信息時代如何做好檔案管理工作

宗孝麗

【摘要】檔案管理信息化的建設，使檔案管理工作越來越標準化和規范化，提升了檔案管理工作的效率和質量。本文主要分析當前檔案管理工作存在的問題以及提升檔案管理工作水平的對策。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；對策

檔案管理對于企業而言有著重要意義，檔案管理涉及內容廣泛，包括歷史文獻、文件資料、數據資源等。信息技術的不斷發展和進步，產生許多新型的檔案管理內容，例如，視聽資料、電子文件、信息化資源等等，傳統的檔案管理模式已經無法適應新時代的管理要求，尤其是針對一些機構龐大，有著眾多下屬單位的大型企業，其檔案管理在內容、形式、管理方法上都存在著差異，面臨較多的檔案管理問題，因此，信息時代要創新檔案管理工作，提升檔案管理水平。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的標準化和規范化問題。標準化和規范化管理是檔案管理工作的重要前提，然而當前檔案管理工作缺乏標準化和規范化，主要表現在：在信息時代背景下，檔案信息系統建設形式和層次各不同相同，導致檔案管理工作的規范性、開發性、服務性、共享性較差，影響檔案管理工作的開展。

（二）缺乏高素質的檔案管理人員。信息時代背景下，檔案管理工作實現信息化管理，需要高素質的檔案管理人員，當前，檔案管理工作重視程度較低，檔案管理人員大多從企業內部選擇人員進行兼職，缺乏檔案管理的專業人才，部分管理人員雖然具備一定的檔案管理專業知識，但是信息化能力不足，只有具備檔案管理專業素質和信息化能力，才能適應新時代檔案管理工作的崗位要求。

二、信息時代背景下檔案管理的相關對策

（一）提升檔案管理意識。信息時代背景下，做好檔案管理工作，需要提升檔案管理意識。首先，企業管理層需要意識到檔案管理的重要價值，重視企業檔案管理工作。其次，檔案管理人員提升檔案管理意識，檔案管理人員在工作中，不斷總結和反思，提升自己的信息化水平和服務意識，為企業提供檔案管理服務。

（二）創新檔案管理模式。信息時代背景下，做好檔案管理工作，需要創新檔案管理模式，提升管理效率。首先，建立完善的檔案管理機制，建立起相應的激勵制度，以此來約束檔案管理人員的行為，提升檔案管理人員的積極性。其次，檔案管理信息化建設。利用互聯網和計算機，可以改變傳統檔案管理模式，建立檔案管理信息系統，實現信息化管理。最后，檔案管理人員要不斷學習，提升自己的工作水平。企業需要對檔案管理人員進行專業培訓和信息化培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。此外，檔案管理人員要總結和創新檔案管理工作，提升檔案管理效率。

（三）完善檔案管理工作制度。檔案管理工作涉及內容較為廣泛，需要建立起完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作的有效開展。檔案管理工作是一項動態的管理過程，在檔案管理中，需要對檔案信息進行鑒定、登記、檢查，出現新的檔案信息還需要及時補充，保證檔案信息的真實性和完整性。完善的檔案管理工作制度，可以有效規范檔案管理人員的日常行為，管理人員嚴格按照制度要求工作，確保檔案管理的完整性和連續性，避免出現檔案丟失和混亂的情況。此外，完善的檔案管理工作制度也是一種監督機制，監督檔案管理人員，提升檔案管理和服務意識，保證企業檔案管理處于一個良好的水平。

（四）提升檔案管理的安全意識。檔案管理工作本身就是一項具有保密性質的工作，保證檔案的安全至關重要。檔案管理的信息化建設，由于網絡的開放性和共享性，信息化技術在檔案管理中的應用，雖然大幅度提升了檔案管理水平，但同時也面臨一些問題。網絡時代背景下，信息安全成為不容忽視的問題，網絡入侵檔案管理系統或者內部人員泄露檔案信息，檔案管理工作面臨巨大的安全隱患，主要表現為：首先，檔案管理信息化，在網絡建立檔案信息，檔案信息成為一種資源，在網絡平臺共享，容易被一些別有用心的人利用和修改。檔案管理逐步實現信息化管理，檔案也從傳統的紙質版形式，逐步過渡到電子版形式，我國對于電子檔案的管理，缺乏相關的規定，這就導致一些別有用心人員，為了自己的利益，對電子檔案信息進行篡改，導致檔案信息出現失真的情況。其次，網絡存在許多病毒、木馬、惡意軟件等，這些不安全因素，都會給電子檔案帶來影響。例如，一些木馬和病毒程序，入侵到檔案管理系統中，會盜取檔案信息，甚至可以隨意刪除或者修改檔案內容，檔案信息容易神不知鬼不覺地被篡改。最后，檔案管理工作中，檔案管理人員個人失誤，也容易導致檔案信息的丟失，例如，誤刪檔案資料或者存儲設備丟失等。因此，信息時代，檔案管理必須提升安全意識，做好檔案管理系統的安全防護，及時更新殺毒軟件，做好檔案的備份工作。

三、結束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業而言有著重要的意義，由于檔案管理工作涉及內容廣泛，做好檔案管理工作，需要做到以下幾點：首先，提升檔案管理意識，企業管理層和檔案管理人員，需要意識到檔案管理的重要性，做好檔案管理工作。其次，完善檔案管理制度，規范和監督檔案管理行為，保證檔案管理的標準化和規范化。最后，提升安全管理意識。網絡環境下，檔案信息面臨安全隱患，做好系統防護工作，更新殺毒軟件，定期備份檔案內容。

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