論基建檔案管理中存在的問題和對策

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【摘要】基建檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的文件記載，可以真實(shí)、完整地再現(xiàn)工程建設(shè)的過程經(jīng)過。加強(qiáng)基建檔案管理不僅對于保障工程建設(shè)質(zhì)量和效率意義重大，而且對于后期的質(zhì)量追溯和經(jīng)驗(yàn)積累提供了重要的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】基建工程檔案；問題；對策

基建工程具有周期長，多方共同參建的特征。在整個(gè)建設(shè)工程中，形成了以文字、圖表、聲像等多種形式記錄工程建設(shè)過程的原始數(shù)據(jù)資料，對于后期的工程項(xiàng)目改建擴(kuò)建和維護(hù)使用提供了重要的參考依據(jù)。基建檔案在形式上具有信息性、記錄性、以及真實(shí)性等特點(diǎn)，在內(nèi)容上又具有專業(yè)性、實(shí)用性、動態(tài)性等特征。基于此，本文著重討論了基建工程檔案管理的重要性，分析了目前基建工程檔案管理存在的一些問題，并有針對性地提出了一些解決措施和改進(jìn)意見，以利于全面提高基建檔案管理的工作水平。

一、基建工程檔案的重要性

（一）是基建工程正常運(yùn)作的憑證。基建工程檔案可以真實(shí)、全面、詳細(xì)地反映工程項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)的詳細(xì)信息以及各施工階段的建設(shè)活動。與實(shí)體項(xiàng)目相比，具有更加長久的使用期限，它是基建工程建設(shè)和運(yùn)作的重要憑證。應(yīng)實(shí)際需要，相關(guān)單位部門可以憑借基建檔案查閱建筑物結(jié)構(gòu)形式、防火等級、管線布局、施工責(zé)任單位、施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量監(jiān)理過程、竣工驗(yàn)收、工程款支付等重要信息。充分體現(xiàn)了信息服務(wù)功能，為使用者查閱工程信息資料提供了便捷，為工程項(xiàng)目的質(zhì)量建設(shè)過程提供了重要的憑證依據(jù)。

（二）有利于強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督、明確責(zé)任主體的劃分。建設(shè)單位可以通過基建工程檔案信息及時(shí)掌握施工單位的工程進(jìn)度，了解變更情況，掌握工程監(jiān)理的工作狀態(tài)和責(zé)任落實(shí)情況，以及工程質(zhì)量現(xiàn)狀。通過對基建檔案的查閱和審查，可以起到對每一個(gè)施工環(huán)節(jié)的強(qiáng)化監(jiān)督，明確工程項(xiàng)目建設(shè)的主體責(zé)任，分清各參建單位的工作職責(zé)和責(zé)任范圍。其次，基建檔案的建立，為施工過程留下了可供后期質(zhì)量追溯以及項(xiàng)目管理的憑證，比如施工材料的采購單、進(jìn)場驗(yàn)收單，各單據(jù)上面都有責(zé)任人、執(zhí)行人的簽字以及主管部門的蓋章；工程材料領(lǐng)用的審批手續(xù)，數(shù)量及用途等相關(guān)信息都記錄在案，并歸檔管理。有了基建檔案，就可以做到任何事項(xiàng)有據(jù)可查，出現(xiàn)問題時(shí)，可以直接追溯到責(zé)任主體，明確責(zé)任范圍。所以說，基建檔案管理是保障工程建設(shè)質(zhì)量的重要手段。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱。目前，在一些企業(yè)里，由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，導(dǎo)致基建工作人員檔案管理意識薄弱，在實(shí)際工作中不主動配合。基建工程參與方較多，情況比較復(fù)雜，人員流動性大，如果各參建單位之間缺乏良好的溝通，再加上建設(shè)單位沒有設(shè)置專門的基建檔案管理部門或者專業(yè)的檔案管理員，沒有及時(shí)進(jìn)行工程文件的追蹤和歸檔，就會導(dǎo)致一些檔案資料流向不明，或者丟失，最終出現(xiàn)檔案管理的資料脫節(jié)。另外，基建工程檔案管理具有一定的專業(yè)性，如果工程技術(shù)人員和檔案管理員缺乏專業(yè)的技術(shù)知識，對檔案管理的要求缺乏了解，那么就很容易忽視檔案管理的正常程序，最終導(dǎo)致在基建檔案收集審查時(shí)不符合要求，歸檔整理也不能及時(shí)進(jìn)行。

（二）規(guī)章制度不健全。目前，我們主要依據(jù)《檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗(yàn)收規(guī)范》以及《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》等相關(guān)的法律法規(guī)及制度要求，并結(jié)合基建工程的相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和工程建設(shè)的實(shí)際需要進(jìn)行檔案資料的收集和歸檔管理。但從實(shí)際需要來看，還是經(jīng)常會出現(xiàn)資料不規(guī)范、不全，歸檔不及時(shí)，檔案保管不科學(xué)，不利于檢索查閱，管理員職責(zé)不明確等不良現(xiàn)象，要進(jìn)一步規(guī)范基建檔案管理工作，還需要建立健全更加完善的規(guī)章制度，來強(qiáng)化和規(guī)范檔案管理工作，提高基建檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、加強(qiáng)基建工程檔案管理的對策分析

（一）積極轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。現(xiàn)階段，基建工程檔案管理正朝著社會化、信息化以及市場化的方向轉(zhuǎn)變，我們要積極響應(yīng)《檔案法》的要求，充分認(rèn)識到基建檔案管理的重要性。基建檔案管理的收集、編錄涉及多個(gè)主體單位，需要各單位共同協(xié)作，全力配合來完成。因此，參建各單位必須樹立全局意識，充分認(rèn)識到基建檔案管理工作的必要性和唯一性，積極配合；要充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，變被動為主動，積極落實(shí)檔案管理的工作進(jìn)程。

（二）建立健全基建工程檔案管理規(guī)章制度。完備的基建工程檔案管理規(guī)章制度是做好基建工程檔案工作的前提和依據(jù)。基建檔案管理規(guī)章制度要全面覆蓋立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收的全過程，明確資料收集、審核、歸檔、保管、移交等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范、程序以及相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)；要進(jìn)一步明確各參建單位在基建檔案管理中的義務(wù)職責(zé)，建立健全基建檔案管理體系。

（三）提高檔案員的專業(yè)技術(shù)水平。目前，基建檔案管理缺少專職人員，基本都是兼職，業(yè)務(wù)技能水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，檔案存儲凌亂，缺乏科學(xué)分類，極不利于檢索，給實(shí)際查閱帶來一定的困難。我們必須要設(shè)立專職人員，全面提高檔案管理的專業(yè)技術(shù)水平。

四、結(jié)語

總之，伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的推廣運(yùn)用，基建檔案管理也不例外。我們必須不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，掌握先進(jìn)的技術(shù)，努力提升個(gè)人綜合素養(yǎng)。企業(yè)也要不斷完善基建案管理制度，增加資金投入，完善各項(xiàng)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和檔案管理手段，全面提升檔案管理水平，服務(wù)于基建項(xiàng)目的建設(shè)和發(fā)展。

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