基于信息資源共享的企業檔案管理模式探討

李欣佳

摘 要：企業檔案信息資源是企業表現其自身經濟價值和社會價值的重要依據，而如何提高檔案信息資源管理的質量對推動企業可持續發展具有重要意義。基于此，下文對企業檔案信息資源共享進行了概述，對信息資源共享的企業檔案管理模式進行了分析，希望對相關人員提供幫助。

關鍵詞：信息資源共享；企業檔案；管理模式

引言

企業檔案是企業在發展過程中對經驗的積累，記錄了企業的經營管理的過程以及產品生產活動環節，為企業的經營活動提供了信息支持，給企業的發展指明了方向。而企業檔案信息的共享能力是企業創建和維持競爭優勢的決定性因素，因此要想實現企業檔案信息資源共享，就要推動企業檔案信息管理模式的改革。

1企業檔案信息資源共享的概述

1.1企業檔案信息資源的概念

企業檔案信息資源是企業在各項生產經營活動中為了解決現實問題而產生的原始記錄。由于企業具有多種類型的企業活動，使得企業檔案信息資源具有檔案資源的歷史性、內容多樣性以及復雜性的特點。而企業檔案信息資源作為一種企業財富，在記錄企業歷史和維護企業運轉上發揮著重要的作用，并且能夠提升企業的競爭力，推動企業的可持續發展。

1.2企業檔案信息資源共享的必要性

1.2.1是加快企業信息化進程的重要途徑

企業信息化程度的高低對企業在市場競爭中占有的地位有著決定性的影響，而企業檔案信息資源共享是將企業在生產經營和管理活動中所形成的各種具有保存價值的文件進行信息化，然后提供給檔案用戶的過程。在企業檔案管理中應用現代信息技術，加速了企業檔案信息資源價值的有效發揮。因此，企業信息化的過程就是企業檔案信息資源共享的過程，而實現企業檔案信息資源共享是加快企業信息化進程的一個重要途徑。

1.2.2是促進企業檔案管理工作發展的內在需求

企業檔案管理工作不僅在于積累企業的信息，其還是實現企業檔案信息資源共享的重要途徑。其中，企業檔案工作發展的內在需求主要體現在三個方面，首先，對于企業的發展戰略來說，如果信息資源的掌握不到位，那么就會對企業的經營管理和長遠發展造成重大的影響；其次，對于廉政建設來說，企業檔案信息資源保留了企業在發展過程中所有的資料，從而有利于企業日后的管理與查詢，同時有助于廉潔風險評定準則的有效落實，從而防止企業內部存在弄虛作假的現象；最后，對于企業內部管理來說，由于企業在經營管理中很容易產生大量的文件，為了提高工作效率，將信息技術應用于企業檔案資源管理工作中，可以最終實現企業檔案信息資源的共享。

2企業檔案信息資源共享存在的問題

企業檔案信息資源共享是企業檔案工作的最終目標，人們雖然對檔案信息資源作為一種經濟資源、管理資源、競爭資源形成共識，對檔案信息資源共享模式的構建也已經提出很多方法，但仍然存在著不足，主要包括以下幾個方面：

2.1檔案內容較為匱乏

隨著市場經濟的不斷發展，企業的競爭力也越來越大，能夠及時捕捉顧客的需求信息并為顧客提供定制服務成為了企業在市場競爭中占有一席之地的關鍵。然而，企業對信息資源的管理還是停留在收集和整理方面，檔案內容量大無序，檔案室不能針對顧客的特定需求來提供專門的信息內容，從而阻礙了信息資源的共享。同時，由于企業檔案編制工作的落后，對企業檔案信息資源共享的進程產生了極大的影響，再加上人們對編制成果不夠認識，從而導致與企業經濟建設密切相關的檔案信息資源沒有得到有效的開發。另外，由于企業檔案缺乏特色，大多企業所收藏的檔案都是以文書檔案為主，科技、聲像檔案所占比例較小，從而無法滿足企業的信息需求，對企業的可持續發展產生了一定的阻礙。

2.2管理模式落后

企業檔案信息資源管理工作，在傳統的重藏輕用檔案管理模式的影響下，使得公眾對檔案的利用意識不夠，缺乏對檔案的了解與認識。同時，企業檔案管理模式的服務方式仍然屬于被動提供數據，檔案室只負責接收檔案、保管檔案和利用檔案，沒有對企業的生產經營和科研開發中檔案信息的需求進行了解，不能對其提供針對性的檔案信息。另外，企業檔案管理模式采用的是自上而下的管理方式，沒有一個共同的目標，以至于企業檔案散落于各個部門之間，管理處于零散狀態，很難激發企業員工的檔案意識，并且使得企業檔案信息資源難以實現共享。

2.3缺乏相應的管理人才

企業檔案管理者是利用企業檔案信息資源、實現企業檔案信息資源共享的關鍵因素。但是，在實際的管理工程中，企業對檔案管理工作不夠重視，造成部分企業檔案管理人員的收入甚微，使得企業檔案管理崗位無人問津，或者從事檔案管理多年、責任心強且經驗豐富的檔案管理人才流失。同時，由于企業領導的檔案管理意識薄弱，使得大部分檔案管理人員的專業素質較低，在加上大部分企業都是以職務高低或者是否能為企業帶來經濟效益作為制定員工薪酬的標準，從而制約了企業檔案信息資源價值的有效發揮。

3對企業檔案管理信息資源共享模式的分析

3.1從檔案信息的安全性分析

檔案信息的安全性是檔案資源管理的重要因素。在檔案資源管理中，如果仍然采用分散共享的管理模式，使檔案的信息數據存儲于不同的數據庫中，那么企業在利用檔案信息時，必須先通過系統的分析才能得出準確的結論，而這種分散存儲的數據庫，一旦有任何一個數據庫發生故障就會使其他數據庫的數據得不到有效的利用，從而為企業的經營管理造成不便。在企業檔案信息管理中應用集中共享式的管理模式，即便發生突發狀況，企業也能夠利用整體的數據備份做出有效的處理，從而保證了檔案信息的安全性。

3.2從企業的管理方面分析

首先，從企業的管理效果來看，為了向企業展示其品牌價值，企業的經營管理信息必須保持高度透明的狀態。所以，將企業各部門檔案信息進行統一管理，能夠將企業的形象價值鮮明地體現在公眾視野中，能夠對整體的信息進行系統的整合，從而提高企業內部的管理效果；其次，從企業的管理性質來看，集中共享管理模式與分散共享模式相比，其有助于企業更好地掌握各部門的真實檔案資料，并有助于企業制定統一的檔案整理標準，從而提高了企業檔案資料質量，保證了檔案資料的真實性。

3.3從企業的發展潛力分析

隨著信息技術的不斷發展，我國步入了大數據的信息化時代，而從信息技術的發展方向來看，我國的檔案信息資源管理會趨向于集中式的管理模式。因此，集中共享管理模式與分散共享管理模式相比，集中共享管理模式更加符合于時代不斷發展的方向，從而給企業檔案信息共享管理模式帶來了更多的發展空間，不斷推動企業的可持續發展。

結束語

綜上所述，企業檔案是企業有機活動整體的綜合反映，能夠直接反映企業各項活動的工作過程和成果，從而成為了企業的重要財富。而企業檔案信息資源共享是將這種財富變成實際經濟效益的唯一途徑，因此要對企業檔案共享模式的優劣進行不斷的分析，從而選擇適合企業發展的資源共享模式，推動企業的可持續發展。

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