事業單位檔案管理員如何提高自身素質

摘 要：檔案是一個人開始從事社會活動至今的記錄。參加工作時，用人單位會通過檔案來驗明員工的身份，查看過往的表現，從而給予評價和界定。檔案是具有保存考究價值的，是對工作的記錄和考察的有效憑證，因此檔案管理工作尤為重要。作為一名事業單位檔案管理員該如何提高自身的素質，這是本文探討的主要內容。

關鍵詞：事業單位；檔案管理員；自身素質

檔案管理在事業單位中起著重要的作用，每位工作者都要受到檔案管理的影響。從最開始的上學經歷到后來的工作經歷，都被檔案管理工作記錄了下來，能反映出其整個人生的狀態。檔案管理工作要做到科學適用，應順應時代的發展，跟上社會的步伐，因此對檔案管理員也就提出了更高的要求。

1 嚴謹態度，轉變觀念

一個人的行為是受思想支配的，要接受一種新事物，首先就要從思想上主動認同。對于檔案管理工作，檔案管理員必須要引起高度重視，打心眼里意識到檔案的重要性，要保證檔案的完整性和保密性，要能理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料的流失。千萬不可抱著丟了可以再補的心態工作。如果一名剛參加工作的大學畢業生，他在大學期間就入了黨，倘若檔案管理員把入黨的相關資料弄丟了，那么對他以后會造成很大的影響。他該上哪去補？檔案袋里的資料需要簽字的部分又要找誰？難道要回原學校去找當時的記錄人嗎？如若找不到人該怎么辦？所以，作為一名檔案管理員必須要有嚴謹的態度，必須對工作負責。

2 要有互聯網意識

當今社會網絡發展的速度是如此之快，它無時無刻都存在于的生活中，大腦意識里。我們在吃飯時，等車時，等朋友時，散步時，旅游時，甚至上廁所時都在拿著手機打發時間。因而互聯網的發展讓隨時隨地學習知識成為可能，我們所要做的就是學會將互聯網技術與檔案管理工作相融合，盡可能地讓檔案管理工作自動化、簡單化。這樣也會給大家的工作帶來極大的方便。如果說有人想要查詢檔案資料，如果還像以前一樣慢慢去檔案室去找，速度慢效率低。如何才能借助計算機變簡便呢？在管理檔案的時候就可以在電腦上做好表格，把單位所有人的檔案進行歸類排序，按照名字姓氏排序就是一個很好的方法，查閱資料的時候只要到電腦上一查就知道是在哪一個柜子第幾號，這樣不到兩分鐘就可以解決了。還有存在資料流失現象的，用電腦管理，登記就更為簡單快捷了。所以在互聯網高速發展的當下，要加強知識之間的融會貫通，以輔助檔案管理員把檔案管理得更好。

3 加強反思，完善自我

中國有個成語叫做“面壁思過”，顧名思義就是表示面對墻壁精心思考自己的過錯。人為什么要面壁思過？因為人都不可能是十全十美的，總會犯這樣或者那樣的錯誤，畢竟人非圣賢，孰能無過，所以要經常反思自己什么地方可以改進。自我反思到底該反思哪些反面的內容呢？

1）得：就是我們所得到的，所收獲的，做得好的地方。即便是做得好的地方依然要反思，要思考取得成功的原因是什么，關鍵點在哪，是內在原因還是外在原因，以后遇到事情能否用同樣的方法，如果遇到不一樣的問題該怎么解決。

2）失：就是做得不夠好不夠到位的地方。今天這項工作沒有做好，是因為思想認識不夠，還是因為解決問題的方式不恰當，還是確確實實是工作的疏忽？如果有人來查閱他人的檔案資料，因為查閱檔案的手續資料不齊全不規范而不能讓他查閱，雙方發生爭執怎么辦？就得想一想是不是當時講話的方式不太妥當，是不是當時沒有把檔案資料查閱的規章制度跟他講清楚，又或者是其它什么原因。如果堅持從這兩個方面去反思自己，那么一定可以糾正自己的行為，保證自己不斷進步。

4 學會學習，不斷充電

俗話說“活到老，學到老”，因為學習不是一蹴而就的，它是一個系統的工程，同時又是一個堅持的過程。學習的內容可以是多方面的，可以學習檔案管理和信息管理的基本理論、基礎知識與專業技能；可以學習《檔案法》及有關檔案管理的方針、政策和法律法規；可以學習別人先進的工作方法和管理理念。學習不能只是三分鐘的熱度，不能今天有興趣就學，明天沒興趣就不學，這樣三天打魚兩天曬網是學不好東西的。知識就是巨大的財富，為了好好工作，我們要活到老學到老，從而提高自身修養。

5 積極參加培訓

培訓是檔案管理員提升自我最好也是最快的方法。通過培訓可以捕捉講師身上的優點從而彌補自身專業的不足，甚至可以學習他們的經驗來打開思路。未來的職場充滿了競爭，稍不留神可能就會被淘汰，但是培訓可以提高素質，提高能力，可以在工作中表現得更為突出。也許我們對于工作的開展會有某些想法或者思路，但是卻不知道如何具體去實施，專家的講座培訓會可以激發靈感。所以作為一名檔案管理員參與培訓也是很有必要的，并且還要積極參與培訓提升自我素質。

檔案管理工作的工作質量和效率和管理員的素質提高息息相關，也關系著檔案工作的發展。檔案管理員應該在實踐中不斷的積累經驗，在工作中總結出有效的方法，從各方面提升自我素質。

參考文獻

[1]鄭雪飛，王文峰.淺談如何提高檔案管理人員的素質

[2]王玫，郁影.如何提高現代檔案管理人員的信息素質

作者簡介

劉昆（1977-），女，重慶潼南人，碩士研究生，重慶市計量質量檢測研究院，館員，研究方向：檔案管理及人力資源。