工程項目檔案收集存在的問題分析

摘 要：工程項目檔案收集工作中一直存在著相應的問題，工程項目檔案收集工作是檔案管理工作中的一個重要的環節，所以做好檔案的收集對于檔案工作的開展有很大的幫助作用。本文研究的重點將是工程項目的檔案收集，工程項目的檔案收集就是工程項目從最初的策劃到最后的工程結束的一個完整的過程中的檔案的歸檔。包括文書、總包及分包合同。設備檔案、材料合同、照片檔案等。工程項目檔案的收集工作記錄了工程項目施工中的每一個工作內容，各個細節。對工程的正常施工起到了保障作用。檔案收集的好壞直接的會影響到檔案的建設工作，也會對工程項目的順利完成起到影響。文章將通過研究工程項目檔案的相關特點，以及存在的問題進行探究，最后將針對問題提出相應的解決方法。

關鍵詞：檔案收集工作 檔案管理 工程項目 材料合同 解決方法

1 前言

隨著經濟和制度上的不斷完善，我國在工程項目檔案的收集工作上取得了一定的發展和進步，但是在實際的工作中我們還是會發現在進行工程項目檔案收集中還是存在著一定的問題，而這些問題對于工程項目檔案的管理是非常不利的，容易導致一些不必要的問題的出現，也不利于工程項目檔案工作的發展和建設，接下來我們就會詳細的看一下工程項目檔案在收集的過程中都存在著哪些具體問題，對于這些具體問題我們也要提出相應的解決方法才行，只有這樣才能提高工程項目檔案的發展和工程項目的開展。

2 工程項目檔案收集存在的問題

上文我們已經提到了工程項目檔案在收集的過程中存在的問題可能會造成一些不必要的問題的出現，所以我們應該正確的來看待一下這些問題，對問題的出現也會有一個更好的了解。只有對檔案收集工作存在的問題有一個很好的理解才有利于我們針對問題制定出相應的解決方案。

2.1 移交不及時

移交不及時是工程項目檔案收集中比較常見的一個問題，好多施工企業在進行工程的施工時把工作的中心都放在了施工和利益上，而忽視了對檔案的收集工作，還有個原因就是工程項目的建設一般都是一個周期比較長的，在檔案收集過程中對于照片檔案，檔案資料等檔案內容容易出現不及時的情況，所以好多工程項目在把檔案移交給檔案部門時都沒有按照要求執行，好多出現檔案移交不及時的情況，好多都是完工后才進行檔案的移交。這對檔案的收集工作將帶來一定的困難。

2.2 檔案不夠完整準確

工程項目的檔案收集中還容易出現的一個問題就是對于檔案的收集不完整，也不準確，這是因為在工程的施工過程中好多施工企業只重視對客戶需要的檔案資料進行收集，對于自身工作中的檔案資料的整理和收集不重視，還有就是在對檔案進行整理的時候會出現文書、合同等資料進行了整理和收集，而材料合同、照片檔案等卻沒有進行及時的收集工作。工程項目是一個復雜的過程，在施工中各部門沒有一個很好的配合造成了檔案收集工作的不完整和不準確。檔案收集的不完整將嚴重影響到檔案后期的整理工作。

2.3 缺少監督，檔案收集被動

檔案管理部門在對工程項目檔案的收集中缺少監督，工作開展的力度不夠，本身工程項目在檔案的收集過程中就存在著很多的自身問題，檔案管理部門還不對其進行有效的監督和實施有效的辦法，這樣檔案收集工作就變得非常被動了，檔案管理部門都是等著施工單位主動的進行檔案的移交工作，這種工作方式是不利于工程項目的檔案建設和發展的，所以檔案部門一定要將強對工程項目檔案的監督力度和主動性。改變以往的工作模式，對于施工單位的檔案收集工作一定要增加主動性，這要才能有利于對施工單位檔案收集的有效監督和管理。

3 加強工程項目檔案收集的方法

根據上文工程項目檔案存在的一些問題，我們要將會根據這些問題提出相應的解決方法。這些解決方法都是通過對出現的問題具體分析之后，經過總結最后得出來的，希望通過這些解決方法有利于提高工程項目檔案收集的建設和發展。

3.1 加強對檔案收集工作的認識和重視

工程項目檔案收集之所以存在移交不及時，檔案不完整等問題，從最根本上就是因為施工單位對于檔案收集的重視程度不夠，對于檔案收集的重要性沒有一個清晰的認識。首先要對施工單位的領導提高檔案認識，其次對于檔案收集人員加強認識。施工單位要定期組織員工進行《檔案法》的學習和培訓，讓員工對于檔案的認識程度增加。也可以通過網絡等手段對檔案的重要性進行宣傳，通過這些方法讓大家認識到檔案收集的重要性。

3.2 建立有效的檔案收集保障體系

對于檔案的收集工作要建立有效的保障體系，加強檔案收集的準確、及時、完整。明確責任，這樣可以提高檔案收集工作的效率同時也可以有效的保障檔案收集工作的完成。檔案保障體系的建立將從制度上對檔案收集工作提供有效的幫助，對于檔案收集工作只有有一個合理的保障體系才能夠讓檔案收集工作合理的展開。

3.3 提高檔案收集人員素質提升

工程項目在施工過程中施工單位的中心都放在施工上了而忽視了對檔案的收集工作，由于沒有要求檔案收集人員也對自身的檔案收集工作有所放松了。而且工程項目的施工人員的綜合素質不是很高，所以要加強對檔案收集人員的綜合素質建設，只有檔案人員的綜合素質提升了才能更有效的做好檔案的收集工作。

3.4 加強檔案網絡建設

施工單位要做好和個工作單位之間的溝通，施工單位內部也要做好本單位內部各個崗位之間的溝通，通過這樣建立起行之有效的檔案網絡，把施工中所有的環節都緊密的聯系到一起。這樣可以及時的了解檔案收集的情況，也能高效的解決檔案收集中遇到的相關問題。對于檔案的網絡建設是兩方面的，一方面是建立起檔案工作人員的網絡，這樣有利于檔案工作人員的工作開展，有利于檔案收集工作的完成。一方面是是建立檔案收集網絡，這樣即使出現檔案工作人員工作的變更也不會影響到檔案的收集工作，只有這樣才有利于工程項目檔案的收集和整理。

4 總結

工程項目的檔案收集工作是一件復雜且艱苦的工作，但是做好工程項目的檔案收集工作對于工程項目的檔案工作有著重要的作用，而且對于工程項目的整體建設和發展也起到了至關重要的影響，本文根據工程項目檔案收集中存在的問題提出的一些解決方法希望對工程項目的檔案收集工作起到一定的幫助作用。

參考文獻

[1]寧惠玲.建筑施工企業工程項目檔案收集中的難點與對策[J].城建檔案，2016，10.

[2]陳碧燕.對企業基建檔案管理工作的幾點思考[ J ].機電兵船檔案，2012（8）.

[3]王黎平：建設項目檔案工作標準執行中的問題與解決措施[J]，《中國檔案》雜志2006第4期.

[4]王曉燕（1989-）；女，甘肅省平涼市莊浪縣，本科，畢業于華東石油大學；現有職稱：助理官員；