計算機技術在辦公自動化中的應用

李華昌

[摘要]面對經濟社會的快速發展，辦公中產生的數據信息越來越多，龐大而復雜的數據信息為高效開展工作帶來困難。而計算機技術的迅速發展為辦公提供了便捷、快速的處理工具，極大的提高工作效率。將計算機技術應用到現代辦公中是越來越多現代化公司的做法。能夠提高企業的工作效率，提高市場競爭力。本文就計算機技術在辦公自動化中的應用進行闡述，簡要分析辦公自動化的內涵、構成要素和基本功能，對計算機技術在辦公自動化中的應用和意義分析，并對未來辦公自動化發展趨勢做展望。

[關鍵詞]計算機技術；辦公自動化；應用

[中圖分類號] TP

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671- 5918（ 2018） 04- 0119- 03

以計算機技術為基礎的信息技術帶來了社會的變革，對經濟和社會發展產生深刻影響。計算機技術當前廣泛應用于各行各業，在辦公工作中實現自動化管理，提高工作效率，降低成本，為企業發展贏得競爭優勢。

一、辦公自動化的內涵

我國計算機技術起步較晚但是發展迅速，隨著計算機技術的逐漸成熟以及現代化辦公的需要，該技術被廣泛應用到現代企業辦公領域，逐步實現辦公自動化，辦公自動化充分發揮計算機技術的優勢，使企業辦公效率明顯提升。

辦公自動化（ Office Automation）簡稱OA，是指應用計算機技術和各種辦公設備、通信設施對辦公室的內部事務和信息實現自動化處理的系統。由計算機技術支撐的辦公系統就是我們常說的辦公自動化系統，可以實現信息的收集、傳遞、加工、整理、存儲等工作，在具體辦公中可以分為個人辦公系統、公共管理系統和檔案管理系統等功能模塊，極大的便利r辦公工作。

二、辦公自動化的要素構成和基本功能

（一）辦公自動化的構成要素

辦公活動基本圍繞著信息數據的處理展開，主要包括信息的收集、傳遞、加工、整理、使用、存儲等工作，這些辦公工作主要涉及以下要素：

其一，工作人員，這是辦公自動化的首要要素，盡管工作人員的職位部門不同，但都要使用辦公軟件，對操作系統有一定的了解，才能實現高效辦公。

其二，企業組織結構，這是實現辦公自動化的第二要素，公司的組織架構決定了辦公模式，而不同的辦公模式所使用的辦公軟件自然也不同，一般現代化的企業會根據公司特點開發適合自己的辦公自動化系統。

其三，企業制度，計算機系統的自動約束系統是根據企業制度進行設置的，自動化約束制度為辦公工作的順利實施提供保障。

其四，信息通訊技術，企業部門之間分工不同，一般情況下各司其職，但有需要部門協同的工作就需要保障信息溝通及時有效，信息通訊技術將彼此獨立的辦公系統統一起來，實現部分之間資源共享，互通互聯，提高工作效率。

其五，信息，信息是辦公自動化的處理對象，辦公工作就是圍繞信息展開的。

其六，辦公環境，辦公自動化改變了以往的辦公環境，打破了時空對工作的限制，計算機技術的使用拓展了辦公時空。

（二）辦公自動化的主要功能

1.數據處理，現階段很多企業所提供的商品就是數據處理服務，而大多數企業的數據處理工作也顯得尤為重要。對數據進行處理是公司發展的首要條件。計算機技術的產生就是為了提高數據處理能力，對企業產生的大量復雜數據進行收集整理，并為企業管理者提供決策支持，是數據處理的基本任務。計算機系統中的數據庫管理系統會對數據進行實時處理和記錄，并且可以降低數據冗余，保證數據處理的精確度和可靠性。

2.文字處理，辦辦公系統中常用的文字處理軟件有Word和WPS等，可以輕松實現對文字的編輯、轉換、復制粘貼、檢索、保存打印等諸多功能，很大程度上改變了傳統工作的負擔，使我們的日常辦公變得簡單明了。

3.表格處理，最常見的表格制作軟件就是Excel表格，它能夠輔助我們進行數據記錄、整理，其強大的公式使用功能，可以幫助我們進行數據的篩選、排序等一系列復雜工作，并且可以生成不同用途的表格，利用表格數據生成不同類型的統計圖，可以清楚數據之間的聯系，此外，還可以對不同數據進行不同顯色處理，區別不同信息的使用功能，減輕了辦公人員的數據表格整理工作。

4.圖像、圖像處理，該功能的實現以上的處理工具也都兼具著這種功能，可以實現對圖片、圖像的編輯，可以豐富信息表達形式，形象的傳遞信息。在進行遠程會議時，可以實現文字和圖像的同步傳輸。

5.語音處理，計算機技術支持語音處理系統，能夠自動識別和處理語音，節省了文字輸入工作，在保密和鑒別方面有著重要的作用。

6.輔助決策，計算計系統可以對計劃、預算等問題及時分析和處理，并對歷史數據進行分析，對未來可能發生的情況進行預測，為管理層的決策提供參考信息，而且可以規劃多種參考方案，根據企業需要做出最優選擇。

7.資料在現，計算機和高性能的復印機、傳真機進行連接，可以實現高效的輸出功能。

8.郵件往來，電子郵件在現代企業的辦公工作中發揮了很大的作用。可以輕松打破時間和空間限制。解決了辦公通信中時間延誤和傳遞出錯的問題。將辦公資料上傳到中心計算機或者服務器上，就可以輕松實現資源共享，各個具有通汛和服務性的終端機可以實現文字處理功能。

9.遠程會議，現代企業的業務分布較廣，尤其是跨國公司或一些大型企業擁有很多子公司或海外機構，參會人員直接面對面交流有一定的難度，但重要決策的發布和實施又無法耽擱，開展遠程會議就可以打破時空的限制，當前計算機技術支持的視頻通話功能，使得企業工作得以順利開展，同時也提高了決策的民主性、科學性。

三、計算機技術在辦公自動化中的應用及意義

（一）技術有效融合，提供辦公便利

辦公自動化的實現離不開計算機技術和通訊技術的高效融合，二者的融合為辦公自動化提供基礎，二者構成的計算機網絡通訊技術不僅提供了信息傳輸效率，還具有較強的抗干擾能力。辦公自動化過程中運用多種傳輸形式，和以往的通訊技術相比，以其反應迅速、兼容性高、形式多樣的優點被廣泛運用。將通訊技術和計算機技術二者的優點集合在一起，推動了技術的升級，在辦公領域發揮重要作用。信息時代條件下，企業適應發展要求，將辦公自動化系統引用到公司事務處理中，主要的目的是實現高效便利的數據處理、分析，為決策提供技術支持。

（二）構建辦公自動化管理體系

在文章的前部分介紹過辦公自動化系統的構成要素，主要包括工作人員、信息、公司組織機構、辦公制度、技術工具和辦公環境等，這些要素為辦公自動化打下穩定基礎。

1.辦公自動化提高員工工作效率和職業技能

辦公自動化的實現不僅提高了辦公效率，帶來辦公質量的提升，而且對于使用辦公系統的工作人員來說，具有更高的業務要求。辦公人員不僅需要掌握本職工作的內容，還需要進行計算機技能的培訓，了解和掌握與工作有關的計算機知識和辦公技巧。公司要想實現辦公自動化，需要對工作人員做技能培訓，培訓相關的計算機基礎知識和技能，確保適應辦公環境的改變。為了提高企業員工的職業技能，企業需要定期開展培訓和考核，不斷提升員工能力，使員工對工作中出現的各項現代化辦公技能逐漸適應，并熟練應用。計算機技術的應用簡化工作程序，節約辦公用時，因此，員工應該積極參加辦公自動化技能培訓，提高自身適應能力，提升辦公素質。

2.改善企業辦公環境

辦公自動化帶來的最大改變就是實現了無紙辦公，由于數據信息的存儲和傳輸方式改變，依靠計算機技術就可以完成數據處理、存儲和信息傳遞。計算機技術的發展使數據、文字、圖像、語音等編輯工具多樣化，基本上可以實現無紙化辦公，以此，辦公環境被不斷壓縮，現代化的辦公環境基本上僅需設置辦公桌椅和電腦即可。工作人員之間的距離不斷縮短，辦公空間效率提升。以往我們見到的文件堆積如山的情況很少見，辦公環境簡單，高效，一些公司為了改善員工工作環境還會布置文化作品和綠植進行環境美化。由此可見，計算機技術為辦公環境的改善奠定基礎。

3.建立信息數據庫

信息和數據處理的多樣性是實現辦公自動化的基礎，企業的辦公自動化系統首先有自己的數據庫，而數據庫的管理權限需要進行設定，對企業比較重要的信息進行設置和加密。不同職能崗位的工作人員需要有不同的權限設置，為了保障數據庫運行的安全，需要設置專門的管理維修人員，而數據庫的建立和維修工作需要管理員進行操作，其他人員沒有權限進行操作。若需要對數據進行修改需要通過管理員權限。數據庫的建立根本上是為了方便辦公數據的傳輸、處理和資源共享，其安全性要求較高，可以通過信息系統安全評估建立評估標準，一切活動的開展以標準為基礎。在信息評估的過程中需要借助一定的技術和工具，可以根據企業的不同需求進行選擇。信息評估可以為信息提供安全運行環境，正確的評估方法可以提高信息的準確定和可靠性，為企業的辦公環境提供安全支撐。在辦公自動化環境下，企業的信息安全是一個重要的工作，不容忽視。

4.規范辦公制度

基于計算機技術的辦公制度具有相當的開放性和自由度，為企業的管理帶來一定的困難。為了適應辦公自動化環境，應該在企業內部制定網絡使用標準和規范。對辦公人員的權限進行管控，合理使用辦公軟件，同一功能部門之間為了便于交流應使用統一軟件，提升辦公效率。對管理環境實行優化，盡量避免外來信息的干擾。提高辦公網絡安全設置，有專門的安全管理員實施監管，對可能發生的網絡安全隱患進行預防和及時處理。辦公中的審核需要計算機自行開展，有限的管理人員可以開放管理權限。對辦公系統的各個模塊設置身份識別和密碼認證，沒有權限的工作人員應自覺網避。

5.重組企業組織結構

企業的辦公活動是建立在有序的企業組織結構上的，而企業組織結構具有嚴格的等級。而辦公自動化可以有效地改善傳統企業管理中效率低下的問題。計算機技術支持下，信息傳遞比較暢通，擴大了管理層的管理幅度，減少了信息傳遞中的信息失真問題，實現了企業組織結構的扁平化管理。對于企業內部來說每個層級之間的溝通是平等的。

總之，企業在實現辦公自動化后可以降低管理成本，提高企業的組織活力和創新能力，提升辦公效率和辦公質量。

結束語

計算機技術在辦公領域的應用為現代企業的發展注入長足動力，簡化辦公過程，提高辦公效率，解決大量信息處理的復雜問題，其強大的數據、文字、圖像等處理功能幫助企業解決溝通困難的問題，節省了企業管理成本，減輕員工工作壓力。未來辦公自動化的發展將更加智能化，將為企業帶來更大的經濟效益。

參考文獻：

[1]冀園園.辦公自動化中計算機技術應用分析與研究[A].《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協會.2016智能城市與信息化建設國際學術交流研討會論文集IV[C].《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協會：，2016.

[2]徐鶯.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用探究[A].《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協會.2016智能城市與信息化建設國際學術交流研討會論文集IV[C].《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協會，2016.

[3]楊潔.辦公自動化中計算機信息處理技術的應用探析[J].科技資訊，2016，14（16）：10，12.

[4]紀盛貞.現代辦公自動化中計算機技術應用探析[J].無線互聯科技，2016（19）：144 - 146.