淺談檔案管理信息化與社會化

邢立麗

摘要：隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變。如何使檔案信息能占有一席之地，是社會步入信息時代時檔案工作面臨解決的重要課題。

關鍵詞：檔案信息：檔案管理

當今社會已步入信息化，信息產業(yè)迅猛發(fā)展，網絡信息技術越來越得到廣泛應用，人們對檔案管理工作的要求越來越高。在能夠為人們所進行的創(chuàng)造性思維和工作提供豐富營養(yǎng)的眾多信息中，如何使檔案信息能占有一席之地，甚至重要的一席，真正滿足信息化社會人們對信息“廣、快、精、準”的要求，是檔案管理工作的理想追求。

一、充分發(fā)揮信息化社會檔案管理的最大價值

上個世紀20年代中期，加拿大國家檔案館前館長阿瑟·道蒂（Arthur Doughty）曾經說過這樣一句名言：“在所有的國家財產中，檔案是最為珍貴的。它們是一代人留給另一代人的禮物，我們對它們的愛護程度標志著我們的文明程度。”在事隔80年的今天，當我們精心守護著這些日益增多的最珍貴的財產，重新體念阿瑟·道蒂這句名言的內涵，深感到要對這些最珍貴的財產表示最真誠的愛護，莫過于以各種方式和手段，讓這些財產最充分地為整個社會所享用。在信息不對稱時代，這種想法不免天真，而當社會已處于信息時代時，這種想法是題中之義，因為只有在信息社會，這種愛護之心才能有機會得到最充分的表現。由此，如何使檔案最充分地為社會所利用，最大限度地發(fā)揮檔案的價值，便成為信息時代檔案工作不斷追求的理想和使命。

在不同歷史時期，檔案信息社會化的實現程度有很大差異。古代的檔案所有權和利用權均為少數統(tǒng)治者所壟斷-平民百姓無權問津。到了近代，與資產階級革命相伴隨多國家先后建立了國家意義上的檔案館，向社會提供檔案服務的任務主要由這些檔案館來實現。這種檔案館兼具政治機關和科學研究機關的性質。當時，除統(tǒng)治集團外，國家機關工作人員和一部分學者也產生了利用檔案的要求，并在一定程度上獲得了這種權利，這就使檔案館兼具保管職能和傳遞職能。檔案館傳遞職能的強化，使檔案工作開始產生了一定的社會意義，并由此推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。現在，許多國家（包括我國）已明確規(guī)定檔案館是科學研究或科學文化性質的機構，允許更多的利用者走進檔案館，檔案館的社會服務水平與服務面已得到了空前的提高與擴大。與檔案信息服務的社會化趨勢相適應，我國檔案工作的根本目的也經歷了一個由“便于本機關利用”，到“便于黨和國家各項工作的利用”，再到“便于社會各方面利用”的發(fā)展過程。

二、廣泛挖掘檔案管理在信息化社會的發(fā)展空間。進一步提升公民的整體素質

檔案作為一種特殊的信息資源，由于它同社會的政治經濟文化等領域有著千絲萬縷的聯系，開始越來越受到機關團體和個人的重視，而隨著人們生活水平的提高，人們已把得到資訊不僅看作是一種需要，也看作是一種權利，普通老百姓的視線也有可能向檔案館延伸，當代中國社會的發(fā)展已經展示了檔案信息的廣泛利用將會有一個很有潛力的空間。

社會公眾信息知情權開始得到尊重，這從社會公眾同政府信息的距離越來越近可得到最充分的反映。政府信息公開是國際上通行的慣例，目前全世界已有40多個國家和地區(qū)進行了政府信息公開的立法。政府信息公開有利于公民實現其知情權利，可以保證公民無障礙地從公共檔案館等處獲取信息資源。中國加入WTO后政府的運作體制逐漸同國際接軌，在行政過程中確保成為責任政府、服務政府、法治政府已成為中國政府所追求的目標，其中政府信息的公開是—個起碼的要求。與此相對應的是，普通市民常常需要通過查閱和知曉政府文件內容來確認他們應該享有的權利，這種愿望隨著時間的推移將逐漸增強。正是出于適應由社會發(fā)展而產生的這種需要，中國檔案界自2000年由深圳市檔案館率先開始及時向社會公眾提供最新的政府信息以來，至2003年6月底，短短幾年，全國已有480家檔案館開展了此項服務，而且其發(fā)展正以前所未有的速度繼續(xù)著。

三、完善檔案的信息化服務意識，促進檔案館與社會的積極互動

檔案信息服務的社會化，是保持檔案館與社會之間的互動，是為了更好地去實現檔案館的理想，完成檔案館崇高的歷史使命。檔案館與社會之間的互動，內涵十分豐富，這里主要強調的是社會檔案意識與檔案館服務意識、服務手段和服務質量之間的互動。“社會的檔案意識與檔案界的社會意識是兩個互相依存、互相制約且處于互動狀態(tài)的事物。”“只有將檔案（主要是指內容信息而言）融入社會之中，它才能真正發(fā)揮其作用，實現其價值，才能完成自己的使命。社會各界才能具體體驗并認識到檔案的深刻社會意義與價值，真正感受到檔案工作的重要社會功能。”這段論述，精辟地揭示了社會檔案意識和檔案館的社會意識兩者的重要關系，其核心所在，是檔案必須融入社會。以往檔案館工作的最大局限，就是忽視了這種互動關系，一些檔案館或者是被豐富和珍貴的館藏所束縛，沾沾自喜，不思進取，或者是埋頭于繁復的無止境的整理工作，見物不見人，長此以往，難免思想僵化，跟不上社會發(fā)展，難以滿足社會利用需求，更談不上根據社會發(fā)展趨勢敏捷地作出反應，去做一些前瞻性工作。這種無作為的狀況反過來也嚴重影響社會對檔案館的看法，認為檔案館同人們的工作、生活距離很遠，它是檔案的“天堂”，而非公民的“殿堂”，對于公民來說，檔案館似乎是可有可無的事物，離開檔案館，人們照樣可以生活得很好。信息時代這種情況正在發(fā)生變化，檔案信息對人們工作和生活的重要影響正在日益顯示，因檔案信息作用的發(fā)揮促進經濟發(fā)展和社會進步的事例大量涌現，社會的檔案意識正在逐步增強，這一切在客觀上為檔案館促進并保持檔案館同社會的良性互動關系提供了十分有利的條件。

伴隨著社會進步和人們對檔案信息這一經濟與社會發(fā)展的資源要素在認識上的深化，社會對信息資源共享的要求將會更加強烈。檔案工作者應適應檔案工作社會化發(fā)展規(guī)律的要求，不斷創(chuàng)造檔案管理社會化的新形式，堅定不移地把檔案信息服務的社會化作為檔案工作的發(fā)展方向。