淺述高校職院檔案管理的重要性

曹文娟

摘要：中國當前高等職業教育迅速發展，招生規模不斷擴大，高職園區規劃建設應運而生。各高職院校對于基礎建設經費的投入也是不斷增加。隨著國家、地區相關建設主管部門對于建設檔案管理的要求不斷提高，將產生大量的檔案統計匯總工作。本文就高職院校的檔案管理，分析了普遍存在檔案管理不規范的問題并依托現行的管理要求提出了后續改進的措施。

關鍵詞：高職院校；基建；檔案；管理

一、高職院校基建檔案管理的重要性

高職院校基建檔案管理內容貫穿整個工程項目立項、規劃、設計、招投標、施工、竣工、結算整個階段，反映整個建設過程的真實性，是最直接、最真實的記錄。

基建檔案的價值不僅在于工程項目主體建設階段，對于后期的改建、擴建、維修也起著不可或缺的作用，具備根本性的依據及參考價值。

基建檔案管理具有可追本溯源的作用，基建檔案材料數量多，收集時間長。從立項材料到設計圖紙及施工過程中各項材料的報驗證明、工序報驗等紙質資料到后期全套的聲像材料，都跟隨項目主體存在而持續進行。

二、目前高職院校基建檔案現狀

高職院校對于基建檔案管理的不重視性。高職院校以教學為主，往往容易忽視該項工作的重要性。

基建檔案管理人員的不專業性。一般建設工程施工單位都具備專業的資料管理員，持證上崗。而基建檔案管理人員一般都由其他工程管理人員兼職或離退休人員擔任，未經過專業的檔案管理專業學習。

高職院校大規模基建建設期間，由于建設工程量大，往往會籌建臨時建設組，從不同崗位進行抽調至項目建設竣工驗收為止。對于檔案資料的收集不具備后續性，且由于高職院校不存在辦理房產證的必須性，并未在檔案館存檔，后期在建筑物使用過程中發現檔案資料不全。

三、 檔案管理改進措施

（一）健全基建檔案管理制度，規范基建檔案管理要求

基建檔案要保證其真實性、完整性、連續性，時效性。資料建設與主體建設保持同步，紙質材料與聲像資料同步。凡屬新建、改建、擴建項目，從專家論證、立項、設計資料、主管部門對項目建議書、可行性確研究報告及擴初設計的批復、地質勘探資料，規劃批復、資金批復、監理、檢測、施工招投標文件、合同、施工材料報驗、工序報驗、隱蔽工程驗收、工地例會、會議紀要、竣工驗收、款項支付、監理報告等材料均要求統一編制、歸檔，新建項目項目竣工驗收合格后三個月內歸檔完成，改造、擴建項目竣工驗收合格后一個月內歸檔完成。

（二）重視基建檔案管理，強化人員專業素質

高職院校建設資金基本采用國有資金或者高職院校自籌，資金的使用情況可以從基建檔案上進行有效的反映。重視檔案管理不僅可以作為后期建筑物的增值管理，也便于后期國有資金審計提供有追溯性。高職院校基建檔案管理人員要求專職崗位配備，執證上崗，加強行業學習，與上級檔案管理部門要求保持一致。對于新建工程項目要按規進行檔案資料收集，對于校內建筑物要求向房管部門按規辦理房產證明。為高職院校資產管理部門后期資產管理提供有效的材料證明。

（三）運用現代化技術建設

傳統的基建檔案資料主要采用紙質形式存檔，但不便于信息傳遞、現場翻閱、改擴建修改等情況。在現行的檔案管理過程中可以采用紙質材料與電子形式并存。可通過將紙質材料進行掃描等形式進行信息化管理，以各建筑物進行劃分，既便于專業人員現場對應查看又便于后期改擴建材料管理，對于修改的區域可以在電子圖紙進行修改。并對每幢建筑物進行名牌管理，記錄其建設周期、參建單位、維修情況等與實體情況保持一致。

四、結語

增加管理意識，結合信息化技術，記錄真實有效的過程。才能為后期的建設提供有效的保障。

參考文獻：

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