信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑探討

李延哲

【摘要】本文在簡要介紹檔案管理重要性的基礎上，對信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑進行了探討，提出了使用乾坤OA系統這一方法。希望對相關檔案管理工作者有所幫助。

【關鍵詞】信息一體化；檔案管理；大型國企；乾坤0A系統

檔案管理是一種整理文件的常用方法，科學合理的管理方式不僅能夠更好地掌握檔案文件的內容，而且還能節省檔案查閱和翻找的時間。一套合理的檔案管理模式不僅能夠提高企業的工作效率，而且還能減少企業運營需要的成本。不同企業類型對應不同的管理方式，一套適合本企業的檔案管理方式對企業發展有非常重要的作用。近年來，隨著我國市場體制的不斷改革，我國經濟也開始進入了一個新的轉折點，國企檔案管理工作也隨之產生了重大變化。政府機構也在職能轉變的過程中逐漸降低了對于大型國有企業檔案工作的干預。在市場改革的進程中，大型國有企業也逐漸朝著多元化、集團化的方向發展，甚至有些國有企業已經發展成為跨地域集團，總公司和子公司之間形成了一種以資產為聯系的新型紐帶關系，在這種關系中，檔案管理的行政作用被進一步弱化。近些年來，隨著信息技術的快速發展，檔案載體也呈現出多種和多樣化發展的趨勢，各種新技術的發展對現代化檔案管理方式提出了挑戰。在新背景下，國企更應該適應市場的需求，改革檔案管理理念和管理機制，加強檔案管理方式和手段建設，以實現檔案資源在最大程度上開發利用。在這樣的背景下，乾坤OA系統出現了。這種系統的優點在于可以將實時信息和歷史檔案進行歸納處理，對于跨地域國企實行異地檔案管理有著非常大的幫助。

一、信息一體化對企業檔案管理的影響

（一）提升檔案管理執行效率。執行效率是企業提升自身競爭力的主要條件。筆者對使用乾坤OA系統的企業進行了調查，調查結果顯示，在使用該系統之前，單位檔案手工管理流程最多可以達到十一步，在使用該系統之后數據直接從各個客戶端流入系統中，系統自動對檔案進行加工處理，然后再傳送給不同部門以供使用。同傳統檔案處理模式相比，乾坤OA系統在輸入速度、文本規范、檔案安全等方面均呈現出較為優良的作用。但是因為該軟件模塊分類較為詳細，有部分用戶反映該軟件存在安裝繁瑣、有些電腦無法實現軟件不同模塊同時運行的狀況。

（二）提升文檔電子化率。文檔電子化程度的提升，不僅提升了企業的管理效率，而且節省了運行成本。乾坤OA系統能夠及時整理辦公系統中產生的數據，對其進行定制性收集和歸檔，解決了檔案歸納中文件和歸納流程時間差引起的多余勞動力問題。另外，電子化的實現也節省了檔案查詢需要的時間，提升了檔案管理效率，降低了檔案破損概率，降低了檔案管理成本，實現了檔案在集團內部的資源共享。

（三）降低企業運營成本。電子化檔案管理模式無疑實現了國企的檔案無紙化辦公，減少了企業在文印、人力、歸檔、外發等項目上的成本損耗。另外，乾坤OA系統可以將企業生產經營活動中有價值的管理信息和管理經驗轉化為企業獨有的信息資源，這種內在的資源會在轉化中成為企業獨有的競爭力。同時，信息資源的創建也可以最大程度地發揮出檔案資源的優勢，突出檔案的信息服務功能，實現檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑

（一）創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力。隨著國企檔案管理數字化程度的提升，國企檔案管理人員的業務素質和相應的理論水平也需要提升。對此，筆者認為企業內部應該建立檔案管理人員培訓機制。國企內部要結合自身實際情況，創建合理的培訓機制，為了適應大多數員工的需求，實行網絡培訓為主，實體培訓為輔的方式，在對管理人員進行基礎知識培訓的層面上，著重加強其對軟件操作能力和檔案管理實踐知識的培訓，為了提升員工的學習激情，企業內部可以開展“專業技能大比拼”活動，對優勝者給予一定的物質獎勵，促使其不斷強化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻。

（二）創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率。我國檔案利用率低下是一個普遍的問題，對此，企業首先應該從根本上重視檔案管理工作，將檔案的實際作用發揮到最大。其次，國有企業還要重視檔案的開發利用，創新檔案管理服務工作。具體操作中，國有企業可以參照高校數字化圖書館的建設和管理模式。國有企業可以創建企業內部網絡，提升網絡中的信息檢索功能，為用戶建立實時在線服務功能，隨時解決用戶在檔案查詢檢索中的問題，提升檔案的利用率，促進國有企業檔案管理工作水平提高。

（三）創新檔案管理制度，強化檔案管理能力。制度是保證工作正常進行的先決條件，我們現在已經找到了乾坤OA系統這一現代化的檔案管理方式，各國有企業還要根據實際情況，結合系統需要建立一套完整的檔案管理制度。在制度中，既要有對檔案管理人員的約束，也有對檔案使用者的約束，更要有對企業領導的約束，這樣才能保證檔案管理的獨立和規范，保證制度約束中的平等性。另外，一套完備的制度體系也有利于提升檔案安全性，保護企業利益不受侵害。

四、結語

乾坤OA系統實際上是利用信息技術對檔案信息進行統一管理和規劃，是檢驗企業對信息整合和綜合管理能力的過程。事實證明，利用現代化的信息手段，將檔案信息和檔案資源有機結合起來，不僅可以提升國企運行效率，而且還能降低管理成本，對于增大國企的競爭力有積極意義。

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