淺析人事檔案管理存在的問題及建議

蔣喜明

【摘要】從現行人事檔案管理存在的問題與關于人事檔案管理的建議兩個方面對人事檔案管理這種模式進行探討并提出建議。

【關鍵詞】人事檔案管理；存在問題；建議

人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照，人事檔案既能反映出人們經歷、學歷和技術職稱，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況。在為個人求職、單位求才提供動態、真實、有效的原始資料和數據方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對人力資源開發起著重要作用。

一、現行人事檔案管理存在的問題

（一）管理法規滯后。現在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國家檔案局頒發的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動人員人事檔案暫行規定》為標準指導實施的檔案管理工作，其內容仍然保留著計劃經濟體制的某些遺風，計劃色彩濃厚，缺乏應有的生機和活力。《條例》和《規定》的管理權限也不能涵蓋現階段我國各階層各領域的人員情況，依其《條例》和《規定》建立的人事檔案材料無法滿足市場經濟條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國經濟體制改革較快，人事制度改革跟不上經濟體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國人事制度總體框架已定，但很多細則仍在探索和不斷調整的過程中，給人事檔案管理改革帶來了不確定性，也是人事檔案管理法規滯后的一個重要原因。

（二）管理方式單一。在人事檔案的管理方式上，無論黨政機關部門還是企事業單位，無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學生，無論是正式人員還是流動人員，都使用統一的格式，統一的分類，統一的保管方式來進行管理，不能根據具體的情況，分門別類地制定標準來管理，而形成了千人一面的現象和狀況。

（三）管理模式封閉。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，人事檔案除供領導或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑，這種管理模式，現在已經不符合政治民主化進程的要求，人事檔案是到了可以公開的時候了。

（四）管理內容陳舊。目前的人事檔案材料分為十大類，檔案內容單調陳舊，人事檔案中涉及的業績、成就、個人能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養、評定作用不大，無法對當事人做出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。

（五）管理手段落后。現行的人事檔案缺乏現代化管理，大多數地區由于經濟、人員和其他原因，在全國實現計算機管理的為少數。在經濟發達地區（例如廣東、上海等地），雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多種版本內容標準不統一，使得數據無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。

二、關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化。

（一）實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響歸檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

（二）改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但是記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

（三）分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

（四）人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查，同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識，統一服務標準和收費標準。

（五）利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。