職業院校檔案管理工作的問題和對策

周媛

【摘要】從目前情況來看，職業院校中檔案管理還存在很大問題，例如普遍存在檔案管理意識不強、缺乏專業人員、檔案信息化不全面等問題。本文通過對這些問題的研究，提出相應的解決對策：加強檔案管理宣傳工作，提高人們的檔案管理意識；加快建設檔案管理機構，提高管理人員的專業素質；加速校園網絡建設，盡早完成校園數字化建設，使檔案管理信息化。

【關鍵詞】職業院校；檔案管理；問題和對策

近些年來，由于我國的職業技術教育發展迅速，新組建和新成立的高職學校也逐漸增多，但是目前職業教育管理體制中，普遍存在著一些檔案管理上的問題。職業院校在建校發展過程中，會產生各種各樣的檔案，主要有黨政群團、教師團隊、學生學籍信息管理等。

一、當前職業院校檔案管理工作存在的問題

（一）學生檔案內容不全面。目前大多數職業院校對于學生的檔案管理不能充分重視，也沒有明確學生的檔案材料歸檔和要求。檔案是反映一個學生綜合素質的最佳材料，沒有將其進行明確的歸檔和要求，會導致學生的綜合素質得不到充分的反映，不能全面了解一個學生。還有大部分院校中目前所存在的檔案問題之一是主觀內容過多，例如常見的一些，“同意以上意見”“以上內容屬實”等，這些大都來自于班主任、班委以及團支部提供的一些意見，在一定程度上，并不是全面反映學生于客觀情況的材料。對于能夠全面評價學生的客觀性材料相比甚少，導致學生的整個檔案內容顯得過于單薄，質量并不會很高。此外，職業院校的教職工對于學生的檔案管理意識也很淡薄，導致檔案并不能滿足一些用人單位對于人才選擇的需求，特別是一些私企，更加注重招聘學生的能力而輕視檔案問題。職業院校在辦學條件、教學水平、科研以及學校的辦學規模各個環節都有待提高，所以檔案管理的工作由于其特殊的工作性質，雖然在短時期內并不能影響到學校的大局，但是長期以往，可能會導致學生檔案不能及時歸檔整理以至于檔案散失。并且在這樣一個職業院校的認同率并不高的社會中，很多院校在學生畢業前會將學生之前記過的處分消除，并且成績造假問題比較嚴重，這樣導致檔案失去原本的真實性，也會使得檔案的利用率逐漸降低。

（二）檔案管理制度上的不完善。目前在職業院校的檔案管理工作中，由于經費的投入不足，并且基礎也比較薄弱，檔案的管理設施和管理方法都比較落后。目前并沒有統一的、詳細的以及符合學生實際情況的檔案管理制度。大多職業院校目前依舊采用的是比較傳統的檔案管理方法，這樣會導致出現學生的檔案信息依舊不全面。并且學校的檔案建設也存在跟不上時代的問題，由于檔案管理工作容易被校領導忽視，導致對于從事檔案工作管理的工作人員專業技能的培訓以及專業知識和他們的業務培訓都不能順利開展，檔案管理工作人員缺乏相關的專業知識，也缺少相關知識的研究，這就成為職業院校檔案工作管理進步路上最大的障礙。學校缺乏統一的檔案管理規章制度，學生的檔案材料雜亂無章。

二、解決學生檔案管理存在問題的對策

（一）提高學校領導檔案管理的意識。在職業院校的檔案管理工作中，由于經費的投入不足，并且基礎也比較薄弱，檔案的管理設施和管理方法都比較落后。職業院校的教職工對于學生的檔案管理意識也很淡薄，導致檔案不能很好地發揮應有的作用。所以應該加強學校領導對檔案管理規章制度的意識，建立與學校規模相當的檔案管理工作制度，加強檔案管理與保護意識。同時也要求管理工作者豐富學生的檔案內容，檔案是一個學生綜合素質的體現方式之一，所以除了提供一些主觀的學生分析材料以外，還應該提供一些客觀的分析材料，而不是在社會對于職業院校認同率步步高的前提下修改學生的一些信息甚至是處分，以備能夠更加全面地了解一個學生。例如，可以在學生的檔案中增加誠信，這對于培養學生在平常的誠信待人中能夠起到很大的作用，讓每個學生意識到維護誠信的重要性，將考試作弊等都可以寫入檔案，在職業院校中營造誠信的氛圍，當然還有學生在校期間表現良好的材料也要記入檔案，這對于用人單位更好更全面地了解一個學生有很大的幫助，同時也為全面推進素質教育打下了堅實的基礎，提高職業技術院校的教學質量。

（二）提高檔案管理工作者的管理水平。由于職業院校的教職工對于學生的檔案管理意識很淡薄，導致檔案不能滿足一些用人單位對于人才選擇的需求，特別是一些私企，更加注重招聘學生的能力而輕視檔案問題，使得檔案不能發揮更好的作用。所以加強檔案管理者對檔案的管理意識，提高檔案管理工作者的管理水平，熟悉學生的教育目標，例如檔案管理者可以將學生在校參加活動的照片以及畢業照裝入檔案，可以更加全面地認識學生，從而實現有效的檔案管理工作，使檔案發揮應有的作用。

三、小結

目前職業院校的檔案管理工作者對于檔案管理依舊采用的是傳統的管理模式，對于學生的檔案依舊是重視保護管理，而忽視了檔案的利用，加強檔案管理宣傳工作，提高人們的檔案管理意識；加快建設檔案管理機構，提高管理人員的專業素質；加速校園網絡建設，盡早完成校園數字化建設，使檔案管理信息化。

【參考文獻】

[1]林裕音，黃雪娥.閱讀與寫作一體化教學之理論與實踐[J].中國民航飛行學院學報，2006（1）：44-46.