大數據時代下企業檔案信息服務體系建設

李薇

摘 要：大數據時代背景為企業檔案信息服務帶來了挑戰和機遇。本文首先介紹了大數據背景下企業檔案信息服務的現狀，對建設企業檔案信息服務體系的重要性進行了分析，并提出了大數據時代下建設企業檔案信息服務體系的建議。

關鍵詞：大數據；企業檔案；信息服務體系

1 當前企業檔案信息服務的狀態

1.1 沒有樹立起企業檔案信息服務體系的觀念

目前來看，企業檔案管理重視對檔案的保管，但是卻很少利用，檔案信息的價值么有得到科學的開發，幾乎沒有達到信息服務層面。檔案的價值存在于其記錄的內容，僅僅是對檔案進行保管而不加以利用嚴重影響著檔案信息服務，阻礙檔案信息服務的發展和服務品質的提高。除此之外，企業檔案管理機構存在管理缺陷，沒有對員工進行績效考核，使其容易產生惰性，創新意識不高，不夠關注信息服務的需求。

1.2 缺少專業的企業檔案信息服務人才，關注度較低

目前，檔案管理沒有有效發展自動化和網絡化，管理工具和管理手段都是比較滯后的，同時宣傳的力度較小，導致檔案信息服務不被大部分人充分了解，因此檔案信息服務的利用率較低。檔案信息服務工作不提高質量，就不會得到企業的重視和認同，檔案專職崗位也無法吸引優秀的人才，而專業人才的匱乏致使檔案信息服務無法得到優化，企業檔案信息服務的發展受到巨大的阻礙。

1.3 檔案信息查詢難

檔案信息化的不斷深化，要在大量的檔案信息中檢索出需要的信息難度較大。企業檔案管理人員需要思考解決在龐大的信息庫中查找出有用的信息的難題。除此之外，主要對檔案進行單機管理，存在數據零亂，無法分享數據信息等缺點，原來的檔案信息系統無法滿足時代發展的需求。

2 建設企業檔案信息服務體系的重要性

2.1 能推動檔案信息服務思想的改變

建設企業檔案信息服務體系能夠很大程度上推動檔案信息服務的思想轉變，過去的企業檔案信息服務大多缺少主動性和積極性，被當做本企業的一般業務來開展。隨著大數據潮流的不斷推進，如今的公司檔案使用人員對檔案信息服務的要求越來越高，迫切需求檔案管理相關部門轉變檔案信息服務思想，提高檔案信息服務水平。與此同時，企業應堅持個性化服務路線，更好的滿足客戶的個體需求。在大數據全面的檔案信息資源的幫助下，企業檔案管理部門能更好的實現服務個性化，使客戶能切實享受到便捷，優質的服務。

2.2 能填補檔案信息服務的空缺

原有的檔案信息服務內容不夠完整，但隨著數據信息的不斷涌現，檔案服務的相關資源也層出不窮。這為企業檔案管理部門提供了豐富的數據資源，使原有的工作條件得到突破。不僅如此，快速的數據增長還推動了檔案室之間的資源互通，這有效填補了單一檔案管理的不足，推進檔案管理服務內容的多樣化，幫助資源使用者找到更多、更全面的信息資源，以滿足用戶的信息需求。

2.3 促進檔案信息服務的多樣化

傳統的檔案信息服務缺乏主動性，服務方式較為單一。通常是用戶要求查詢檔案時，企業才會為用戶檢索出相應的檔案信息供其使用。大數據時代背景下，企業在保留原來服務的同時，通過多種電子設備以及網絡信息技術的運用，不僅僅使檔案信息服務的區域不斷增加，還充分發揮了大數據的優勢來提高服務的品質。與此同時，企業檔案室提供信息服務時要，制定一定的服務標準水平，嚴格把控好服務的質量，時刻保證高質量的服務。此外，要自覺推送檔案信息，保證高效率的服務。

3 大數據時代下企業檔案信息服務體系建設措施

3.1 建立企業檔案信息服務處理平臺

通過利用Spark等比較成熟的軟件，加上搜索引擎、非結構化數據處理等技術，設計出標準化的數據處理模型來開發企業檔案信息服務處理平臺。通常而言，一般企業檔案信息服務可以利用Hybase大數據管理平臺，Hybase擁有海量數據存儲及檢索系統，集檢索與大數據管理于一身。Hybase能夠使企業檔案數據管理更加方便，同時提高企業檔案信息服務的可靠性和實用性。在大數據時代背景下，建立企業檔案信息服務處理平臺對于企業檔案信息服務體系的建設有著非常重要的意義。

3.2 歸檔電子文件

企業檔案信息化的基礎是將電子文件歸檔。企業在建設信息系統時，應當將電子文件歸檔納入其中，整理電子文件來源并對此進行分類，對其歷史價值和現實價值進行評估，同時確定不同載體的成本以便確定保管時間。此外，企業檔案部門要對信息系統建設進行前期規劃，制定相關的標準和制度。與此同時，平衡傳統紙質文件和電子文件的關系，對各項業務流程進行升級優化，在歸檔電子文件的同時使企業的運營成本降低，提高企業的經濟效益。

3.3 對信息進行加工處理

對信息進行加工處理是大數據時代下企業檔案信息服務體系建設的關鍵。下面從采集資源、數據加工和應用服務三個方面分開闡述：第一，采集資源。內部資源、外部交換數據等都屬于數據源，在采集數據時，通過自動化采集工具等等對內外部資源進行批量的采集，并保存到匯聚庫中。第二，對采集到的數據進行加工。通過整合工具來轉換、加載數據，然后將加工過的數據保存到大數據檢索系統中。第三，應用服務。將信息檢索、統計以及查詢等技術結合起來，根據企業檔案信息服務的數據訪問要求，提供綜合分析，智能查詢等數據信息服務。大數據理論和相關網絡技術在企業檔案信息服務中發揮著非常重要的作用，收到十分良好的效果。結果顯示，不僅大大提高了數據采集和加工的效率，保證了信息的完整性，還使信息能夠得到充分的利用，發揮其應有的價值，這在企業進行各項決策時提供非常重要且全面的參考，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。

3.4 建設數字檔案室

首先，在大數據時代背景下，數字檔案室作為實體載體和物質基礎是必不可少的。企業檔案部門在完成信息歸檔任務的同時，要不斷對信息歸檔存儲的方法進行研究。除此之外，可以通過網絡平臺來完成檔案業務指導工作和宣傳工作等，并時刻關注大數據和云計算等網絡信息技術的發展，提高企業檔案的信息化管理能力。

其次，加強檔案數字化。企業應該重視傳統紙質檔案的數字化工作，對其數字化進程進行合理的規劃，保重充足的人力物力等資源。要根據數字化的相關要求，保證流程的規范化以及信息的完整性和安全性。尤其是對涉案的檔案進行數字化時，要站在保密的基礎上進行數字化工作。

最后，具體落實各項相關數字檔案室的指標。要使企業檔案信息化與企業的發展有相同的步調，需要全面考慮大數據、檔案信息化以及數字檔案室建設，對三者進行統一的籌劃。企業檔案部門與技術部門應該通力合作，相互之間加強溝通，根據企業自身的情況，結合大數據理論來建立檔案管理系統，同時，為避免因系統崩潰而造成損失，所以要對檔案信息系統進行拷貝存儲，為企業檔案信息服務體系建設做貢獻。

4 結束語

綜合而言，大數據為企業檔案信息的管理帶來了很大機遇，企業應當正確認識當前企業檔案信息服務的狀況，根據自身的發展特點，不斷推進檔案數字化工作，充分利用網絡信息技術來有效管理檔案信息。并且，充分利用大數據帶來的便利，建立并完善企業檔案信息服務體系，使企業檔案服務擁有更高的水平和質量，促進企業的穩步發展。

參考文獻

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