淺析檔案管理理論運用在實操中遇到的問題

張雯

【摘要】本文以檔案管理相關理論運用為前提，同實際操作進行對比分析，發現理論運用同實操間存在一些問題，進而從檔案管理方法運用效果的真實現狀以及如何將理論方法同實踐高度結合的角度進行論述，得出只有摸索總結出一套同檔案管理實際緊密結合且真正落到實處的檔案管理方法，才能更好地解決檔案管理實操中遇到的問題。

【關鍵詞】檔案管理；理論；運用；實操；問題

在已有檔案管理的文獻資料中，有著各式各樣的關于檔案管理的概念論述、重要性強調和方法指導，論述詳盡，方法多樣，但是，這些理論方法真正落實到現實運用中時，收效往往大打折扣。檔案管理這一被視為明確的概念在現實層面并不明確，被經常流于表面地進行應付使用和普遍輕視。在社會普遍意識形態中的地位仍很低，這種為了理論而理論，看似完美合理的眾多技巧和方法，為什么到了實踐運用中卻收效甚微？解決上述問題的前提是：需認清檔案管理的理論運用同實操之間到底存在哪些方面的問題？只有將前提背景厘清后，所思考出的解決辦法才是真正行之有效的。

一、理論研究和實際工作存在脫節現象

檔案管理具有分散性和多樣性特點，對檔案工作者有著細致性要求，是一項繁瑣的工作。在目前能收集到的有關檔案管理概念和方法的描述中，大多數屬于觀念性闡述，且僅停留在傳統層面，缺少符合現代年輕一代檔案工作者心性的觀念注入，缺少對檔案工作重要性和可行性的精神認同，浮于研究和理論的表面。

同實際工作中面臨的情況相比較發現：現有的檔案管理理論及方法在指導性、針對性和操作性上還存在不足；對檔案知識的教育普及缺少真切的學術思考和研究；對檔案管理在現實重要性方面，過于粉飾并試圖淡化其在現實中的弱勢地位；對檔案管理方法的研究切入點建立在理想化的基礎上。

這些不敢直面真實問題所在，僅從意識上闡述戰略性要求而不易操作的概念和方法，在這個不夠真實的前提下所提出的一切方法和技巧運用，只會變得合理但不合現實。最終缺失了理論應當澄清事實、指導實踐的作用，造成理論和實操之間的脫節。

二、檔案硬件標準和現實配置存在差距

隨著信息化時代的到來，迎來了紙質檔案與電子檔案共同建設的局面，一方面要求遵循紙質檔案必存但盡量不重復保存的原則，另一方面要求確保做好電子檔案防火防盜和防病毒的防護保存工作。

針對紙質檔案的管理，除了前期收集整理外，紙質檔案的存放也是檔案工作的重點，對專業場館的建設有著明確的要求，這是紙質檔案的穩定性特點決定的，要求該類檔案需要一個特定場所予以保存。盡管目前已經開始投入電子檔案的建設工作，可以從一定程度上緩解紙質檔案存放空間需求壓力，但是紙質檔案不能完全被電子檔案替代，對存放空間的需求必然是越來越大，需要滿足未來至少五年的需求量，但很多單位目前甚至沒有專門的場所用于現有檔案存放，更談不上滿足較長時期的存放需求。

針對電子檔案的管理也提出了建設數字檔案館的要求，這是在檔案信息化建設飛速發展、相關標準和規范不斷完善的情況下提出的。由于是新興領域，部分機關檔案部門對電子檔案相關的標準建設的必要性、緊迫性認識不足，檔案部門在辦公自動化系統、電子檔案管理系統規劃設計、功能需求、文件格式要求等方面的話語權也無法有效保障。

以上兩方面的理論標準對組織管理、設備設施、業務建設等方面已經有了較詳盡的認定內容及有關細則，但仍存在宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規定少的情況，這種“標準”同“現實”之間的差距是我們亟待解決的難題。

三、人員配置無法滿足實際工作需求

從檔案人員配置的相關要求看，檔案工作者需要從政治思想、知識觀念、領導風格、實踐能力等方面武裝和提升自己，這需要主客觀共同努力才可能實現。但現實情況是——從領導層到基層往往存在一個怪異的局面：看似高度的重視卻是選擇性漠視，看似積極豐富的各類口號卻是近乎一成不變的狀態，仍然不確信、重試探、真淡漠。一切要求的出發點都是具有一定高度的，但如果僅僅只是從理論概念統一進行概括性理解，而沒有認清實際工作中面臨的困難局面，這些理想化的“完美”要求其本身是無法真正滿足實際需要的。

從檔案人員配置的結構數量來看，僅僅最基本的檔案分類、裝訂都需要人工輔助專業器械才能做到符合要求，每一個步驟都需要“人力資源”的合理化分配，但在檔案管理人員配置方面，常出現“人手不足”的現象。除了檔案機關部門由專職人員負責，很多檔案分支機構的工作都是由辦公室的勤雜人員兼職完成，同時部分檔案一線工作者本身對檔案管理工作的細致要求不夠嚴謹，難以做到工作“保質”，同外部人際交流也相對較少，只需要在自己的小空間完成整個檔案管理流程，得不到重視，工作價值感較低，檔案人員的流動性較強，難以做到工作“保量”。

通過上述問題分析得出：只有摸索總結出一套從理論研究、硬軟件配置同檔案管理實際緊密結合的檔案管理理論方法，才能更好地解決檔案管理運用在實操中遇到的問題。

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