企業文書檔案的信息化管理探究

周萍

【摘要】在大數據環境下，企業的文書檔案信息化管理對于企業競爭能力的提升有著重大作用，做好企業文書檔案信息化管理，才能滿足檔案信息完整性的要求，才能夠提升信息檔案的利用率，對于企業發展也可以提供歷史性的檔案資料。所以本文就企業文書檔案信息化管理進行探討，希望可以滿足企業發展需求。

【關鍵詞】企業；文書檔案；信息化；管理

企業文書檔案指的是企業在開展各項管理活動中形成的具有保存價值的信息記錄。在信息飛速發展的今天，無論是政府機關、企事業單位還是企業個人，都需要利用信息化的手段來開展文書檔案管理。這種基于計算機作為載體的管理方式相比傳統檔案管理存在檔案信息瀏覽方式快捷、檔案信息存儲量大以及檔案信息存儲周期長等諸多優勢。但在具備多重優勢的同時，企業文書檔案管理與利用依舊面臨巨大的挑戰。

一、企業文書檔案信息化管理，能夠提升文書檔案質量

信息化管理的不斷發展使得手工式的文書檔案管理已經無法滿足時代的需求。文書資料是企業管理中的重點資源，為了提升文書檔案的信息化處理程度和工作效率，合理地存儲檔案和利用檔案資料，為查詢提速，節約檔案資料存放的空間，就需要開展文書檔案信息化管理。所以合理利用信息化的文書檔案管理，有利于企業文書檔案管理質量的全面提升。

二、企業文書檔案信息化管理的主要內容

在當今大數據環境下，無論是對于提升企業經濟效益還是提升社會效益，開展企業信息化管理都有著重要的意義，其中包含了數字化管理和網絡化管理兩個方面。利用信息化管理就可以有效利用信息資源，推動企業健康、可持續發展下去。

（一）數字化管理。在傳統的企業文書檔案管理中，紙質是檔案的信息載體，需要做好針對性的記錄。但是傳統的模式下，對于文書檔案管理需要耗費檔案管理人員大量的時間，不但工作枯燥繁瑣，同時勞動強度較大。另外，因為錄入信息量過于龐大，這樣不但可能出現各種錯誤，同時也會影響用戶對信息的查詢，且檔案管理中需要大量的庫房才可以進行資料的存放。而在大數據信息化的管理模式下，電子計算機是其載體，在計算機方式之下開展檔案信息化的管理，不但可以節省人力物力與財力，同時還可以降低人員勞動強度，提升工作效率。其中，將原本的紙質檔案轉化成為數字檔案就是企業文書檔案管理的特點，同時也能建立數字信息化的檔案系統。

（二）網絡化管理。經過計算機處理轉化之后，就可以利用網絡技術來開展文書檔案的信息化管理。當計算機聯網之后，經過處理，數據就會直接形成不同范圍、不同層次以及不同區域的數據，在經過細分之后，用戶可以快捷查詢數據，并且可以大幅度減少用戶數據查詢花費的時間。企業利用網絡化信息檔案的管理，可以滿足信息資源的共享以及用戶快捷查詢的需求。這對于企業發展有著重要意義。另外，企業文書檔案網絡功能主要包含了網絡檢索、網絡隔離、網絡分類、網絡復制等多個方面的內容。

三、企業文書檔案信息化管理的利用

經濟的快速發展以及信息化技術的進步，信息技術讓企業面臨更大的挑戰與機遇。其中，在當前的信息環境之下，企業實施文書檔案信息化管理，對于提升企業的競爭優勢，促進企業健康持續發展有著重要的推動作用。相關人員需要增強對企業文書檔案信息化管理的研究力度，并且強調信息化方面的管理。這樣不僅可以滿足信息檔案管理利用效率的要求，同時也可以確保檔案的完整性和科學性，這對于企業發展也有著重要的推動作用。目前，主要是針對大數據環境下的企業文書檔案信息化管理利用進行合理的分析。利用信息化技術，不但能夠滿足用戶的需求，同時也可以推動企業的發展。

其中，企業文書檔案主要是為了提供更具價值的信息給用戶，文書檔案一般記錄了從企業創業初期階段開始一直到當前的各種經濟活動，如人事管理、管理制度、財務管理、科研成果等多個方面。文書檔案主要保留了具有一定價值與意義的文書信息。所以企業文書檔案對于企業今后的決策以及對企業未來的發展都有著重要的參考價值。文書檔案可以滿足檔案化管理的需求，可以為客戶提供檔案服務。通過這一類文書檔案，就可以直接為用戶提供功能齊全的服務，這也是目前檔案信息化管理最主要的一種表現形式。另外，利用現代化的信息技術，不但可以滿足人力財力以及物力方面節約的要求，同時也可以方便用戶對于資料進行快速檢索、查閱以及復制等要求。

四、結語

總而言之，檔案管理工作在平時看起來不起眼，也不容易引起人們的注意，導致其經常被忽視，但是我們卻不得不承認檔案工作是一項對于歷史負責、對于現實服務、對于未來提供依據的重要憑證。作為企業文書檔案管理人員，就應該認清楚信息化時代的要求，能夠積極開展企業文書檔案管理，并且在企業文書檔案管理過程中，應該不斷強化各個方面的管理，做好文書檔案管理的合理利用，這樣才能夠真正實現文書檔案的持續性進步，推動企業的可持續發展。

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