加強檔案管理的策略探討

王紅崗

摘 要：單位檔案記錄著單位日常決策問題的全過程，是單位日常活動中所形成的價值文件的總和，其涉及到單位的安全、生產、經營、管理等諸多方面的秘密，其中還包括核心秘密，一旦泄密，很可能影響到單位的發展。因此，單位的檔案管理者和全體員工應當切實履行好單位保密的義務，加強檔案保密工作，以此保護單位的利益，提高單位的整體形象。

關鍵詞：檔案管理；重要性；策略

單位檔案管理工作是整體工作的基礎，其他的工作都是在此基礎之上展開的。檔案管理工作整理的好壞直接影響單位的工作效率和質量，同時也會影響工作工作人員的工作情緒。單位的檔案整理是個巨大的工程，文件整理的數量較大，有很多是非資料進行維護和記錄的工作，只有不斷的加強工作人員的檔案管理工作機制才能，不斷增強自身的文化素質。但是在很多的單位中，很多管理工作人員對檔案管理這項工作不是很重視，對部門的檔案管理不是太熟悉，導致檔案管理工作非常的混亂，從而阻礙了單位對檔案管理工作的重視，隨著社會的不斷發展，檔案工作也就越來越重要，單位要想走可持續發展之路，就必須使得檔案管理工作要有更深層次的要求，跟上時代的步伐。

1 檔案管理的重要性

知識經濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發展中具有越來越重要的地位和作用。檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴格公文制發；提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。做好檔案管理工作的健康發展，檔案管理工作是機關管理工作的一部分，是提高機關工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位部門工作業績與管理水平的重要尺度。機關檔案記載著這個單位或部門發展史上的優秀成果，對進一步促進本單位或部門科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為領導及時了解本單位工作開展情況，適時調整工作思路提供準確依據，為領導決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定單位取得的成果，為本單位或部門科學發展奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位或部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位部門在經濟社會發展中的影響力具有重要意義。

2 加強檔案管理工作的策略探討

2.1 提高檔案管理意識，強化重視程度

增強全員的檔案管理意識，是搞好檔案工作的重要保證。首先單位領導層要重視檔案工作，并將這種意識輻射到廣大員工當中。領導層要將檔案管理工作列入議事日程，采取切實措施，確保資金投入充足、設備配置到位、人員配置齊全。其次要經常性地開展宣傳工作，例如通過舉辦《檔案法》的相關講座、展覽、開展知識競賽等形式，來提高職工的檔案意識，樹立合理利用檔案的觀念。

2.2 逐步實現檔案管理的現代化

現階段，已經有很多單位配置了先進的檔案設備，購置了檔案管理軟件。但仍有很多單位的檔案設施相對落后，這些單位需要充分認識到檔案管理工作的重要性，引進現代化高科技手段，來提高檔案管理工作的效率。對于已經具有較高信息化檔案管理水平的單位，則需要提高數據處理方式、管理對象和功能實現程度等方面的管理水平，實現已有設備、軟件的高效率使用。

2.3 建立健全檔案管理制度

單位需要建立完善的檔案管理工作制度，以制度管人，憑規矩辦事。具體包括建立檔案管理員工作職責、檔案保密制度、檔案室管理規定、檔案庫房管理制度、衛生制度、檔案利用制度、檔案管理員目標考核辦法等。其次，各科室做到職責明確，使歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫房管理有措施、開發利用有目標，在細節上保證檔案管理的順利開展。第三，要定期檢查各項制度的執行情況，賞罰分明，充分調動檔案管理員的積極性，保證檔案管理工作高效有序地開展。

2.4 重視檔案信息資源的主動開發利用

檔案作為一種信息資源，可以為將來的工作提供重要的數據支持。檔案的信息資源開發與利用，需要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。其次，強化單位檔案室的服務功能，努力開發其功能，使檔案由過去的以記錄為主轉化為以開發利用為主。第三，從不同角度編制多種檢索工具，匯編各種能反映單位特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。最后，根據檔案室所藏檔案內容和利用者的不同需要，有目的、有步驟地開展編撰研究工作，將其作為一項基礎工作，常抓不懈，這樣才能使工作逐漸走入正軌。

2.5 穩定檔案管理隊伍，改善工作條件

單位應通過人事制度改革，引進競爭和激勵機制，因崗擇人，全員聘任競爭上崗，優勝劣汰，堅決克服要做的工作沒人做，能做的工作做不好的弊端，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動工作人員的積極性。從而建立一只較好的政治業務素質較高的檔案管理隊伍，并保持相對穩定。

檔案經費應列入單位預算經費，因為要搞好檔案管理工作，設備設施建設尤為關鍵。檔案管理部門一定要把檔案設備設施建設作為單位基本建設的一項重要內容，根據單位經費情況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防雷、防蛀、防火、調溫和通風等設施，盡可能做到“三室分開”。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案，要設立專門的庫房，確保它們的保存質量。

2.6 挖掘潛能，提供服務，開發利用

為了充分發揮檔案信息資源的開發與利用，我們要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好后勤服務工作。強化檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。為了開發檔案服務潛能，必須健全和完善檔案的檢索工具，匯編各種能反映單位具有較高利用價值的編研材料，使管理方法科學化，管理機構高效化，檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能。

3 結束語

檔案管理是一項技術性很強的工作，加強檔案管理工作將成為本單位重中之重的根本任務。合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還可以對企業或單位的管理水平給予衡量；同時要把握新《保密法》精神實質，緊密結合城鄉規劃部門工作特點，積極研究把握城鄉規劃相關保密工作的規律，學以致用。

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