檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的建立與應(yīng)用

楊卉

摘 要 檔案是人類的記憶。一份文件從起草到最終進入檔案庫房，它都經(jīng)歷過怎樣的修改、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、辦理過程。這份文件歸檔以后，是一直默默無聞，還是會被人反復查閱。這些看似無關(guān)緊要的數(shù)據(jù)，卻真實地記錄了一份檔案的生命。如果我們能夠獲取并記錄這些數(shù)據(jù)，那么是不是將會更加便捷有效地進行檔案管理？當我們不再關(guān)注內(nèi)容本身的時候，或許能夠看到比內(nèi)容本身更有趣的內(nèi)容。這就是檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺建立與應(yīng)用的最初設(shè)想。

關(guān)鍵詞 檔案管理；信息系統(tǒng)；公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)應(yīng)用

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）209-0106-03

1 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺概述

如果給你一間中小型的檔案室，你會怎么管理？還在使用傳統(tǒng)的檔案信息管理方式嗎？盡管傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)非常成熟：檔案數(shù)據(jù)庫建立完善、電子版檔案存儲進電腦系統(tǒng)、完整的文件批示及所附來文等，你想要的全部都能在檔案數(shù)據(jù)庫里找到?？蔀槭裁茨氵€是會對著電腦屏幕發(fā)呆，悵然若失的對檔案管理人員說，這不是我想要的？你究竟想要什么？

當一份通知、批復或是決定、意見被起草出來，并印發(fā)成為一份格式標準的文件時，它就注定了要成為一份承載歷史的檔案的命運。如果你能通過掃描二維碼的方式得知這份檔案的前世今生，你是不是就不會再對著查閱電腦冥思苦想當時的辦理過程了。檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺就是要做這樣一件事：從一份檔案的出生、登記、辦理、印發(fā)、直到歸檔，記錄下它進入檔案庫房前詳盡的流轉(zhuǎn)過程，盡可能還原給后來查閱它的人。你不僅僅能夠知曉它的內(nèi)容，也能知道它曾經(jīng)去過什么地方，見過什么人，最終交給了誰，去了哪里。這個系統(tǒng)解決的不是“是什么”的問題，而是“為什么”的問題。

檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺是一個基于公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，收納、采集、分析并最終記錄數(shù)據(jù)的管理平臺。該平臺通過公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)建立自己的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而對檔案在公文流轉(zhuǎn)時期的信息進行系統(tǒng)管理的優(yōu)化平臺。從而為查找檔案人員提供更加完整的數(shù)據(jù)支持和流轉(zhuǎn)追蹤記錄。

2 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺技術(shù)基礎(chǔ)

2.1 信息管理系統(tǒng)軟件

信息管理系統(tǒng)軟件是基于辦公自動化系統(tǒng)（OA，Office Automation）的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是對采集來的數(shù)據(jù)進行處理，以轉(zhuǎn)換成為有用的信息。其最終目的是將計算機數(shù)據(jù)處理成可識別的信息結(jié)果。例如我們可以在文件最初的生成階段采用條形碼技術(shù)將文件初始擬稿人數(shù)據(jù)寫入，隨著文件的修改、流轉(zhuǎn)到最終印制、分發(fā)，在這個過程中通過信息管理系統(tǒng)掃碼的辦法不斷地增加新的數(shù)據(jù)寫入。由此便能夠在文件流轉(zhuǎn)的過程中及時追蹤文件的去向以及辦理進程。當這個文件完成了使命辦結(jié)歸檔以后，我們依然可以通過信息管理系統(tǒng)軟件進行掃碼查詢，并將查詢記錄進行數(shù)據(jù)寫入。根據(jù)查詢數(shù)據(jù)情況建立檔案查詢數(shù)據(jù)庫。當數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)積累到一定階段，可以采用在大數(shù)據(jù)分析樣本結(jié)果。根據(jù)分析結(jié)果得出哪類文件查詢次數(shù)高，而哪類文件查詢次數(shù)少或極少。從而進一步優(yōu)化檔案保管期限的選擇。

2.2 數(shù)據(jù)庫技術(shù)

數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)組織層次中的最高級別。數(shù)據(jù)庫技術(shù)是指管理數(shù)據(jù)庫的技術(shù)，在檔案信息管理系統(tǒng)中，是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)組織架構(gòu)。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)分類、提取、分析等操作獲取相關(guān)信息。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效利用。

例如在收文環(huán)節(jié)中，我們以每一個文件的信息作為數(shù)據(jù)庫的基本數(shù)據(jù)構(gòu)成原始數(shù)據(jù)庫。其中，每一個文件的每一條流轉(zhuǎn)信息作為該文件的子數(shù)據(jù)庫。發(fā)文也是如此。文件歸檔時，它在收文或發(fā)文環(huán)節(jié)中的基本數(shù)據(jù)要進行再分類，按照檔案的分類方式進行重新組合。但每一個文件所附帶的流轉(zhuǎn)信息作為子數(shù)據(jù)庫將繼續(xù)跟隨這個文件進行分類。在文件歸檔以后，產(chǎn)生的查詢數(shù)據(jù)同樣也可以通過條碼寫入該文件的查詢子數(shù)據(jù)庫。如此針對每一個文件建立流轉(zhuǎn)子數(shù)據(jù)庫和查詢子數(shù)據(jù)庫，進而對這個文件實現(xiàn)從起草至歸檔的全部流轉(zhuǎn)查詢追蹤記錄。做到除了文件內(nèi)容，我們還能看到文件的辦理過程。以此實現(xiàn)對文件的跟蹤、監(jiān)控以及統(tǒng)計的功能。

2.3 計算機網(wǎng)絡(luò)

當檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺搭建好以后，可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行對接。將每一個環(huán)節(jié)處理者作為數(shù)據(jù)源中的對象進行屬性分類。例如我們可以規(guī)定任何一個人都可以是文件的擬稿人，但只有張三是文件的初核對象，那么掃描到張三處的文件就是進行初核操作，我們可以在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中固定備注為“初核”。我們通過計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性，可以讓一個單位內(nèi)使用檔案信息管理系統(tǒng)的人看到該文件正在張三處進行初核，以此類推每一個環(huán)節(jié)。

3 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的建立

在辦公自動化軟件系統(tǒng)中生成條碼，該條碼相當于這個文件的身份證，它具有唯一性和單向性。系統(tǒng)通過掃描條碼來轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入文件，每一次掃描都由數(shù)據(jù)庫記錄去向數(shù)據(jù)，建立文件辦理流程圖，根據(jù)流程圖建立單個文件的子數(shù)據(jù)。

在文件實體之間的聯(lián)系存在3類：一對一、一對多、多對多。一對一是指從一個實體到另一個實體的聯(lián)系，例如張三起草文件后轉(zhuǎn)給李四進行初核。一對多是指一個實體到多個實體的聯(lián)系，例如文件印發(fā)后，分送多個單位。多對多是指多個實體到多個實體之間的聯(lián)系，例如多個單位就一件事項發(fā)備案函流轉(zhuǎn)至張三處，張三回復多個單位不同數(shù)據(jù)的復函。

首先，我們建立文件流轉(zhuǎn)流程圖（見圖1）。

圖1中的收文（A）和發(fā)文（B），經(jīng)過一系列的流轉(zhuǎn)、簽發(fā)最終履行檔案這個職能。在無關(guān)聯(lián)時，作為獨立檔案進行歸檔。在有關(guān)聯(lián)時，如圖中發(fā)文（B）是依據(jù)收文（A）起草時，則A和B應(yīng)當作為一件檔案進行歸檔。但AB兩個文件之間是能夠互相轉(zhuǎn)換的。一個單位簽發(fā)的發(fā)文（B）即是另一個單位的簽收的收文（A）。故而在歸檔的時候，我們將發(fā)文（B）作為檔案主體。其流轉(zhuǎn)追蹤記錄也應(yīng)當是以發(fā)文（B）作為主要依據(jù)。

根據(jù)流程建立基本數(shù)據(jù)庫（表1），再根據(jù)單個文件建立子數(shù)據(jù)庫（表2、表3）。

由此可以看出，在表2當中，“李四”是該單位辦公室公文流轉(zhuǎn)人員。在表3當中，“王五”在1月3日借出該件而并未歸還。在有數(shù)據(jù)追蹤依據(jù)的情況下，我們能夠輕易獲得文件定位，對于辦公室工作的開展，有極大幫助。而留下的數(shù)據(jù)又可以加以利用分析，進而改進工作方式，提高工作效率。這種做法就是將公文流轉(zhuǎn)及檔案管理的全過程進行數(shù)據(jù)化。而數(shù)據(jù)化的結(jié)果是將我們想要的以及不想要的全部數(shù)據(jù)都記錄下來。我們在提取信息的時候，需要將數(shù)據(jù)進行選擇去除那些無用數(shù)據(jù)。

但如果我們在分析信息的時候，則可以利用全部數(shù)據(jù)進行深入挖掘，從而發(fā)現(xiàn)更多有趣的相關(guān)關(guān)系。正如《大數(shù)據(jù)時代》中所說：大數(shù)據(jù)時代開啟了一場尋寶游戲，而人們對于數(shù)據(jù)的看法以及對于由因果關(guān)系向相關(guān)關(guān)系轉(zhuǎn)化時釋放出潛在的價值態(tài)度，正是主宰這場游戲的關(guān)鍵[1]。

4 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的實踐與應(yīng)用

4.1 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺與移動終端的連接

當我們在電腦終端上建立起了一個檔案信息管理系統(tǒng)并利用它收集和分析數(shù)據(jù)時?；蛟S我們還可以考慮把它通過App或微信公眾號平臺等方式移植到手機移動終端上面。當我們想要獲取一份檔案數(shù)據(jù)時，只需要動動手指就可以快速檢索到它，并看到它曾經(jīng)的流轉(zhuǎn)記錄和現(xiàn)在的借閱記錄。如果剛好趕上你要借閱的檔案不在庫房時，還能夠看到它究竟去了哪里，被誰借走了。你也可以在數(shù)據(jù)庫中直接調(diào)取電子版的檔案內(nèi)容，極大地降低了檔案利用成本，提高了檔案的利用價值，同時還節(jié)約了檔案庫房管理的人力成本。

4.2 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用與推廣

在未來，真正的無紙化辦公時代即將來臨。但我相信檔案仍然會以紙質(zhì)的形式長期存在。那么檔案數(shù)據(jù)的獲取、追蹤和管理將顯得尤為重要。尤其是關(guān)系到改革、變遷等重大事件時，檔案的重要性也就更加凸顯。利用檔案信息管理系統(tǒng)高效便捷的處理和分析數(shù)據(jù)，能夠為檔案管理提供更科學簡便的途徑。

這種獲取和利用數(shù)據(jù)的方式同樣適用于圖書音像資料及其他數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)追蹤領(lǐng)域的管理。用以提高那些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的價值。未來將會是信息化高度發(fā)達的時代，掌握信息就是掌握數(shù)據(jù)，掌握了數(shù)據(jù)，加以分析和利用，才能創(chuàng)造出更好的未來。

參考文獻

[1]維克托.邁爾-舍恩伯格肯尼思.庫克耶著大數(shù)據(jù)時代[M].盛楊燕，周濤，譯.杭州：浙江人民出版社，2013.