淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

賴偉琴

【摘要】在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理是重要的一個(gè)部分，但是隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理的難度也在不斷增加，這就對(duì)檔案管理人員造成了一定的壓力。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位； 檔案管理； 現(xiàn)狀對(duì)策

事業(yè)單位檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中信息量也是逐漸地在增大，這對(duì)檔案管理人員的考驗(yàn)也越來(lái)越大，檔案管理人員在管理中一定要具備足夠的耐心和管理方法才能實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。在事業(yè)單位檔案管理中還存在一定的問(wèn)題，這對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展是影響很大的，因此，面對(duì)檔案管理中的問(wèn)題，采取怎樣的對(duì)策進(jìn)行解決是事業(yè)單位需要重視的，也是其進(jìn)一步發(fā)展必須要解決的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏重視。事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容是十分復(fù)雜的，涉及的內(nèi)容比較多，不僅包括對(duì)單位信息資料的管理，還要對(duì)文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進(jìn)行管理，另外還需要涉及其它單位和部門的信息收集和了解等，因此，其信息量是十分巨大的。面對(duì)復(fù)雜的工作內(nèi)容，這就需要檔案管理人員切身負(fù)起責(zé)任，耐心細(xì)致地投入到檔案管理工作中去，才能對(duì)企業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供幫助。但是，在實(shí)際的檔案管理中會(huì)出現(xiàn)管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視，他們?cè)诠ぷ髦袘B(tài)度比較隨意自由，并沒(méi)有切身負(fù)起責(zé)任，因此，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的盲目性和無(wú)效性，而面對(duì)這種情況的發(fā)生，事業(yè)單位并沒(méi)有采取有效的方法進(jìn)行監(jiān)督和管理，這進(jìn)一步造成了檔案管理工作的混亂性。

（二）檔案管理人員的綜合素養(yǎng)比較低。事業(yè)單位檔案管理工作不僅比較復(fù)雜，另外對(duì)于檔案的管理質(zhì)量要求也比較高，如果管理不當(dāng)，其后續(xù)的影響涉及是很多的，由于檔案管理工作是比較乏味和無(wú)趣的，沒(méi)有足夠的耐心和責(zé)任心是不可能勝任這項(xiàng)工作的，因此，這就需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)也要具有良好的專業(yè)知識(shí)和管理方法。但是，在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理中，各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案工作重視不夠，人才總量不足，且老齡化現(xiàn)象比較嚴(yán)重，把檔案室當(dāng)成“過(guò)渡養(yǎng)老”的地方，多半用來(lái)照顧老弱病殘型人員，年齡老化嚴(yán)重；檔案管理員頻繁更換，有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗，對(duì)檔案工作的重要性及有關(guān)知識(shí)不了解，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位檔案管理的工作量勢(shì)必會(huì)增加不少，而一些管理人員的管理理念還是比較傳統(tǒng)，這就造成了其管理水平并不能適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的新要求，另外，由于管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，也會(huì)導(dǎo)致對(duì)管理工作的態(tài)度不積極，進(jìn)而缺乏足夠的上進(jìn)心，慢慢地會(huì)造成其綜合素養(yǎng)的不高。

（三）檔案管理技術(shù)有待提高。面對(duì)檔案管理工作，人們的第一觀念就是工作內(nèi)容乏味單調(diào)，沒(méi)有技術(shù)性，其實(shí)這是一種錯(cuò)誤的理念，檔案管理工作包括的內(nèi)容多，為了便于檔案規(guī)范有序地管理，管理人員也要具備一定的檔案管理技術(shù)，才能保證檔案管理工作有效地進(jìn)行。近年來(lái)，隨著我國(guó)信息化技術(shù)水平的不斷提高，越來(lái)越多的信息化技術(shù)投入到檔案管理工作中，大大促進(jìn)了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是，在一些事業(yè)單位中，由于對(duì)檔案管理工作不重視，并沒(méi)有采取相應(yīng)的信息化管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理，有些事業(yè)單位雖然引入了一定的信息化技術(shù)手段，但是在實(shí)際的管理中并未有效使用相關(guān)技術(shù)和設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理，因此，這就造成了信息化管理手段流于表面，甚至一些信息化設(shè)備由于長(zhǎng)時(shí)間不用，已經(jīng)出現(xiàn)了老舊的情況，信息系統(tǒng)也出現(xiàn)了一定的漏洞，這都導(dǎo)致了檔案管理工作的低效性。

二、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）重視檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的管理和發(fā)展具有重要的意義，因此，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作要重視，這也是保證后期檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。首先需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作要重視，在會(huì)議上要進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，進(jìn)而也要在檔案管理部門進(jìn)行文件的下達(dá)，從而營(yíng)造出一種檔案管理工作重要性的氛圍，讓檔案管理人員也認(rèn)識(shí)到其工作的重要性，然后，檔案管理人員對(duì)其工作的重視就要從實(shí)際的工作中體現(xiàn)出來(lái)，在對(duì)于檔案信息的收集、整理、分析等都要認(rèn)真對(duì)待，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，對(duì)于檔案管理工作中的問(wèn)題積極進(jìn)行總結(jié)和處理，進(jìn)而保證工作的準(zhǔn)確性。

（二）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。事業(yè)單位在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)至關(guān)重要，直接影響著檔案管理的質(zhì)量。關(guān)于檔案管理人員的工作素養(yǎng)，首先需要管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，對(duì)工作內(nèi)容和流程認(rèn)識(shí)要全面，然后，在具體的檔案管理工作中，管理人員要具有細(xì)致耐心的工作態(tài)度，同時(shí)還要具有良好的管理方法。為了提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，更好地投入到管理工作中，就需要事業(yè)單位采取一定的方法來(lái)促進(jìn)他們的提高，可以采取一定的宣傳措施來(lái)強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)管理人員還可以定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)技能，進(jìn)而對(duì)他們的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況進(jìn)行檢查和考核，提高其綜合素養(yǎng)。

（三）增加投入建設(shè)資金。事業(yè)單位檔案管理工作的不重視，久而久之，就會(huì)形成其管理工作的落后性，很多設(shè)備以及管理技術(shù)都不能滿足現(xiàn)代化管理的需要，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備勢(shì)在必行，這也是事業(yè)單位檔案管理必須要采取的措施。而引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備就需要事業(yè)單位加大投入建設(shè)資金，配備檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備，同時(shí)，為了保證管理軟件符合單位的檔案管理情況，必要的時(shí)候，事業(yè)單位可以加大資金的投入進(jìn)行檔案管理軟件的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，從而設(shè)計(jì)出適合本單位檔案管理的軟件，這樣就可以很大程度上降低檔案管理人員的工作量，檔案管理工作借助設(shè)備軟件的使用，極大地提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

（四）引入現(xiàn)代化管理方法。隨著我國(guó)信息化水平的提高，信息技術(shù)利用其眾多的優(yōu)勢(shì)逐漸深入到了企業(yè)的管理中，在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)滿足不了單位發(fā)展的需要，因此，就需要引進(jìn)一些現(xiàn)代化管理的方法來(lái)提高檔案管理的水平。信息化技術(shù)的使用有著很多的優(yōu)點(diǎn)，信息傳輸快、資料收集全面、易于存儲(chǔ)和查看等，這些特點(diǎn)正好適合于檔案管理的內(nèi)容，因此，就可以在事業(yè)單位的檔案管理工作中引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用，將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的眾多優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理工作，這樣互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)就能夠和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，顯著提高檔案管理的水平。

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