新公文格式視閾下企業公文規范化探微

劉家學

【摘要】《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）國家標準的發布實施，對推進公文處理的標準化、規范化提供了基本遵循。標準基于通用性考慮，工于總體規范和宏觀原則，疏于特殊個性和微觀靈活，對于公文處理實踐而言，存在某種程度上的缺失。文章基于公文格式新國標，從國有企業公文處理實踐出發，對部分公文格式要素有關細節的規范化處理進行了深刻剖析，提出了有益的見解，對公文處理實踐和公文格式規范具有良好的借鑒意義。

【關鍵詞】公文格式；標準；規范；編排；處理

《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012，以下稱“新《格式》”）是由原國家質量監督檢驗檢疫總局與國家標準化管理委員會發布的關于公文規范方面的一項國家標準，是黨政機關、企事業單位公文制發規范化的重要依據。新公文國標對公文格式各要素進行了統一規范和刪繁就簡，有助于進一步提升公文的規范性和法定性。但作為一項標準，可能在規范性和原則性層面著墨較多，在特殊性和靈活性方面難以全面兼顧，在公文實踐層面勢必會遇到“無據可依”的情形。本文基于新《格式》，結合國有企業公文工作實際，就部分公文格式要素的具體應用和處理方式進行剖析，以提高公文業務的規范化水平。

一、“份密緊”的約定與處理

新《格式》統一規范了“份號、密級、保密期限和緊急程序”的編排方式，消除了原黨的機關公文和國家行政機關公文的差異性，并規定一律置于左上角。這種編排布局有助于簡化操作，減少錯謬，緩解公文處理者的工作壓力。但新《格式》也留下了兩處未約定事項，給公文實踐帶來諸多困擾。

（一）“份密緊”的字體字號標注不全面。新《格式》僅規定了“密”與“緊”兩要素的字體字號為3號黑體，對“份號”要素僅規定了字號為3號，而未規定字體格式。在公文實踐中，為統一規范起見，筆者對該字體格式進行了明確約定?；陧撁婧椭C統一美、相鄰要素對等美的考慮，再基于印制排版的方便，強制約定為3號黑體字，以消除企業公文人員隨意標注或不敢標注的煩惱。

（二）“份密緊”的關鍵要素標注不嚴謹。新《格式》“7.2.2密級和保密期限”條未規定密級和保密期限同時標注時的處理方式，僅在“11式樣”條予以舉例示意，作為一項國家標準，如此處理略顯隨意。為體現密件的嚴肅與莊重，并與非密件進行有效區分，以達到警醒和注意目的，筆者在企業公文實踐中對此作如下約定處理：國密件中密級和保密期限之間加標黑色實心五角星以作分隔，商密件中密級和保密期限之間加標企業徽標以作分隔。如此約定既能明顯地區分國密與商密文件，又能給人以直觀地警示提醒作用，從而增強閱文者的保密意識。

二、聯合行文的規范與處理

企業因為業務問題，經常需要以聯合行文的方式印發文件，在簽署文件時就會涉及到多人簽發文件的情形。新《格式》對“多個簽發人”也進行了規定，即“如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊”。但是，這個規定比較籠統，“發文機關的順序”到底是以何為序？有行政級別尚好處理，同級別或無級別又該如何處理？對此，公文處理者往往只能處于“有矩不能依”的窘境。對于多簽發人如何規范問題，筆者的處理原則是有行政級別的，以行政級別大小為序，依次編排；無行政級別的，以主辦單位為首，其余依業務關聯度的密疏為序，依次編排。

聯合行文還有一個要素需要進行再規范，即“聯合行文加蓋印章”問題。印章與發文機關一一對應，這很好理解；但多個發文機關如何編排，是與簽發人順序一致嗎？考慮到公文“莊重美觀”的原則，在實踐中，建議采取以下規約：主辦單位在前，每排最多三個，尾排印章居中，尾章騎年壓月。

三、附件的編排與規范

新《格式》對附件的編排有兩種情形的描述，即“與公文正文一起裝訂”和“不與公文正文一起裝訂”。其編排形式最明顯的區別就是“共同構成一個文檔單元（在版記之前）”和“分別自成一個文檔單元（在版記之外）”。在這一點上，公文處理者基本都能正確理解和操作，但也有兩點需要作特別處理。

（一）附件的標題編排問題。若依據新《格式》“7.3.7 附件”條，標準規定“附件格式要求同正文”，那么附件標題與正文格式相同，則應采用3號仿宋體字，如此附件標題與附件內容是完全相同的字體格式，但如此必顯得不協調，有失莊重美。筆者建議，附件標題還是宜與公文標題相同，采用2號小標宋體，附件內容可與公文正文在格式上保持一致。

（二）附件的附件編排問題。這里面涉及兩種情形：一種是在轉發文件時，被轉發文件作為公文附件另件編排，但被轉發件本身也帶有附件；另一種是附件層級較復雜，附件帶有附圖、附表或附加文件。這兩種情況下，都顯得附件體量較大，宜另件編排。但對于附件說明中如何標注附件之附件的問題，新《格式》未有提及，也無示例可循。筆者建議，對于前者，宜將整個附件文件作為一個文件包對待，突顯其整體性，在附件說明中僅體現附件標題本身。對于后者，大多數時候也可參照前者處理，不需單獨對附件的附件作附件說明，但若需體現附件之附件的特殊作用，還是有單獨標注的必要性。具體操作如下：可通過層次標注的方式編排于本附件說明之后，回行并與本附件標題首字對齊，分別以“附（1）××××”、“附（2）××××”形式實現，展現附件說明的層級性和層次美。

四、圖表的編排與處理

圖和表作為一種圖片化的表現形式，形式活潑、信息富集，比純文字具有更高效率的信息傳遞能力，因而在文件中出現頻率很高。但作為紅頭公文，格式的嚴肅性和編排的美觀性在客觀上又極大地限制了圖表的使用。當圖表出現時，如何規范處理，新《格式》并沒有具體條款對此進行約定。筆者的處理經驗說明如下：

（一）圖表的標題標注問題。根據新《格式》規定，公文格式要素共使用了7種不同的字體、字號。字體、字號已相當豐富了，再使用《格式》規定之外的其他字體作為圖表標題的標注格式肯定不可取。在新《格式》已規定的字體中，與公文正文段落字體有所區別，又要體現標題的醒目性，又不至于造成層次上的混亂，建議使用4號楷體字為宜。

（二）圖表的位置處置問題。為體現公文“莊重、醒目、美觀”的原則，筆者不太建議在很正式性的公文主體中穿插圖或表，否則會顯得有失公文的嚴肅和嚴謹性，同時也會給公文處理者的排版工作增加不少工作負擔。筆者建議，在不影響信息表達結果的前提下，適當犧牲信息傳遞效率，盡可能以純文字描述圖或表的承載信息；若難以文字化處理，也可將圖或表剝離，單獨以附件的形式另件編排，以消減公文主體的臃腫度，進而提升公文的簡潔度和整體美感。

五、結束語

國有企業公文是企業實施領導、履行職能、處理事務的具有特定效力和規范體式的文書。公文作為一種工具，向格式看齊，向規范靠攏，是其題中應有之義。企業公文的格式化、規范化對于展示公文權威，提高公文處理效率，展現企業形象，體現企業管治水平具有重要的現實意義和實踐價值。

【參考文獻】

[1]國家質量監督檢驗檢疫總局.黨政機關公文格式（GB/9704-2012）[M].國家標準化管理委員會，2012.

[2]邱惠.《黨政機關公文格式》實際應用缺憾淺析[J].辦公室業務，2014（7）.