淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

楊琳

【摘要】在全面建設(shè)小康社會的進(jìn)程中，檔案對維護(hù)人民利益有著非常重要的作用。因此，檔案管理人員應(yīng)該給予一定的重視，做好本職工作。本篇文章主要針對檔案管理工作中面臨的問題及對策進(jìn)行了簡單的探討與分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

當(dāng)進(jìn)行一項工作的時候，必不可少的就是與之相對應(yīng)的檔案信息。從現(xiàn)階段的情況來看，有關(guān)的信息歸納以及檔案管理都存在一定的不足，在今后的工作里面需要進(jìn)行完善。舉個例子：當(dāng)設(shè)計好的資料審核通過之后，但是之后的改進(jìn)沒有進(jìn)行記錄，有的沒有相應(yīng)的批復(fù)文件；還有就是沒有缺失信息的解決方案，當(dāng)有關(guān)的方案被設(shè)計出來之后，沒有詳細(xì)的進(jìn)行勘測。這些不足都可以反映目前檔案管理的漏洞，這些都需要引起大家的注意。所以為了更好地應(yīng)對這些問題，需要不斷完善管理過程，加強(qiáng)對于項目檔案的管理。

一、當(dāng)前檔案管理中存在的主要問題

（一）一部分檔案資料填寫的時候出現(xiàn)了偏差。很多之前的資料沒有跟上項目的進(jìn)程，進(jìn)而使得有關(guān)的項目檔案資料和實際情況是不一致的。之所以會出現(xiàn)這樣的原因，是由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，檔案管理工作人員工作也不夠認(rèn)真。

（二）沒有合理的檔案管理制度。大多數(shù)項目檔案管理規(guī)章制度是不全面的，還有一部分項目根本沒有管理制度。當(dāng)進(jìn)行工程項目建設(shè)的時候太過于在乎工程外觀、工程的進(jìn)展以及工程的質(zhì)量，進(jìn)而忽視了對于檔案資料的管理。

（三）檔案資料管理不規(guī)范。當(dāng)進(jìn)行施工的時候，有關(guān)的施工部門以及監(jiān)理部門都沒有規(guī)范檔案的管理工作，進(jìn)而使得檔案資料的格式不正確；有關(guān)的工作人員沒有明確工程施工的流程，進(jìn)而影響施工的進(jìn)程。還有就是施工人員實際操作能力太差，當(dāng)填寫資料表格的時候出現(xiàn)了一些問題，比如信息不全，或者是填錯信息，這些都會影響工程結(jié)束后的資料編輯。

（四）沒有專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作。現(xiàn)階段，大多數(shù)檔案資料管理人員不是專業(yè)的，他們并沒有接受檔案管理的培訓(xùn)，進(jìn)而對于管理工作不了解，由于他們大多數(shù)是兼職，需要忙別的工作，所以，減少了對于檔案管理的學(xué)習(xí)時間，這樣的管理人員再去進(jìn)行管理工作時就很難確保工作的質(zhì)量。還有就是現(xiàn)在資料越來越多，進(jìn)而造成資料堆積，然后因為沒有及時進(jìn)行整理，所以使得檔案資料沒有得到合適的管理，這就會使資料丟失。現(xiàn)在很多單位的檔案部門可以隨便接收外來人員，成為很多老弱病殘安置的地方。對于在職的檔案管理人員，他們大多數(shù)能力水平還停留在之前，工作能力已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展，缺少一定的創(chuàng)新。因此，項目檔案資料管理人員要選擇專職人員，還有就是要及時接受培訓(xùn)，進(jìn)而增加自己的能力。

（五）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。在個別的辦公區(qū)域，由于受到現(xiàn)實情況的限制，沒有專門的地方進(jìn)行檔案的管理，保管條件比較落后，辦公室既是辦公的地方也是存放檔案的地方。還有一種情況是，有專門檔案室的地方，檔案沒有存放多少，卻被其他無用的東西占據(jù)；對于檔案的防盜措施也不夠重視，這都不利于檔案的長期存放。

二、做好檔案管理工作的主要對策

對于上文提到的檔案管理中所存在的不足，可以采取以下措施：

（一）加強(qiáng)檔案資料管理的重視程度。評價一個單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，特別是如今的信息時代，上級的重視與支持有著很現(xiàn)實的作用。所以，改變檔案工作的從屬地位，首先就需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的思想意識，本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替將來著想”的態(tài)度，提高對加強(qiáng)檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認(rèn)識，在任何情況下，都不占用檔案室。當(dāng)進(jìn)行檔案整理的時候，涉及到比較多的數(shù)據(jù)資料，還有就是項目的確立、項目的設(shè)計、項目的施工以及項目的驗收這幾項工作，都比較重視相關(guān)的數(shù)據(jù)，這些資料構(gòu)成了工程項目的參考資料以及歷史資料。所以，就需要增加對于項目檔案資料管理的重視程度，這樣不單單可以確保檔案資料的完整性，而且可以解除檔案管理中的安全隱患。還有就是有關(guān)的檔案資料管理人員需要增加項目檔案資料管理的重視程度，參加一定的培訓(xùn)，進(jìn)而增加自己的知識，還有就是需要確定一個正確的工作觀，按照規(guī)定來展開項目檔案資料管理工作。

（二）制定完善的檔案管理制度。檔案管理工作并不是一項簡單的工作，有關(guān)的檔案管理制度是檔案管理的重要組成部分，所以要持續(xù)改善檔案管理制度。當(dāng)進(jìn)行檔案管理制度改善工作的時候，要明確檔案資料的詳細(xì)內(nèi)容以及種類，進(jìn)而實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的管理技能。檔案管理工作是一件難度比較大的工作，并且要求也是比較多的，檔案資料管理人員要具備專業(yè)的技能，還有就是需要一個積極的工作態(tài)度，這些工作人員需要明確檔案管理工作的重要性，還需要熟悉掌握有關(guān)的法律法規(guī)，明確項目工程里面的各個細(xì)節(jié)以及所涉及的有關(guān)文件，然后把檔案資料來進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃以及整理，防止出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語

綜上所述，都是目前我國檔案管理工作中存在的現(xiàn)象。因此，我們需要去解決這些問題，有關(guān)的工作人員需要增加對于檔案資料管理的重視程度，合理運用檔案，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，然后在工作的時候要不斷進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

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