論基建檔案管理中存在的問題和對策

張原鳳

【摘要】基建檔案是工程項目建設全過程的文件記載，可以真實、完整地再現工程建設的過程經過。加強基建檔案管理不僅對于保障工程建設質量和效率意義重大，而且對于后期的質量追溯和經驗積累提供了重要的參考依據。

【關鍵詞】基建工程檔案；問題；對策

基建工程具有周期長，多方共同參建的特征。在整個建設工程中，形成了以文字、圖表、聲像等多種形式記錄工程建設過程的原始數據資料，對于后期的工程項目改建擴建和維護使用提供了重要的參考依據。基建檔案在形式上具有信息性、記錄性、以及真實性等特點，在內容上又具有專業性、實用性、動態性等特征。基于此，本文著重討論了基建工程檔案管理的重要性，分析了目前基建工程檔案管理存在的一些問題，并有針對性地提出了一些解決措施和改進意見，以利于全面提高基建檔案管理的工作水平。

一、基建工程檔案的重要性

（一）是基建工程正常運作的憑證。基建工程檔案可以真實、全面、詳細地反映工程項目規劃設計的詳細信息以及各施工階段的建設活動。與實體項目相比，具有更加長久的使用期限，它是基建工程建設和運作的重要憑證。應實際需要，相關單位部門可以憑借基建檔案查閱建筑物結構形式、防火等級、管線布局、施工責任單位、施工質量標準、質量監理過程、竣工驗收、工程款支付等重要信息。充分體現了信息服務功能，為使用者查閱工程信息資料提供了便捷，為工程項目的質量建設過程提供了重要的憑證依據。

（二）有利于強化質量監督、明確責任主體的劃分。建設單位可以通過基建工程檔案信息及時掌握施工單位的工程進度，了解變更情況，掌握工程監理的工作狀態和責任落實情況，以及工程質量現狀。通過對基建檔案的查閱和審查，可以起到對每一個施工環節的強化監督，明確工程項目建設的主體責任，分清各參建單位的工作職責和責任范圍。其次，基建檔案的建立，為施工過程留下了可供后期質量追溯以及項目管理的憑證，比如施工材料的采購單、進場驗收單，各單據上面都有責任人、執行人的簽字以及主管部門的蓋章；工程材料領用的審批手續，數量及用途等相關信息都記錄在案，并歸檔管理。有了基建檔案，就可以做到任何事項有據可查，出現問題時，可以直接追溯到責任主體，明確責任范圍。所以說，基建檔案管理是保障工程建設質量的重要手段。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱。目前，在一些企業里，由于缺乏領導層面的重視，導致基建工作人員檔案管理意識薄弱，在實際工作中不主動配合。基建工程參與方較多，情況比較復雜，人員流動性大，如果各參建單位之間缺乏良好的溝通，再加上建設單位沒有設置專門的基建檔案管理部門或者專業的檔案管理員，沒有及時進行工程文件的追蹤和歸檔，就會導致一些檔案資料流向不明，或者丟失，最終出現檔案管理的資料脫節。另外，基建工程檔案管理具有一定的專業性，如果工程技術人員和檔案管理員缺乏專業的技術知識，對檔案管理的要求缺乏了解，那么就很容易忽視檔案管理的正常程序，最終導致在基建檔案收集審查時不符合要求，歸檔整理也不能及時進行。

（二）規章制度不健全。目前，我們主要依據《檔案法》《建設工程文件歸檔整理規范》《城鎮基建工程施工及驗收規范》以及《城鎮基建室內工程施工與質量驗收規范》等相關的法律法規及制度要求，并結合基建工程的相關驗收標準和工程建設的實際需要進行檔案資料的收集和歸檔管理。但從實際需要來看，還是經常會出現資料不規范、不全，歸檔不及時，檔案保管不科學，不利于檢索查閱，管理員職責不明確等不良現象，要進一步規范基建檔案管理工作，還需要建立健全更加完善的規章制度，來強化和規范檔案管理工作，提高基建檔案管理的效率和質量。

三、加強基建工程檔案管理的對策分析

（一）積極轉變觀念，提高對檔案管理重要性的認識。現階段，基建工程檔案管理正朝著社會化、信息化以及市場化的方向轉變，我們要積極響應《檔案法》的要求，充分認識到基建檔案管理的重要性。基建檔案管理的收集、編錄涉及多個主體單位，需要各單位共同協作，全力配合來完成。因此，參建各單位必須樹立全局意識，充分認識到基建檔案管理工作的必要性和唯一性，積極配合；要充分調動檔案管理人員的工作積極性，變被動為主動，積極落實檔案管理的工作進程。

（二）建立健全基建工程檔案管理規章制度。完備的基建工程檔案管理規章制度是做好基建工程檔案工作的前提和依據。基建檔案管理規章制度要全面覆蓋立項、設計、施工到竣工驗收的全過程，明確資料收集、審核、歸檔、保管、移交等環節的工作規范、程序以及相關的工作標準；要進一步明確各參建單位在基建檔案管理中的義務職責，建立健全基建檔案管理體系。

（三）提高檔案員的專業技術水平。目前，基建檔案管理缺少專職人員，基本都是兼職，業務技能水平不高，責任心不強，檔案存儲凌亂，缺乏科學分類，極不利于檢索，給實際查閱帶來一定的困難。我們必須要設立專職人員，全面提高檔案管理的專業技術水平。

四、結語

總之，伴隨科學技術的不斷發展，互聯網及信息化技術在各行各業都得到了廣泛的推廣運用，基建檔案管理也不例外。我們必須不斷學習進步，掌握先進的技術，努力提升個人綜合素養。企業也要不斷完善基建案管理制度，增加資金投入，完善各項設施，引進先進的技術和檔案管理手段，全面提升檔案管理水平，服務于基建項目的建設和發展。

【參考文獻】

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