產的使用效率。

4.優化存貨資金的結構，加強應收賬款管理

（1）對存貨的管理，為了降低物流成本，加強物流管理，計算機網絡、大數據云計算信息管理系統正在快速進入各個出版社，這些科學先進的現代科技無疑很大程度地增強了企業競爭力。

出版社在內部控制上要出臺針對性的政策，降低圖書出版行業物流成本。面對出版物供給大于需求，積壓大量庫存無法銷售時，圖書將會出現很大的退貨量，各節點的統一、協調機制在內部控制制度中建立、健全后，可及時給出版社和大型批銷中心提供真實的庫存和銷售信息，降低庫存風險。

（2）在加緊委托代銷商品的催收力度的同時，適度從緊控制賒銷比例，要關注可能出現欠款風險的銷售區域。那些長期積壓的圖書，應適當考慮可以采取報損或低價銷售的策略，合理“去庫存”。

（3）強化應收賬款管理制度，嚴控賬齡，定期調評往來客戶的信用，完善應收賬款管理辦法。建立客戶信用管理制度。客戶信用管理是指對信用交易中的風險進行識別、分析和評估，并通過制定信用管理政策，指導和協調企業內部各部門的活動，以保障應收賬款安全和及時回收，有效控制風險，用最經濟合理的方法綜合處理風險，使風險降低到最小的管理活動。發行部根據業務需要，對客戶信用資料不斷加以調整，消除舊資料，及時補充新資料，及時對客戶的變化情況進行跟蹤記錄。在往來客戶聯系表中，對缺少的往來客戶信息進行補充，更新客戶經營地址，常用聯系人員。增加定期登記客戶在途金額，常規賬期管理，按企業的統一要求對客戶進行A/B/C三級管理，對重點客戶、賒銷客戶的資料進行重點管理，對一次性交易且以現金銷售結算的客戶可了解客戶信用情況，不建立客戶信用檔案。

四、結語

內部控制是出版社經營活動的重要管理工具，故建立一套完善的內部控制體系，加強內部管理、內部監督，控制風險，為出版社創造良好的可持續性的發展環境，是極其關鍵和必要的。

參考文獻

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2.葉江虹.我國企業內部控制現狀探析.管理科學文摘，2007（5）.

3.吳學斌，徐甜甜.中美內部控制比較.經濟視角，2011（02）.

（責任編輯：王文龍）