圖書盤點的必要性及方法探究

王海倫 王菊花 詹霞

摘要：圖書盤點是圖書館館藏文獻管理的一項常規性的基本且又重要的基礎工作。通過圖書盤點來發現館藏中數據異常的一種重要手段，準確掌握圖書館館藏文獻資源的建設情況，以此來維護書目數據，準確提升圖書館的業務水平和服務質量，進一步發揮圖書館在教學和科研中的作用。本文試圖尋找一種更加快捷有效的方法，為圖書盤點提供便利與可行。

關鍵詞：圖書盤點;必要性;方法

中圖分類號：G251

南昌職業學院圖書館前身是原江西大宇學院圖書館，始創于1993年。一直以來都是以學院所設專業為館藏特色，主要為本院師生的教學及其科研工作服務，綜合性比較強、現代化水平比較高的新型圖書館。

為了迎接高等教育學校專升本教學評估工作的需要，本著立德樹人的思想，學院圖書館全體同仁都具有強烈的使命感和責任感，全力以赴投入到“專升本”工作中去。圖書館經過多年的積累到底有多少家底？數量和質量怎么樣？這是圖書館必須搞清楚的一件事。因此，圖書館應在提高館藏質量形成特色的同時盤點圖書，摸清家底，也是為了進一步了解圖書館的現有館藏紙質圖書的數量和質量，更好地發揮圖書館在教學和科研中的作用。這是一項需要投入比較多的人力、物力、財力才能完成的基礎工作。所以，必須事先周密計劃安排與設計，借助工具采集器進行數據處理才能高效率、高質量完成。

圖書館雖然實行了電腦自動化管理，但是同樣難免出現圖書遺失以及數據處理誤操作等方面的原因，都有可能會出現諸如圖書帳冊、實物、館藏的數據庫等方面不相符的現象，因此有必要對圖書進行盤點，通過對圖書的盤點有助于搞清楚圖書館文獻資源到底有多少“家底”，同樣有助于圖書館文獻資源的管理工作，使文獻資源的流通渠道更加順暢，讓讀者借閱更加方便快捷、從而也提高了文獻的流通率及準確率。

1 圖書采集

1.1 館藏圖書信息采集

圖書館的盤點實際上是對館藏圖書的數量進行清點，清查。通過先進的現代技術手段對現有館藏數據的信息進行徹底的檢查與糾錯，以此來實現館藏數據的完整性、準確性及實用性。具體來說圖書館盤點是以一項以清點、調撥、定位、剔舊等融為一體的綜合性工作，是當前圖書館管理業務中的一個重要環節。

在盤點時安排工作人員在圖書館館藏點對書架上的圖書進行實物逐冊核實，并形成館藏圖書所對應的條碼號（或財產登錄號），這項工作主要是通過利用CCD條碼掃描一起來實現。但由于與電腦相連不便移動，因此，我館采用手持終端是便攜式數據采集器（Portable Data Terminal.PDT）輔助清點圖書，又稱手端機，盤點機，是一種條碼閱讀器。便攜式數據采集器包括中央處理器（CPU）、只讀存儲器（ROM）、可讀寫存儲器（RAM）、鍵盤屏幕顯示器、通訊端口、條碼掃描器、電池等配置。只需把掃描器帶到實體的條碼符號前進行掃描即可，它通常包含了自己的內部存儲設備，并且可以存儲一定數量的信息數據，當信息數據存儲到一定量時可以把這些數據通過數據線傳輸到計算機進行存儲，此時計算機之間的通訊并不會和掃描同時進行，相對獨立。手持的終端通訊端口通常可以和電腦相連接，實現接收或者上傳相關數據，通過程序由電腦編輯后下載到手持終端中，可根據用戶需求來實現相應的功能。便攜式數據采集器還適用于超市、全儲物流、工業生產業的大量使用、也可用于接收訂貨、補充訂貨、銷售、入出庫、盤點和庫存管理以及物流管理等方面。

便攜式數據采集器具有一體性、機動性、體積小且重量輕、高性能、方便攜帶和移動，適合在圖書館使用。便攜式采集器應用于圖書清點，省時、省力、準確高效，起到常規性和基礎性的實際操作使用。單冊掃描條碼，保障館藏數據的準確可靠，確保實物與數據一致，實現圖書盤點、定位、調撥、剔舊的管理。

圖書清點是圖書館的一項常規性的基礎工作，通過清點可發現和糾正多類有問題的圖書，如：一本書兩個條碼，兩本書一個條碼，圖書與書目提供的信息不符，條碼破損或丟失，有條碼無書目數據等。通過采集信息數據可適時準確地掌握當前館藏的相關信息，對出現的問題及時采取有效的相對應的措施。但因清點工作量較大，所需人力物力較大，大多圖書館不進行清點工作。

館藏圖書條碼采集工作由便攜式數據庫采集中“圖書盤點”功能來完成。我館選用的掃描采集器NLSPI850。一個工作人員可在書架掃描條形碼上進行圖書清點，圖書搬運量小，不易出錯。

我館是一館多地的模式，館藏分布地點比較多。根據這種情況，首先，從館藏分布情況及方便讀者借閱等各個方面考慮，先從綜合書庫閉館開始盤點，對于流通量大，借閱多的書庫，放到最后進行盤點。再依次為工具書書庫、第四流通書庫、第三流通庫、第二流通庫。最后對第一流通庫文學書庫、密集書庫、灣里校區、南昌第五中學藏書盤點，將全部的財產都進行圖書清點。盤點時館藏圖書條形碼是唯一的圖書在館內的身份證，也就是說是編目的工作人員在給定每本圖書的數字代碼時，所標識出來的圖形標識符，換言之條形碼有多少個圖書就有多少冊。借助條形碼，以利于編目工作人員管理館藏信息數據，同時也方便了流通部日常進行的圖書的借還工作等。

1.2 集中處理

每一條條碼號均與圖書相對應，在盤點過程中對于沒有館藏信息數據的實物圖書（有實物無數據），進行編目（杜絕死書）或作注銷處理（杜絕帳外圖書都存在）。通過掃描器的“圖書盤點”這個功能來實現館藏圖書條碼采集，這種方法優點是使用便捷、簡單容易操作、清點的效率也比較高。采集器現場只能顯示條碼信息，而不能直觀地獲得相關圖書的信息，很難從從眾多的館藏圖書信息中區分或發現比較詳細的館藏數據，均須在后續工作中處理。

在盤點過程中的操作應注意：（1）掃描圖書時，關注顯示屏幕，條形碼一定是7位數，發現采集器上的數字顯示少于7位時，要清除，再重掃;（2）在掃描過程中，數字添加顯示器上的數字為0時，而添加不是1位時，也要重新掃描;（3）掃描過程中對無條碼，明顯非本館藏的圖書，對條碼模糊或破損，圖書嚴重損壞等情況，暫時剔除下來，待盤點結束后再重新錄入數據庫查找;（4）每掃完一本書的條碼號，儀器就會發出聲音;（5）所有操作可一人單手完成，一只手取書翻頁，一只手掃描條碼，掃描完成的條碼都會存儲在采集器里面自動生

成的一個獨立的文件當中;（6）定量定時按規定任務每人每天完成工作量1200冊;（7）每天統計圖書盤點數據，一是掌握工作量的進展，二是采集器電池要及時充電，保持每天正常工作。（8）清點工作完畢后及時將數據文件導出保存。將采集器里面的信息數據與圖書管理系統里面所有館藏的信息數據進行比對，分析出館藏總量情況和各大類的館藏情況及丟書率的情況。這種方法簡便快捷，最大限度地減少了圖書清點的工作程度。

使用這一方法優點是不僅操作容易、使用快捷，而且清點的效率高。這個過程中采集器顯示的只是條碼信息，對圖書的具體信息暫時不能直接獲得，當然也就不能直接從眾多的館藏圖書信息中區分或發現比較詳細的館藏數據。

2 存在問題

（1）圖書清點時不能及時修改有問題的圖書。因為采集器清點僅僅是通過掃描來記錄圖書的條碼，對出現有問題的圖書數據不能做及時修改，需歸類后分清情況再處理。

（2）清點圖書完畢后進行對比較為復雜，因為多數圖書管理系統只有導入清點后條碼文件的功能，故通過采集器清點后，要將含有條碼字段的文件加入借出館藏數據，在與總的館藏數條碼字段進行關聯比對，查出丟失的圖書館館藏記錄，然后入庫做圖書丟失處理，需要一定時間摸索熟悉。

3 結語

綜上所述，針對圖書盤點工作開展的館藏數據維護是當前比較高效的數據維護方法，可以在某一時期、高效快速地發現異常的信息數據，經編目工作人員對信息數據的分析與判斷，可以有針對性地根據所發現的問題進行批量處理，從而使圖書館的館藏信息數據更加完整、準確，館藏的結構更加合理、明晰。這樣，一方面實現了圖書館自身的發展的需求，另一方面又保證和完善了圖書館的服務質量，學校整體辦學水平也得到了提高。隨著現代科學技術的飛速發展，圖書管理系統的不斷完善和圖書采購管理過程進一步規范合理化、便攜式數據采集器在圖書館的應用將更加廣泛、更加深入，盤點工作將變得更加高效規范有序。

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作者簡介：王海倫（1974），男，中級職稱，研究方向：圖書館學基礎理論;王菊花（1953），女，副研究館員，研究方向：圖書館學基礎理論;詹霞（1974），女，中級職稱，圖書館學基礎理論。