當前房地產檔案管理的現狀及相關對策

盧冬梅

摘 要：現今隨著我國社會主義的穩定發展，我國的城市建設速度也在不斷地提升，這也有效地促進了我國房地產行業的發展與進步。而在房地產行業當中最重要的工作內容就是檔案管理工作，它是整個房地產行業良好運行的重要部分，由于房地產行業發展速度不斷提升，使得其檔案資料的種類和數量也在不斷地增加，而這給房地產檔案管理人員的工作帶來很大的負擔和調整，會對其整體運行效率帶來一定的影響。

關鍵詞：房地產檔案管理；現狀；對策

1 導言

房地產檔案是指有關行政管理部門對房地產證的登記、交易買賣、房屋拆遷等一系列活動，再經過相關部門的收集信息、整理信息、判定信息形成的能夠反映產權人、房屋狀況和建筑用地情況，并將這些信息通過一定的方式（文字、圖紙、照片、錄像帶等）詳細的記錄下來，作為日后參考的依據。隨著我國的改革開放的深入，人們對居住環境的需求也越來越大，更多的房地產事業應景而生。在這一棟棟的高樓大廈的背后，是一項至關重要的房地產檔案管理工作，這項工作的存在促進了房地產事業的穩健發展，也是房地產事業發展過程中較為重要的環節之一。只有完善的房地產檔案管理，才能穩步促進房地產事業的發展。目前我國市場經濟背景下，房地產檔案管理工作種類很多，也逐漸改良了傳統的管理工作，但是仍舊會存在一些問題。這個無法脫離房地產事業的快速發展所帶來的根源影響。房地產檔案數量較大，并且具有一定的法律效益，對于其中的弊端和風險要做好必要的評估，才能保證房地產事業的穩步發展。

2 房地產檔案管理的現狀

房地產檔案是工作者查考的依據，是房地產生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發展起著多種積極的甚至不可缺少的作用，在房地產業務活動中，經過收集、整理、鑒定等工作，通過文字（計算）材料，圖紙，圖表，圖片資料，音頻錄像帶，視頻資料等保存載體而形成的系統的完成的材料，主要反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況等。房地產檔案形成后，房屋的修建、拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷變化變更，加之房地產的買賣繼承，交換贈與等權屬變更不斷發生，所以必須根據實際情況補充更新新材料，才能保證房地產檔案的真實性和連續性。目前，我國房管機構房地產檔案管理主要包括房地產檔案的收集、整理、保管等工作。

2.1 檔案整理工作

目前普遍采用房地產檔案整理方式，主要是把收集到的各種資料進行科學合理的分類、組合、排列和編目，使之規范化，其內容主要包括檔案的分門別類、整理歸檔、檔案的排列和編制檔案的目錄；按照分類科學、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準確等要求做好檔案的分類和立卷工作。分類之后，工作人員要對不同類別的檔案資料進行立卷，立卷工作的內容包括卷內文件資料的排序，卷內文件目錄填寫，備考表的制作，案卷封面的填寫和案卷裝訂等工作。

2.2 檔案保管工作

按照相關規定，房地產檔案的保管期限分為永久保存、長期保存和短期保存三種，永久保存的檔案包括有重要憑證和長久查考、利用價值的；長期保存的檔案包括在16～50年內具有查考、利用、憑證作用的；短期保存的檔案包括在15年及以內具有查考、利用、憑證作用的。

2.3 檔案收集工作

房地產檔案的收集，是檔案管理工作的根本基礎，是不可缺失的過程。工作人員在收集紙質檔案時，要確保關于房地產的各項諸如產權登記、變更及涉及產權活動的產權文件材料完整性、準確性及連續性，并保證檔案文件材料的形式規格、各項技術指標和驗收標準達到統一標準。感光載體檔案和磁性載體檔案也是房地產檔案重要的組成部分，也屬歸檔范圍內，要根據房地產文件材料形成過程和形式的特點確定歸檔時間，遵循“集中統一管理，維護完整和安全，方便保管利用”的要求，做到隨時歸檔和定期歸檔。

2.4 缺失復合型專業人才

在房地產檔案管理工作中需要復合型人才，不僅需要一定的計算機技術，還需要有專業的房地產檔案管理知識，同時具備一定的職業素養。當前，房地產檔案管理工作發展速度較慢就是因為缺失具備計算機能力人才和復合型人才。

3 房地產檔案管理存在的問題

3.1 房地產檔案管理法制觀念缺失

如果沒有健全的法律法規作為房地產檔案管理的后盾的話，那么房地產檔案管理工作在開展的過程中必然會出現各種各樣的問題。而這些問題的出現就會導致檔案管理無法可依、相關制度無法落實的現象，長此以往就會導致檔案管理出現丟失或者缺損的情況，從而為房地產檔案管理工作的開展造成嚴重的影響。

3.2 房地產檔案工作人員素質較低

工作人員的綜合素質是影響檔案管理效率的關鍵因素。在檔案管理工作開展的過程中，大多數工作人員都沒有進行專業化的培訓，而這些非專業人員采用的檔案管理工作方式也就導致了檔案管理工作缺乏科學性。檔案管理不僅多樣化，工作量還較大，管理方式不科學的話就會因為管理工作過程中的失誤而造成嚴重的損失。

3.3 房地產檔案信息化建設不成熟

信息化、技術化是房地產信息管理所采用的主要手段，這些先進技術手段的應用，已經取代了傳統手工管理檔案的方式。利用信息技術構建完善的房地產數字化信息管理系統，從而實現建立房地產檔案信息化建設的目的。但是由于目前仍然存在著信息化管理模式和手工管理模式并用的現象，從而為檔案信息管理埋下了安全隱患。

4 當前解決房地產檔案管理中問題的有效策略

（1）不斷提升檔案管理人員綜合素質。對于房地產檔案管理工作，不僅僅要制定科學的管理制度，還應該有效地提升檔案管理人員的綜合素質，這是提升檔案管理工作水平的重要部分，所以房地產檔案管理部門必須要重視人員專業能力的培養，不斷提升工作人員的綜合素養以及職業道德，這樣才能真正有效地提升檔案管理工作效率。房地產管理管理部分也應該建立完善的檔案管理隊伍，應對工作人員進行定期培訓，不斷提升工作人員的專業能力和綜合素質，讓工作人員正確認識檔案管理工作的重要性，并掌握更多先進技能和管理策略，從而真正有效地提升檔案管理水平，為房地產企業未來發展奠定堅實有利的基礎。

（2）確保檔案信息檢索體系的科學性。應該建立完善的、科學有效的檔案信息檢索體系，應該對房地產檔案資料進行有效的整理，及時解決和完善其中存在的錯誤問題等，有效保障檔案信息的真實性，還要做好檔案的分類工作，運用案卷號、文號以及分類等形式對其進行分開和增量，并借助先進的網絡信息技術，設計電子檔案部分，防止檔案信息因各種因素的出現丟失或損壞等問題，從而為發揮檔案價值和作用提供有利條件。

（3）堅持與時俱進的理念，建立現代化管理制度。房地產行業當中所涉及的檔案內容和數量是非常大的，檔案類型也多。所以在檔案管理工作當中，應該堅持與時俱進的理念，合理制定房地產檔案現代化管理策略，進而有效地利用檔案資源，真正發揮檔案資源的作用與價值。

5 結束語

總而言之，經過深入的研究房地產檔案管理目前存在的問題后發現，隨著房地產行業的迅速發展，房地產產權登記管理工作在房地產檔案管理工作開展過程中發揮的作用已經越來越重要，為了適應現代社會經濟發展和市場的需要，只有利用現代化、科學化的手段迅速的建立健全并完善房地產檔案管理的相關制度和措施，才能從根本上促進房地產檔案管理工作效率的穩步提高。

參考文獻：

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