事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

衡利娜

【摘要】檔案管理需要工作者的耐心和毅力，更需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，術(shù)業(yè)有專攻，利用自己的專業(yè)能力解決工作中出現(xiàn)的不同問題。基于此，本文對事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題和問題的解決對策進(jìn)行分析研究，希望可以給相關(guān)的工作者帶去一定的參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策；分析

事業(yè)單位檔案管理包含多方面的工作內(nèi)容，檔案信息也可以給單位工作提供一定的參考和建議。新時(shí)期以來，社會形勢發(fā)生變化，因此事業(yè)單位檔案管理工作也需要隨之不斷加以完善，使用發(fā)現(xiàn)問題解決問題的思路做好這一項(xiàng)工作。以下對事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的問題以及解決問題的策略進(jìn)行分析，助力事業(yè)單位可以跟隨時(shí)代快速發(fā)展，朝著更好的方向進(jìn)步。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理人員專業(yè)知識能力不足。事業(yè)單位檔案管理中，在源頭上對人才的選拔缺少針對性，往往流于形式，未切實(shí)關(guān)注檔案管理人員的專業(yè)性。很多管理人員未經(jīng)考核即上崗工作，檔案管理知識不足，意識保守，缺少開放性。還有一部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非檔案專業(yè)相關(guān)的工作者，對檔案管理的知識不夠了解，這樣后續(xù)的工作開展情況就不難想象。

（二）檔案管理方式落后。社會的不斷變化和發(fā)展需要事業(yè)單位檔案管理方式也與時(shí)俱進(jìn)，但是部分事業(yè)單位檔案管理方式過于傳統(tǒng)，仍然沿用手工操作的方式。首先，檔案的分類、存儲和管理過于分散，查找困難，使用不便，檔案管理室空間非常小，甚至一些檔案還在使用皮箱存儲，在這樣的環(huán)境下長期積壓非常容易潮濕生蟲，進(jìn)而字跡非常模糊或發(fā)生破損，影響正常使用，因此這種方式也漸漸被淘汰。其次，傳統(tǒng)的檔案管理過程中工作人員的防火意識不強(qiáng)，檔案室當(dāng)中缺少防火裝置，一旦發(fā)生火災(zāi)后果不堪設(shè)想。最后，傳統(tǒng)方式下的紙質(zhì)版資料若是發(fā)生丟失，整個(gè)資料就會丟失，極大影響了檔案管理工作的有效開展，極大降低了檔案的使用效率。時(shí)代在發(fā)展，手工作業(yè)勢必被機(jī)器作業(yè)所代替。

（三）檔案管理人員工作態(tài)度問題。檔案管理工作人員的態(tài)度直接關(guān)系到人的行動，可以說，事業(yè)單位發(fā)展的快慢，工作人員的態(tài)度在某種程度上起到?jīng)Q定作用。部分管理人員對于檔案管理工作抱著應(yīng)付的態(tài)度，并未及時(shí)更新檔案，并且檔案存儲過程中存在粗心大意的情況，致使出現(xiàn)錯(cuò)誤檔案。責(zé)任心的缺乏，會隱藏諸多的安全隱患，這樣對后續(xù)的檔案管理工作也會產(chǎn)生負(fù)面影響。

二、事業(yè)單位檔案管理的有效對策分析

（一）強(qiáng)化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理過程中人員是第一生產(chǎn)力，因此工作人員的專業(yè)能力，工作態(tài)度都需要予以培訓(xùn)，強(qiáng)化對專業(yè)知識的掌握力度，使其有危機(jī)意識，了解檔案現(xiàn)代化管理的重要性和必要性。新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展速度非?？?，檔案管理人員也需要與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化自我在檔案管理上的專業(yè)能力。例如，使用電子信息存儲方式對檔案進(jìn)行分類管理。另外，所有人員上崗之前需要經(jīng)過專業(yè)性的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)專業(yè)知識，了解優(yōu)秀的檔案管理方式方法，樹立起防火防盜觀念，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的方式使用還需要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)黑客盜取重要檔案信息的情況。

（二）管理方式多元化。首先，信息化檔案管理方式?？茖W(xué)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工管理方式是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，互聯(lián)網(wǎng)改變了人們的思維方式也改變了辦公方式，并且使用信息化管理可以發(fā)揮出高存儲量和高效率的作用。事業(yè)單位檔案管理部門可以引進(jìn)多種現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，使用先進(jìn)的檔案管理軟件，信息化管理減少了空間的大量運(yùn)用，減少潮濕、裉字等等問題，大量的復(fù)制也避免了丟失一個(gè)便無從尋找的難題，還節(jié)約了一定的紙質(zhì)成本，是一種可以大力推廣的檔案管理方式。其次，檔案的有效運(yùn)用和保護(hù)工作。事業(yè)單位要不斷提升檔案的使用效率，這樣才能夠讓檔案的存在更有價(jià)值?，F(xiàn)在是信息化時(shí)代，檔案信息可以建立起微信群以及QQ群，有需要者提前在群內(nèi)申請，檔案管理人員使用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息，保障信息使用的完整性和時(shí)效性，也能夠讓檔案的運(yùn)用更有規(guī)律。檔案保護(hù)工作就是對勤于檢查，對存在的問題進(jìn)行分析，修補(bǔ)，工作人員耐心細(xì)心地完成這項(xiàng)工作，以此更好地對檔案進(jìn)行保護(hù)。

（三）明確檔案交接工作。事業(yè)單位需要在檔案管理方面關(guān)注交接工作，以此減少可能出現(xiàn)的紕漏。事業(yè)單位檔案管理人員可能存在離職的情況，這樣交接工作不可避免，因此在管理人員離開之前就需要留好自己的聯(lián)系方式，交接下一任人員該注意的地方，日后有哪種問題也可以積極解答。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文對事業(yè)單位檔案管理存在的問題和對策進(jìn)行了分析和研究。事業(yè)單位的檔案管理工作需要關(guān)注管理的實(shí)效性，與社會發(fā)展之間相呼應(yīng)，不斷提升工作人員的專業(yè)技能、綜合能力，端正工作態(tài)度，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案管理效率。

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