事業(yè)單位干部人事檔案管理工作要點分析

陳蘇

近年來，我國事業(yè)單位的體制改革不斷深入，并對事業(yè)單位干部人事檔案管理工作造成了不小的影響，如何對干部人事檔案管理工作進(jìn)行全方面創(chuàng)新，進(jìn)而適應(yīng)組織人事管理需求，已經(jīng)成為了事業(yè)單位所亟待解決的問題。為此，本文對事業(yè)單位干部人事檔案管理工作當(dāng)前存在的問題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對未來加強(qiáng)干部人事檔案管理的工作要點展開了探討。

事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作是組織人事管理的重要部分，同時也是事業(yè)單位進(jìn)行干部考察的重要依據(jù)，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的今天，干部人事檔案管理工作的內(nèi)容與要求也逐漸發(fā)生了改變，傳統(tǒng)工作模式下的很多問題因此暴露出來，并對事業(yè)單位的長期發(fā)展造成了阻礙。在這一背景下，對于事業(yè)單位干部人事檔案管理當(dāng)前問題以及未來工作要點的研究是非常必要的。

一、當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的不足

（一）檔案管理方法比較落后

由于事業(yè)單位對于干部人事檔案的紙張規(guī)格、內(nèi)容格式等都有著非常細(xì)致的要求，因而干部人事檔案管理工作雖然并不具備太大的難度，但工作內(nèi)容卻是比較繁瑣、復(fù)雜的，同時工作量也非常大，面對這種類型的工作，通常都需要采取專業(yè)、規(guī)范的檔案管理方法，以保證工作效率與工作質(zhì)量。然而在實際上，絕大多數(shù)事業(yè)單位并未意識到這一點，也沒有引進(jìn)、應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法，無論是歸檔整理還是材料加工，都需要由檔案管理人員進(jìn)行，這種機(jī)械性的工作不僅占用了檔案管理人員大量的工作時間與盡力，影響了工作效率，同時還存在著工作強(qiáng)度大、過程枯燥的問題，很容易打擊檔案管理人員的工作積極性，這些對于事業(yè)單位的干部人事檔案管理來說都是非常不利的。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不足

干部人事檔案管理雖然看似簡單，但由于檔案中的干部信息關(guān)系重大，因此在保密性、政治性以及信息準(zhǔn)確性、真實性等當(dāng)面都有著很高的要求，因此在檔案管理人員的選聘任用上，也同樣具有著一定的要求。例如在職業(yè)素養(yǎng)方面，檔案管理人員必須要具備強(qiáng)大的工作責(zé)任感，一絲不茍按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定來執(zhí)行各項工作，而在專業(yè)能力方面，則要具備良好的政治覺悟與判斷能力。但由于很多事業(yè)單位對于干部人事管理工作并不重視，因而在檔案管理人員的選用上也并不嚴(yán)格，使得這一崗位常常由其他行政部門的工作人員兼任或是聘用未經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)的臨時工，這些人員的職業(yè)道德與專業(yè)能力都無法保障，自然也就很難適應(yīng)檔案管理工作的要求。

（三）檔案管理制度不夠規(guī)范

事業(yè)單位干部人事檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，因而為保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實性、規(guī)范性，通常都需要針對檔案管理的各項工作內(nèi)容制定出明確的規(guī)定，但從目前來看，事業(yè)單位的干部人事檔案管理制度顯然是不夠規(guī)范的。干部人事檔案主要包括該內(nèi)部的個人信息，但由于檔案管理制度中缺少具體的填寫要求，因而在很多干部填寫檔案信息時就會出現(xiàn)差異，進(jìn)而對檔案的規(guī)范性造成影響。例如在進(jìn)行個人出生日期的填寫時，很多干部都會按照年月日的形式填寫，但部分干部卻僅填寫了出生年月，而并未填寫具體信息，這樣顯然會給后續(xù)的整理工作增添很多麻煩。目前的檔案管理制度中并未針對這類情況作出明確的規(guī)定，因此修改檔案信息的代價往往比較低，而這也正是導(dǎo)致檔案造價屢見不鮮的主要原因之一。

（四）檔案管理信息化建設(shè)滯后

在信息時代下，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)比較普遍，通過檔案信息管理系統(tǒng)來開展檔案管理工作不僅能夠降低歸檔整理等工作的失誤率，保證檔案管理的工作質(zhì)量，同時還可以代替檔案管理人員進(jìn)行很多機(jī)械性、重復(fù)性的工作，從而降低其工作強(qiáng)度與工作量，并使工作效率得到提升。然而從目前事業(yè)單位的實際情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作雖然已經(jīng)將檔案信息管理系統(tǒng)建立了起來，但對于檔案信息化管理的應(yīng)用程度卻相對較低，不僅檔案管理系統(tǒng)的功能相對單一，同時信息安全防護(hù)方面也存在著很多不足，根本無法將檔案信息化管理的作用充分發(fā)揮出來，而這也極大的阻礙了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理的工作要點

（一）重視檔案管理方法的創(chuàng)新

針對現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作方法落后的問題，事業(yè)單位對于檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新是非常必要的。從整體上來看，事業(yè)單位的干部人事檔案管理對于管理方法的應(yīng)用可以對其他類型的檔案管理工作方法進(jìn)行借鑒，并結(jié)合實際工作內(nèi)容來進(jìn)行不斷優(yōu)化，從而提高工作效率。例如在進(jìn)行歸檔整理工作時，要注意檔案目錄的分類填寫以及頁碼的準(zhǔn)確標(biāo)注，從而保證在查閱檔案或查找檔案信息時能夠更加高效。同時，也要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理專業(yè)知識，重視對檔案室環(huán)境、檔案鑒定等方面的管理工作，例如對于檔案室的溫度、濕度、光照等環(huán)境條件，都要進(jìn)行嚴(yán)格管控，以避免檔案材料的損壞。

（二）完善干部人事檔案管理制度

檔案管理制度不僅是對干部人事檔案規(guī)范性的保障，同時也是對檔案管理人員工作行為的約束，因此在未來的檔案管理工作，事業(yè)單位必須要在當(dāng)前干部人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的完善，并將具體的管理制度落實下去，從而保證檔案管理的工作質(zhì)量與效率。首先，針對檔案收集、轉(zhuǎn)遞、審核、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，都要在制定出明確的工作流程與工作標(biāo)準(zhǔn)，同時對各環(huán)節(jié)參與人員的工作責(zé)任進(jìn)行明確，如干部本人對檔案信息的真實填寫、檔案管理人員對檔案材料的全面收集等。其次，要建立完善的監(jiān)督機(jī)制與糾錯機(jī)制，設(shè)定專門的機(jī)構(gòu)對材料管理的全過程展開嚴(yán)格監(jiān)督，并針對檔案信息造假、隨意修改檔案信息等行為制定相應(yīng)的懲罰標(biāo)準(zhǔn)，從而通過制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行流程來保證檔案管理制度的有效落實。

（三）全面推進(jìn)檔案管理隊伍建設(shè)

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上的問題是比較大的，而要想解決這一問題，則需要從兩方面入手，建立起一支更具專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力的檔案管理隊伍。一方面，必須要設(shè)立正式的干部人事檔案管理崗位，專門負(fù)責(zé)檔案管理的各項工作，同時根據(jù)干部人事檔案管理的實際工作內(nèi)容、工作需求來制定全面的選聘標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理人員能夠符合崗位的各方面資質(zhì)要求。而在另一方面，則要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要從檔案管理專業(yè)理論知識、《保密法》、信息化管理技術(shù)等多個角度對檔案管理人員展開培訓(xùn)，幫助其迅速實現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升，更要注意思想政治教育，保證檔案管理人員能夠具有較高的政治覺悟、正確的工作態(tài)度以及良好的工作作風(fēng)。

（四）加快檔案管理信息化建設(shè)

要想滿足事業(yè)單位檔案管理部門對于干部人事檔案管理工作以及檔案信息的各方面要求，檔案管理的信息化建設(shè)是非常關(guān)鍵的。一方面，事業(yè)單位需要盡快實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，通過計算機(jī)、掃描儀器等相關(guān)設(shè)備與技術(shù)對紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行整理以及一系列的技術(shù)處理，將文字、圖片等各種形式的檔案資料以數(shù)據(jù)化的形式存儲到計算機(jī)之中，并做好備份，這樣一來，就能夠有效避免檔案資料的丟失與損壞。另一方面，還需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)，提供檔案資料查詢、瀏覽等功能，這樣一來，檔案管理工作的效率就能夠大大提高。

三、結(jié)語

總而言之，近年來事業(yè)單位在干部人事檔案管理方面出現(xiàn)的各種問題已經(jīng)比較嚴(yán)重，這對于干部考核等組織人事管理工作是非常不利的，而要想有效解決這一問題，則還需要在未來的檔案管理工作中對信息化建設(shè)、檔案管理人員培訓(xùn)等工作要點進(jìn)行準(zhǔn)確把握與落實。（作者單位為福州市植物園）