綜合檔案室如何做好檔案收集歸檔工作

李靜

摘 要：檔案歸檔管理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其能夠保證電子檔案的完整性，并促進(jìn)檔案資源價(jià)值的最大化發(fā)揮，為社會(huì)生產(chǎn)生活提供可靠的檔案信息資源，滿足社會(huì)群體對(duì)檔案資源的多元需求。本文主要探討現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下檔案歸檔管理的具體措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；歸檔管理；措施

檔案是指在社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價(jià)值。檔案資源具有良好的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，對(duì)于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)加大力度做好檔案歸檔并加強(qiáng)管理，以保證檔案資源安全，推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。

一、檔案科學(xué)化歸檔管理的重要意義

就檔案歸檔管理工作的具體情況來看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，此種情況下不僅無法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至?xí)斐扇肆Y源的嚴(yán)重浪費(fèi)，檔案管理安全性不足，嚴(yán)重影響檔案歸檔管理工作質(zhì)量。而隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸得到廣泛應(yīng)用，基于信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲(chǔ)、分類與統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)操作更為便捷，切實(shí)提高了檔案歸檔管理的工作效率。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理，促進(jìn)體系化管理的順利實(shí)現(xiàn)，通過檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)關(guān)系，有效提高了檔案歸檔工作質(zhì)量和效率，突破時(shí)間與空間的限制，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，因此檔案科學(xué)化歸檔管理具有重要意義。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，其在檔案歸檔存儲(chǔ)的方式也發(fā)生明顯轉(zhuǎn)變，以VCD、DVD光碟、大容量移動(dòng)硬盤等作為主要載體的，對(duì)檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩(wěn)定性。可以說，電子檔案的形成，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在一定程度上拓寬了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，推進(jìn)檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進(jìn)。

二、當(dāng)前檔案歸檔管理中存在的不足

（一）檔案的管理水平難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求

長(zhǎng)期以來，處理和檔案管理由不同的部門負(fù)責(zé)，影響了檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務(wù)功能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷地被開發(fā)和利用，各單位對(duì)檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

一些檔案管理人員，對(duì)檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導(dǎo)致檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范等問題。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。

（三）保密意識(shí)淡薄

在日常工作中，由于受“無密可保”、“有密難保”、“保密無用”等思想的影響，對(duì)檔案保密重要性的認(rèn)識(shí)不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。

三、做綜合檔案室檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強(qiáng)檔案收集和歸檔的宣傳工作

通過對(duì)檔案收集和歸檔工作進(jìn)行宣傳，可以為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，可以采用多種方式來強(qiáng)化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識(shí)和工作積極性。同時(shí)單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對(duì)檔案重要性的宣傳力度，進(jìn)一步對(duì)檔案管理方法進(jìn)行規(guī)范，強(qiáng)化檔案核查力度，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對(duì)檔案的重要作用有一個(gè)深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高檔案的真實(shí)性和完整性，確保辦公室檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善檔案的收集和歸檔工作管理制度

為了更好地做好檔案的收集和歸檔工作，需要對(duì)檔案收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍和注意事項(xiàng)等進(jìn)行細(xì)化和明確，針對(duì)單位實(shí)際情況進(jìn)一步對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，制定合理的職責(zé)分工制度，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一集中保管。同時(shí)各單位還要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要來對(duì)檔案管理制度和管理方法進(jìn)行更新和改進(jìn)，從而更好地滿足檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件材料的收集

在部分人員調(diào)動(dòng)或是離職過程中，會(huì)有少量文件遺留在這些人手中，導(dǎo)致文件資料無法及時(shí)歸檔，甚至出現(xiàn)丟失的情況。因此檔案管理人員要定期對(duì)上一年度的檔案進(jìn)行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時(shí)性檔案資料的收集工作。在人員調(diào)動(dòng)或是離職時(shí)及時(shí)做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時(shí)歸檔，為檔案文件的后續(xù)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）全面提高檔案管理人員的素質(zhì)

做好辦公室檔案的收集和歸檔工作，需要構(gòu)建完善的管理體制，同時(shí)還要努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。通過定期培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和管理能力，全面提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好辦公室檔案管理工作，努力提高檔案管理水平，為檔案工作的順利開展起到積極的促進(jìn)作用。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)活動(dòng)更加復(fù)雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況積極完善檔案歸檔管理相關(guān)制度，規(guī)范檔案歸檔諸多環(huán)節(jié)，提高檔案立卷質(zhì)量，從而確保檔案資源能夠?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，并推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

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