人事檔案的合理開(kāi)發(fā)和運(yùn)用

張洋

在人力資源管理中，人事檔案是不可或缺的一部分，其不僅僅為企業(yè)在招聘員工，選用人才，安排崗位和提拔干部提供了可靠的依據(jù)，而且還是組成企業(yè)人力資源儲(chǔ)備庫(kù)重要的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用不僅能夠有效促進(jìn)企業(yè)人力資源的工作效率，同時(shí)也能夠更好的促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。本篇論文就針對(duì)企業(yè)人事檔案的開(kāi)發(fā)和運(yùn)用進(jìn)行分析和研究。首先簡(jiǎn)要概述了人事檔案管理的概念以及基本內(nèi)容，其次指出人事檔案的合理開(kāi)發(fā)和應(yīng)用在企業(yè)內(nèi)部管理中的重要性，最后有針對(duì)性的指出提升人事檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中作用的一些有效建議。希望能夠?yàn)榻窈箢愃频难芯刻峁┮恍┓较蚝徒梃b。

一、人事檔案管理概念與基本內(nèi)容

所謂的人事檔案管理實(shí)際上指的就是企業(yè)將人事檔案進(jìn)行收集，整理，保管，鑒定，統(tǒng)計(jì)和有效利用的一系列活動(dòng)。可以說(shuō)人事檔案是在人事管理活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中不可或缺的一部分。其是在人事管理活動(dòng)中形成的，主要反映相關(guān)人員的個(gè)人經(jīng)歷和品德表現(xiàn)。每個(gè)人事檔案都是獨(dú)立存在的，且為各單位準(zhǔn)備考察的文件材料。在當(dāng)前形勢(shì)下，市場(chǎng)在不斷變化，相應(yīng)的人事檔案中所記載的各項(xiàng)資料也在不斷發(fā)生變化，不僅包括以前的個(gè)人經(jīng)歷和品德表現(xiàn)，還加入了一些新的內(nèi)容，比如說(shuō)社會(huì)關(guān)系，業(yè)務(wù)能力，工作狀況等等。正因?yàn)槿绱耍匀耸聶n案的內(nèi)容也應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行升級(jí)和更新。綜合而言，人事檔案管理的主要目的是為了對(duì)相關(guān)人事檔案進(jìn)行有效保管和運(yùn)用。其主要沒(méi)朋友以下幾個(gè)部分，分別為材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。

二、合理開(kāi)發(fā)運(yùn)用人事檔案對(duì)人力資源管理工作的重要性

就當(dāng)前而言，我國(guó)企業(yè)一般會(huì)將人力資源管理分成幾個(gè)不同的板塊，而人事檔案就是其中意義，其在人力資源管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中都有著無(wú)可替代的作用。其在各環(huán)節(jié)中的作用如下所示：

首先，在人力資源規(guī)劃方面，可以通過(guò)查閱相關(guān)人事檔案來(lái)進(jìn)行準(zhǔn)確分析。作為人力資源規(guī)劃而言，其是根據(jù)企業(yè)的組織戰(zhàn)略來(lái)對(duì)人力資源需求的質(zhì)量，數(shù)量和結(jié)構(gòu)。一旦戰(zhàn)略發(fā)生改變，那么企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)也會(huì)發(fā)生改變，自然就需要進(jìn)行職位更替，職責(zé)變化和人員需求變化。而通過(guò)查閱人事檔案就能夠更好的分析當(dāng)事人是否符合任職需求，對(duì)其即將任職的崗位適應(yīng)度和成績(jī)進(jìn)行有效預(yù)測(cè)。

其次，在招聘和選拔員工上也能夠通過(guò)對(duì)人事檔案的分析來(lái)做到有效招聘和運(yùn)用人才。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)每一位員工的知識(shí)，技能，品行等都做了較為詳細(xì)的記錄。這樣通過(guò)對(duì)人事檔案中記錄的分析和研究，可以讓企業(yè)將最合適的人才安排到最恰當(dāng)?shù)膷徫簧稀１热缯f(shuō)，企業(yè)如果內(nèi)部某個(gè)職位發(fā)生空缺，需要在企業(yè)內(nèi)部人員中進(jìn)行選拔任用，那么就可以根據(jù)該崗位的實(shí)際需求來(lái)查閱相關(guān)人事檔案，直接將不符合要求的人員去除，再對(duì)符合條件的人員進(jìn)行也有錄用。可以說(shuō)，合理的運(yùn)用人事檔案，能夠節(jié)省很多招聘成本，讓企業(yè)能夠從自身內(nèi)部滿足各崗位的人力資源需求。

第三，企業(yè)的員工培訓(xùn)中可以通過(guò)查閱人事檔案對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。因?yàn)樵谌耸聶n案中大多數(shù)都會(huì)將員工的培訓(xùn)信息記錄在案，企業(yè)只需要在培訓(xùn)開(kāi)始之前，查閱相關(guān)員工的人事檔案就能夠了解到該員工曾經(jīng)接受了那些方面的專業(yè)培訓(xùn)，如果曾經(jīng)接受過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，那么就可以避免出現(xiàn)重復(fù)。另外將員工參加的各項(xiàng)培訓(xùn)和職位說(shuō)明進(jìn)行對(duì)照，可以找到員工的薄弱之處，今兒安排更適合的培訓(xùn)項(xiàng)目，這樣才能夠和你有針對(duì)性的提升員工素質(zhì)。而且員工在參加了新的培訓(xùn)以后，企業(yè)也要及時(shí)將培訓(xùn)內(nèi)容及相關(guān)成績(jī)加入到其方案中，使人事檔案能夠及時(shí)予以更新，以確保在下次使用人事檔案時(shí)確保其更加準(zhǔn)確。

第四，在員工的績(jī)效考核和薪資福利調(diào)整上，人事檔案也起到很重要的作用。作為績(jī)效考核，其是對(duì)員工工作成績(jī)的一種評(píng)價(jià)。而且這種評(píng)價(jià)和企業(yè)給予員工的各項(xiàng)薪資福利是直接掛鉤的，人事檔案的完整程度會(huì)影響到員工績(jī)效考核的公平性。另外企業(yè)在針對(duì)員工的每一次績(jī)效考核都應(yīng)該有各類唱歌和材料，考核結(jié)果要及時(shí)記入檔案中，以確保每次績(jī)效考核都有據(jù)可查。另外，員工的個(gè)人人事檔案和其薪資福利有重要關(guān)系。任何一個(gè)企業(yè)的新員工入職確定薪資時(shí)，企業(yè)都會(huì)查閱員工的相關(guān)很是蛋糕，從其學(xué)歷，專業(yè)，技能和個(gè)人素質(zhì)等各方面來(lái)考察期是否符合崗位需求，從而確定其薪資標(biāo)準(zhǔn)。另外員工的社保以及相關(guān)保險(xiǎn)待遇申請(qǐng)等等都是基于員工的人事檔案，如果缺錢相應(yīng)的人事檔案，那么這些都無(wú)法及時(shí)辦理。

最后，員工的職業(yè)生涯規(guī)劃也和其人事檔案有重要聯(lián)系。企業(yè)可以根據(jù)對(duì)員工人事檔案的仔細(xì)分析，將員工根據(jù)不同的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行劃分，為各類才才儲(chǔ)備庫(kù)的建立打下良好的基礎(chǔ)。另外企業(yè)的人才庫(kù)和職業(yè)發(fā)展是緊密相連的，其可以明確每個(gè)員工現(xiàn)有的業(yè)績(jī)和知識(shí)技能，職業(yè)晉升之間的標(biāo)準(zhǔn)差距，其能夠讓員工更加努力的去實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)發(fā)展，從而做到對(duì)自己的職業(yè)生涯進(jìn)行有效規(guī)劃。

三、提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用

在企業(yè)的人力資源管理部門，人事檔案一直都受到很大的重視，但由于各種因素的影響，使我國(guó)人事檔案在管理方面存在一定的制約，所以很多企業(yè)的人事檔案管理無(wú)法獲得更好的發(fā)展。也給我國(guó)人力資源管理造成了很大損失。正因?yàn)槿绱耍詰?yīng)該抓住一切機(jī)遇，樹(shù)立創(chuàng)新的人才觀念，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作的制度化，科學(xué)化和規(guī)范化。將各方面結(jié)合起來(lái)，將人事檔案在人力資源管理中的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

（一）合理開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)

作為人力資源管理工作者而言，其需要在整理和運(yùn)用人事檔案過(guò)程中需要跟隨時(shí)代的腳步采用信息化資源來(lái)開(kāi)展工作。可以利用信息管理的理論來(lái)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案信息的分析和研究，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)和利用。使人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單管理轉(zhuǎn)化到現(xiàn)今的研究和開(kāi)發(fā)利用。將人事檔案工作構(gòu)建成人才信息庫(kù)工作。當(dāng)然在人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，一定要注意保護(hù)員工的個(gè)人隱私。針對(duì)可以利用的方面要善加利用，而針對(duì)不能夠?yàn)E用和擴(kuò)散的部分一定要注意保護(hù)。

（二）建立一種科學(xué)以及實(shí)用的評(píng)價(jià)體系

隨著我國(guó)市場(chǎng)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀以及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展需求來(lái)對(duì)員工崗位職責(zé)進(jìn)行合理分析，同時(shí)在發(fā)展的過(guò)程中不斷予以完善。另外，企業(yè)還要根據(jù)自身現(xiàn)狀，來(lái)構(gòu)建整個(gè)企業(yè)的制度化考核機(jī)制，將企業(yè)的考核制度化，科學(xué)化和完善化。對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案工作進(jìn)行科學(xué)化的改革和完善。另外，企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)西方一些發(fā)達(dá)國(guó)家的成功經(jīng)驗(yàn)經(jīng)營(yíng)學(xué)習(xí)和借鑒。將企業(yè)實(shí)際和成功經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，在員工的人事檔案中，加入個(gè)人信用板塊，對(duì)員工的基本信用記錄進(jìn)行增加和更新。這樣才能夠讓員工的工作積極性進(jìn)一步提升，對(duì)于企業(yè)的貢獻(xiàn)度自然也更大。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)的人事檔案開(kāi)發(fā)利用是人力資源管理工作的最終目的，其只有科學(xué)化，合理化的開(kāi)發(fā)利用，價(jià)值才能夠充分的體現(xiàn)出來(lái)。才能夠讓人事檔案管理工作充滿活力。而企業(yè)的相關(guān)管理人員只有主動(dòng)將人事檔案信息資源充分開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能夠?yàn)槠髽I(yè)高層決策提供更多的依據(jù)。總之，只要企業(yè)對(duì)員工的人氣胳膊好進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，才能夠有效的提升企業(yè)的人力資源管理水平，進(jìn)而使企業(yè)的人力資源建設(shè)和效益都獲得提升。（作者單位為江蘇省徐州財(cái)經(jīng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校）